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Irs forms Publication 179 - Main Content Table of Contents 1. Irs forms ¿Quién es patrono? 2. Irs forms ¿Quiénes son empleados?Empleados arrendados. Irs forms Condiciones. Irs forms Vendedores directos. Irs forms Agentes de bienes inmuebles autorizados. Irs forms Personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras. Irs forms Especialista en servicios técnicos. Irs forms Personas que supervisan pruebas y aulas. Irs forms Negocio que pertenece y es administrado por los cónyuges 3. Irs forms Número de identificación patronal (EIN) 4. Irs forms Número de Seguro Social (SSN) 5. Irs forms Salarios y otra compensaciónCompensación por enfermedad Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados 6. Irs forms PropinasRegla de disposición. Irs forms 7. Irs forms Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo agrícola 8. Irs forms Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo domésticoTransportación (beneficios de transporte). Irs forms Estados o territorios con reducción en el crédito. Irs forms 9. Irs forms Cálculo de las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y al FUTA Patronos domésticos y agrícolas. Irs forms 10. Irs forms Pagos y depósitos de la contribución federal para el desempleo (la contribución FUTA) 11. Irs forms Depósito de las contribuciones al Seguro Social y al seguro  Medicare Requisito de los $2,500. Irs forms Ejemplo. Irs forms Patronos nuevos. Irs forms Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados no agrícolas. Irs forms Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados agrícolas. Irs forms Ejemplo de itinerario mensual. Irs forms Ejemplo de itinerario bisemanal. Irs forms Ejemplo. Irs forms Cómo hacer los depósitos 12. Irs forms Planillas para patronosCrédito especial para un patrono sucesor. Irs forms Declaración de los ajustes a los Formularios 941-PR, 944(SP) o 943-PR Ajustes de períodos anteriores 13. Irs forms Los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PRSolicitud de exención de radicación de declaraciones informativas por medios electrónicos. Irs forms 14. Irs forms Retención de la contribución federal sobre ingresos 1. Irs forms ¿Quién es patrono? Es patrono toda persona u organización para quien un individuo presta servicios como empleado. Irs forms El patrono tiene derecho a despedir al empleado y suele proveer los medios y el lugar de trabajo. Irs forms El término incluye a toda persona u organización que pague salarios a un ex empleado después de que éste deje el empleo. Irs forms Líder de cuadrilla agrícola. Irs forms   Se le considera un patrono de empleados agrícolas si usted es líder de cuadrilla. Irs forms Un líder de cuadrilla es una persona que procura y paga (en nombre del operador de una granja o en nombre suyo propio) a trabajadores que prestan servicios agrícolas para el operador de una granja. Irs forms Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la granja que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (por usted o por el operador de una granja), entonces, se le considera un líder de cuadrilla. Irs forms 2. Irs forms ¿Quiénes son empleados? Por lo general, todo empleado se define de acuerdo con las leyes de derecho común (consuetudinario) o con las reglas especiales para ciertas situaciones. Irs forms Este apartado le explica dichas categorías. Irs forms Vea la explicación en la Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplemental para patronos), en inglés, bajo el apartado 2, titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?), el cual indica las distinciones entre un contratista independiente y un empleado y también da ejemplos de varias clases de ocupaciones y profesiones. Irs forms Si una persona que trabaja para usted no es su empleado según las reglas que prescriben lo que es un empleado de acuerdo al derecho común (explicado más adelante), no tendrá que retenerle al individuo las contribuciones federales sobre la nómina. Irs forms Generalmente, las personas que trabajan por cuenta propia no son empleados. Irs forms Por ejemplo, médicos, abogados, veterinarios y otros en comercio independiente en donde ofrecen sus servicios al público en general no son empleados. Irs forms Sin embargo, si la empresa se incorpora, los funcionarios de la empresa que trabajan en la empresa son sus empleados. Irs forms Si una relación patrono-empleado existe, no importa cómo se llame. Irs forms El empleado puede ser llamado un agente o contratista independiente. Irs forms Además, no importa cómo se calculan o se efectúan los pagos, lo que se les llama o si el empleado trabaja a tiempo completo o parcial. Irs forms Definición de empleado según el derecho común. Irs forms   Por regla general, el trabajador que preste servicios para usted es un empleado suyo si usted tiene todo el control, tanto en lo referente a lo que debe hacer como a la manera de hacerlo. Irs forms No importa que le permita al empleado amplia facultad y libertad de acción. Irs forms Si usted tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios y la manera en que los mismos se prestan, la persona es un empleado suyo. Irs forms Para una explicación de los hechos y circunstancias que indican si una persona que le presta servicios a usted es un contratista independiente o empleado, vea la Publicación 15-A, en inglés. Irs forms   Si la relación patrono-empleado existe, no tiene importancia el nombre ni la descripción que se le dé a cada persona en dicha relación. Irs forms Lo que sí tiene importancia respecto a la clasificación del empleado es la esencia de la relación laboral. Irs forms Además, tampoco importa si la persona trabaja a jornada completa o parcial. Irs forms   Para propósitos de las contribuciones sobre la nómina, no se establece distinción entre las clases de empleados. Irs forms Los superintendentes, gerentes y otros supervisores son empleados. Irs forms Por lo general, un funcionario de una corporación es un empleado; sin embargo, un funcionario que no presta servicios o que presta solamente servicios de menor importancia y que no recibe ni tiene derecho a recibir remuneración no se le considera empleado. Irs forms Un director de una corporación, en su capacidad como tal, no es un empleado de la misma. Irs forms   Usted, por regla general, tiene que retener y pagar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare de los salarios que paga a las personas que son sus empleados de acuerdo al derecho común. Irs forms Sin embargo, los salarios de ciertos empleados podrían estar exentos de una o más de estas contribuciones. Irs forms Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-PR para leer una explicación sobre empleados de organizaciones exentas de contribución y de instituciones religiosas. Irs forms Empleados arrendados. Irs forms   En ciertos casos, una empresa que facilita trabajadores a otras personas y empresas profesionales es el patrono de esos trabajadores para efectos de las contribuciones sobre la nómina. Irs forms Por ejemplo, una empresa que ofrece servicios profesionales temporeros puede suministrar los servicios temporeros de secretarias, enfermeras y otros trabajadores afines a sus clientes contratados. Irs forms   Dicha empresa de servicios contrata a sus clientes (suscriptores) y éstos especifican qué servicios desean recibir y los honorarios o remuneraciones que van a pagar a la empresa de servicios por cada trabajador facilitado. Irs forms La empresa de servicios tiene el derecho de controlar y dirigir los servicios del trabajador prestados al cliente (suscriptor), incluyendo el derecho de despedir o destinar nuevamente al trabajador. Irs forms La empresa de servicios profesionales contrata a los trabajadores, regula el pago de sus salarios y los ampara con el seguro (compensación) por desempleo. Irs forms También les suministra otros beneficios de empleo. Irs forms Dicha empresa es entonces el patrono para propósitos de las contribuciones sobre la nómina. Irs forms Contratistas independientes. Irs forms   Las personas físicas, tales como doctores, veterinarios y subastadores que ejercen u operan una profesión, negocio u oficio independiente mediante el cual ofrecen sus servicios al público, por lo general, no son empleados. Irs forms Sin embargo, la determinación sobre si tales personas son empleados o contratistas independientes depende de las circunstancias de cada caso individualmente. Irs forms La regla general establece que una persona es contratista independiente si usted, es decir, la persona para quien los servicios se llevan a cabo, tiene el derecho de controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo y no los métodos ni las maneras usadas para obtener el resultado. Irs forms Empleados estatutarios. Irs forms   Hay algunas definiciones especiales de empleado para propósitos de las contribuciones al Seguro Social, Medicare y FUTA. Irs forms   Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados de acuerdo con el derecho común, serán considerados empleados para los efectos de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare si reúnen cada una de las Condicionesdescritas más adelante. Irs forms a. Irs forms Un chofer-agente (o comisionista) que distribuye alimentos o bebidas (excepto leche) o que recoge y entrega ropa lavada y planchada o lavada en seco para otra persona. Irs forms b. Irs forms Un vendedor-agente de seguros de vida y/o contratos de anualidades que trabaja a jornada completa y que vende principalmente para una sola empresa. Irs forms c. Irs forms Una persona que trabaja en casa conforme a las pautas recibidas de la persona para quien presta los servicios, utilizando los materiales suministrados por dicha persona, los cuales debe devolver a dicha persona o a otra persona designada por ella. Irs forms d. Irs forms Un vendedor local o ambulante (excepto un chofer-agente o un chofer-comisionista) que trabaja a tiempo completo (excepto por ventas incidentales) para una persona o negocio tomando pedidos hechos por clientes. Irs forms Los pedidos tienen que ser para mercancías para la reventa o de materiales usados en la profesión u ocupación del cliente. Irs forms Dichos clientes deberán ser detallistas, mayoristas, contratistas u operadores de hoteles, restaurantes u otro tipo de negocio relacionado con alimentos o alojamiento. Irs forms Condiciones. Irs forms   Reténgale al empleado estatutario las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare sobre las remuneraciones pagadas si las tres condiciones siguientes le corresponden: De acuerdo a un contrato vigente, se entiende que casi todos los servicios serán prestados personalmente por dicho empleado. Irs forms El empleado no ha invertido sustancialmente en el equipo ni en las instalaciones usadas para prestar dichos servicios (excepto en las instalaciones de transporte). Irs forms Los servicios son de una naturaleza tal que conllevan una relación continua con la misma persona que le paga. Irs forms    Contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA). Irs forms Las personas que se encuentran en la categoría a o d, anteriormente, son también empleados para fines de la contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA), mientras satisfagan las condiciones 1 a la 3. Irs forms Individuos que no son empleados estatutarios. Irs forms   La ley clasifica a tres categorías de individuos que no son empleados estatutarios, es decir, ciertos vendedores directos, agentes de bienes raíces autorizados y ciertas personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras personas. Irs forms A los vendedores directos y los agentes de bienes raíces se les trata generalmente como personas que trabajan por cuenta propia para propósito de todas las contribuciones federales, incluyendo las contribuciones por razón del empleo, si: Gran parte de todos los pagos por sus servicios como vendedores directos o agentes de bienes raíces autorizados se relacionan directamente con las ventas o actividades similares, en lugar de las horas que trabajan y Los servicios que prestan se hacen conforme a un contrato por escrito que estipula que no serán tratados como empleados para propósito de las contribuciones federales. Irs forms Vendedores directos. Irs forms   Los vendedores directos incluyen a las personas que se encuentran en cualesquiera de los tres grupos siguientes: Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de consumo en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal. Irs forms Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo a todo comprador a base de compras y ventas, a base de depósito de comisiones o a otra base similar prescrita por los reglamentos para que dichos artículos sean revendidos en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal. Irs forms Personas que se dedican a la ocupación o negocio de entregar o distribuir periódicos o anuncios de compras (incluyendo todo servicio relacionado directamente con tal entrega o distribución). Irs forms   El negocio de ventas directas incluye las actividades de individuos que tratan de aumentar las actividades de ventas directas por parte de sus vendedores directos y cuyos ingresos derivados del trabajo se basan en la productividad de dichos vendedores. Irs forms Tales actividades incluyen la provisión de estímulo y motivación; la comunicación y transmisión de pericia, conocimiento o experiencia; y reclutamiento. Irs forms Agentes de bienes inmuebles autorizados. Irs forms   Esta categoría incluye a los individuos que se dedican a las actividades de tasación y valoración de ventas de bienes inmuebles si ellos mismos reciben ingresos del trabajo basados en las ventas o en otras actividades afines. Irs forms Personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras. Irs forms   Las personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras son individuos que proveen atención personal, compañía o servicios de guardería a niños o a individuos de edad avanzada o incapacitados. Irs forms Una persona que se dedica a la ocupación o negocio de vincular a estos proveedores de compañía o cuidado con las personas que desean emplearlos no será tratada como patrono de los proveedores de compañía o cuidado si esa persona no recibe ni paga los salarios de los proveedores de compañía o cuidado y es compensada por los proveedores de compañía o cuidado o por las personas que los emplean por medio de una base de cargos. Irs forms Para propósitos de todas las contribuciones federales, se consideran empleados por cuenta propia aquellas personas a las que se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras y que no trabajan para un servicio de colocación de dichas personas. Irs forms Clasificación errónea de empleados. Irs forms   Si clasifica a un empleado como si no fuera empleado y no le retuvo a tal empleado las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare, usted será responsable de pagar dichas contribuciones. Irs forms Vea en la Publicación 15 el tema titulado Treating employees as nonemployees (Trato de empleados como personas que no son empleados), en inglés, bajo el tema Who Are Employees? (¿Quiénes son empleados?), en inglés, para detalles sobre la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas. Irs forms Disposiciones de exención. Irs forms   Si tiene motivos razonables para no tratar a un empleado como si fuera su empleado, quizás podría recibir una exención para no pagar las contribuciones por razón del empleo para dicha persona. Irs forms Para obtener esta exención del pago de las contribuciones, deberá radicar todas las planillas federales de información de una manera uniforme con respecto a la forma en que clasifica al trabajador. Irs forms En todo período que haya comenzado después de 1977, usted (el patrono), o su predecesor, no pudo haber clasificado como empleado a ningún trabajador que ocupe o haya ocupado una posición casi igual a la del trabajador en cuestión. Irs forms Especialista en servicios técnicos. Irs forms   Esta exención no se le aplica a un especialista en servicios técnicos que usted le provee a otro negocio de acuerdo con un arreglo entre usted y el otro negocio. Irs forms Un especialista en servicios técnicos es un ingeniero, diseñador, dibujante, especialista en informática, analista de sistemas o algún otro trabajador de talento o habilidad semejante que realice trabajos similares. Irs forms   Esta regla no afectará la determinación sobre si el especialista en servicios técnicos es un empleado de acuerdo con el derecho común. Irs forms Las reglas para la ley común determinan si el especialista en servicios técnicos es tratado como empleado o como contratista independiente. Irs forms Sin embargo, si contrata directamente a un especialista en servicios técnicos para que desempeñe servicios para su negocio (el de usted) en vez de trabajar para un negocio ajeno, quizás podría tener derecho aún a la exención. Irs forms Vea el apartado 2, titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?) en la Publicación 15-A, en inglés. Irs forms Personas que supervisan pruebas y aulas. Irs forms   El requisito de trato uniforme no se le aplica a un individuo que presta servicios después del 31 de diciembre de 2006 supervisando el aula donde se aplica una prueba de acceso (entrada) o de colocación en una institución académica de enseñanza superior (universitaria) o que sirve como monitor de dichas pruebas si el individuo: Está prestando servicios para una organización descrita en la sección 501(c) exenta de impuestos conforme a la sección 501(a) del Código Federal de Rentas Internas y No se le considera de otro modo como empleado de la organización para propósitos de las contribuciones sobre la nómina. Irs forms Ayuda provista por el IRS. Irs forms   Para más información, comuníquese con nuestra oficina en Guaynabo. Irs forms Si desea que el IRS le haga la determinación acerca de la categoría de empleo de un trabajador suyo, radique el Formulario SS-8PR, Determinación del Estado de Empleo de un Trabajador para Propósitos de las Contribuciones Federales Sobre el Empleo, disponible en español. Irs forms Puede obtener un ejemplar de este formulario llamando al 1-800-829-3676 o visitando el sitio web del IRS www. Irs forms irs. Irs forms gov/espanol. Irs forms Programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (VCSP, por sus siglas en inglés). Irs forms   Los patronos quienes en la actualidad tratan a sus trabajadores (o a una clase o grupo de trabajadores) como contratistas independientes o como otros trabajadores que no son empleados y que desean reclasificar de manera voluntaria a sus trabajadores como empleados para períodos contributivos futuros quizás podrían tener derecho a participar en el programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (conocido en inglés como Voluntary Classification Settlement Program o VCSP, por sus siglas en inglés), si éstos reúnen ciertos requisitos. Irs forms Si desea solicitar, utilice el Formulario 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) (Solicitud del programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores), en inglés. Irs forms Si desea más información, visite IRS. Irs forms gov e y escribba la frase “VCSP” en la casilla Search (Buscar). Irs forms La información está disponible en inglés. Irs forms Negocio que pertenece y es administrado por los cónyuges Si usted y su cónyuge son dueños de un negocio, lo operan conjuntamente y comparten las ganancias y pérdidas, ustedes son socios en una sociedad colectiva, independientemente de si tienen o no un acuerdo formal de sociedad. Irs forms Vea la Publicación 541, Partnerships (Sociedades colectivas), en inglés, para más detalles. Irs forms La sociedad colectiva es considerada el patrono de todo empleado y es responsable por todas las contribuciones sobre la nómina que se adeuden sobre salarios pagados a sus empleados. Irs forms Excepción: Negocio en participación calificado. Irs forms   Si usted y su cónyuge participan de manera considerable como los únicos socios o miembros de un negocio tenido y operado conjuntamente y radican un Formulario 1040-PR, Planilla para la Declaración de la Contribución Federal sobre el Trabajo por Cuenta Propia (Incluyendo el Crédito Contributivo Adicional por Hijos para Residentes Bona Fide de Puerto Rico), en conjunto para el año contributivo, pueden elegir que se les grave contribución como si fueran un negocio en participación calificado en vez de sociedad colectiva. Irs forms Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-PR. Irs forms Los matrimonios que eligen ser tratados como un negocio en participación calificado son tratados como empresarios por cuenta propia para propósitos contributivos. Irs forms Cualesquiera de los cónyuges que son empresarios por cuenta propia puede radicar y pagar las contribuciones sobre la nómina que se adeudan de los salarios de los empleados utilizando el EIN de la empresa por cuenta propia del cónyuge. Irs forms Para obtener más información sobre negocios en participación calificados, visite el sitio web IRS. Irs forms gov y escriba “ Qualified Joint Venture ” en el encasillado de búsqueda. Irs forms La información está disponible en inglés. Irs forms 3. Irs forms Número de identificación patronal (EIN) El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número que consta de nueve dígitos que el IRS expide a los patronos. Irs forms Los dígitos están organizados de la siguiente manera: 00-0000000. Irs forms Dicho número se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos, así como las de ciertos negocios y otras organizaciones y entidades que no tienen empleados. Irs forms Debe anotar el EIN en toda planilla, anexo y correspondencia relacionada con su negocio que envíe al IRS y a la SSA. Irs forms Si no tiene un EIN, puede solicitarlo a través de Internet. Irs forms Acceda a IRS. Irs forms gov y pulse sobre el enlace “Apply for an EIN Online” (Solicitar un EIN en línea), que se encuentra bajo Tools (Herramientas). Irs forms O, puede enviar por correo o por fax el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), al IRS. Irs forms Si no tiene un EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, radique una planilla en papel y escriba “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio para tal número. Irs forms Si usted adquirió el negocio de otro patrono, no utilice el número asignado a éste último. Irs forms No utilice un número de Seguro Social (SSN) en lugar de un número de identificación patronal (EIN). Irs forms Usted deberá tener solamente un EIN. Irs forms Si tiene más de uno, escriba a la oficina del IRS donde radica sus planillas a la dirección a la cual envía las planillas “sin un pago”, la cual aparece en las instrucciones para el Formulario 941-PR, Formulario 944(SP) o Formulario 943-PR. Irs forms O llame a la Línea para asuntos relacionados con las contribuciones de negocios y contribuciones especiales del IRS al 1-800-829-4933. Irs forms Las personas sordas, quienes tienen limitación auditiva o impedimentos del habla (los usuarios del sistema TDD/TTY) pueden llamar al 1-800-829-4059. Irs forms Un empleado del IRS le indicará cuál EIN debe utilizar. Irs forms Para mas información, vea la Publicación 1635, Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación patronal: Información para entender su EIN) o la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo montar un negocio y mantener documentación), ambas en inglés. Irs forms 4. Irs forms Número de Seguro Social (SSN) El número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado consta de nueve dígitos, organizados de la manera siguiente: 000-00-0000. Irs forms Tiene que tener el nombre y SSN de cada empleado e incluirlos correctamente en el Formulario 499R-2/W-2PR que le prepare. Irs forms De no ser así, podría estar sujeto a pagar una multa, a menos que tenga una causa razonable. Irs forms Vea la Publicación 1586, Reasonable Cause Regulations & Requirements for Missing and Incorrect Name/TINs (Reglamentación y requisitos de causa razonable sobre nombres/números de identificación del contribuyente que faltan o están incorrectos), en inglés, para más información. Irs forms Tarjeta de Seguro Social del empleado. Irs forms   Deberá pedirle a cada empleado que le muestre su tarjeta de Seguro Social. Irs forms El empleado puede mostrarle su tarjeta de Seguro Social si la tiene disponible. Irs forms No acepte una tarjeta de Seguro Social que indique “ Not Valid for Employment ” (No válida para empleo). Irs forms Una tarjeta con esta leyenda no permite empleo. Irs forms Usted puede (pero no se le obliga) fotocopiar la tarjeta de Seguro Social de su empleado si éste se la muestra. Irs forms Si un empleado no tiene una tarjeta de Seguro Social o le hace falta una nueva, el empleado deberá solicitarla usando el Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social, disponible en español, y presentar la documentación solicitada. Irs forms El empleado tiene que completar y firmar el Formulario SS-5-SP; el patrono no lo puede radicar. Irs forms Si el empleado ha superado su límite anual y de por vida para el número de tarjetas de reemplazo permitidos, se le puede pedir que proporcione una carta para acompañar el Formulario SS-5-SP. Irs forms Si el empleado ha solicitado un SSN pero aún no lo tiene al momento de prepararle su Formulario 499R-2/W-2PR, escriba “Solicitado” en la planilla. Irs forms Cuando el empleado reciba su SSN, radique la Copia A del Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, para incluir el SSN del empleado. Irs forms Escriba correctamente el nombre y número de Seguro Social del empleado. Irs forms   Escriba el nombre y número de Seguro Social de cada empleado, tal como aparece en su tarjeta de Seguro Social. Irs forms Si el nombre no es el correcto tal como se muestra en la tarjeta (por ejemplo, debido a un matrimonio o divorcio), el empleado deberá solicitar una tarjeta corregida a la SSA. Irs forms Siga usando el nombre antiguo hasta que el empleado le muestre la tarjeta de Seguro Social nueva con su nombre corregido. Irs forms   Si la SSA expide una tarjeta de reemplazo al empleado después de que haya cambiado de nombre o una tarjeta nueva con un número de Seguro Social debido a un cambio de condición laboral de un extranjero, radique un Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir el nombre y número de Seguro Social indicado en el Formulario 499R-2/W-2PR que más recientemente haya radicado. Irs forms No es necesario corregir otros años si el nombre y número de Seguro Social antiguos fueron usados para los años anteriores a su más reciente Formulario 499R-2/W-2PR. Irs forms Dónde se obtienen los formularios para solicitar un Número de Seguro Social. Irs forms   Para obtener un ejemplar del Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social en español, llame al 1-800-772-1213. Irs forms Esta persona le pedirá su código postal (ZIP code) y con esta información le informará dónde podrá obtener el Formulario SS-5-SP en una localidad cercana. Irs forms   También, podrá acceder al sitio web de la Administración del Seguro Social (SSA por sus siglas en inglés) www. Irs forms segurosocial. Irs forms gov para descargar el Formulario SS-5-SP. Irs forms Verificación de los números de Seguro Social. Irs forms   Los patronos y los agentes de reportación autorizados pueden utilizar el Servicio de Verificación de Números de Seguro Social (conocido en inglés como, Social Security Number Verification Service o SSNVS, por sus siglas en inglés) para verificar inmediatamente hasta 10 nombres y números de Seguro Social (por cada pantalla) en una sesión. Irs forms O, puede cargar un archivo electrónico de hasta 250,000 nombres y números de Seguro Social y, por lo general, recibirá los resultados el próximo día laborable. Irs forms Si desea más información, visite www. Irs forms socialsecurity. Irs forms gov/employer/ssnv. Irs forms htm. Irs forms La información está disponible en inglés. Irs forms Inscripción para el servicio SSNVS. Irs forms   Para obtener acceso al servicio SSNVS, primero tiene que inscribirse en línea y recibir autorización de parte de su patrono. Irs forms Para inscribirse, visite el sitio web de la SSA, www. Irs forms ssa. Irs forms gov/employer, en inglés, y pulse sobre el enlace “ Business Services Online ” (Servicios en línea para negocios), en inglés. Irs forms Siga las instrucciones de inscripción y obtenga un “ User ID ” (Número de identificación de usuario) y una contraseña. Irs forms Necesita proveer la siguiente información sobre usted y su compañía: Nombre, Número de Seguro Social, Fecha de nacimiento, Tipo de negocio, Número de identificación patronal (EIN), Nombre, dirección y número de teléfono de la compañía y Dirección de correo electrónico (email). Irs forms   Cuando haya completado el proceso de inscripción en línea, la SSA le enviará por correo a su patrono un código de activación que sólo puede ser utilizado una sola vez. Irs forms Tiene que ingresar el código de activación en línea para utilizar el SSNVS. Irs forms Número de identificación personal del contribuyente (ITIN) del IRS para extranjeros. Irs forms   No acepte un número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN, por sus siglas en inglés) en lugar de un SSN para identificar a un empleado, ni para otros propósitos del trabajo. Irs forms El ITIN es sólo para extranjeros residentes y no residentes que no pueden obtener un SSN por su estatus migratorio y que necesitan identificarse para otros propósitos de la contribución. Irs forms Se puede identificar un ITIN porque éste consta de nueve dígitos, comienza con el número “9” y tiene un “7” o un “8” como cuarto dígito, y tiene el mismo formato que el SSN: por ejemplo, 9NN-7N-NNNN. Irs forms Un individuo que tiene un ITIN y luego cambia su estatus migratorio en los EE. Irs forms UU. Irs forms tiene que obtener un SSN. Irs forms Si la persona tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos (y por consiguiente, en Puerto Rico), indíquele a la persona que solicite un SSN. Irs forms No utlice un ITIN en lugar de un SSN en el Formulario 499R-2/W-2PR. Irs forms 5. Irs forms Salarios y otra compensación Por regla general, todos los salarios están sujetos a las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y a la contribución al fondo federal para el desempleo (contribución FUTA). Irs forms Sin embargo, los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social y a la contribución FUTA están limitados a un máximo anual (base salarial) que usted paga a cada empleado anualmente. Irs forms Para el año 2014, la base salarial es $117,000. Irs forms Una vez que haya pagado $117,000 a cierto empleado durante 2014, incluyendo propinas, no siga reteniéndole la contribución al Seguro Social sobre toda cantidad que le pague al empleado durante el resto del año. Irs forms La base salarial para la contribución FUTA es de $7,000 para 2014. Irs forms Toda remuneración, incluyendo propinas pagadas por servicios prestados, está sujeta a la contribución al Medicare. Irs forms Los pagos pueden ser en efectivo o en otra forma, tal como el uso de un automóvil para uso personal. Irs forms El término salarios incluye jornales, sueldos, vacaciones, bonificaciones, comisiones y beneficios marginales. Irs forms No importa cómo se calculen o se hagan los pagos. Irs forms Vea la tabla en el apartado 15 para excepciones a las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y FUTA. Irs forms Vea los apartados 6 y 7 para una explicación de cómo se aplican las reglas a propinas y a los trabajadores agrícolas. Irs forms Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare corresponden a la mayoría de los pagos de la compensación por enfermedad, incluyendo los pagos que hacen terceros pagadores, tales como compañías de seguros. Irs forms Ciertas reglas especiales corresponden a la información de pagos de compensación por enfermedad hechos por terceros. Irs forms Vea la explicación más adelante en este apartado, así como en la Publicación 15-A, en inglés. Irs forms Determine el valor de remuneración en forma de especie (tales como mercancías, alojamiento y alimentos) basándose en su valor normal en el mercado. Irs forms No obstante, vea Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados , más adelante. Irs forms Aparte de algunos trabajadores agrícolas y empleados domésticos, este tipo de remuneración puede estar sujeta a las contribuciones al Seguro Social, Medicare y FUTA. Irs forms Las remuneraciones retroactivas, incluyendo aumentos retroactivos (pero no las cantidades pagadas por daños y perjuicios), se tributan como remuneraciones ordinarias para el año en que se pagan. Irs forms Para más información sobre la declaración de las remuneraciones retroactivas a la SSA, vea la Publicación 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration (Cómo declarar salarios retroactivos y pagos especiales de salarios a la Administración del Seguro Social), en inglés. Irs forms Gastos de viaje y de representación. Irs forms   Los pagos que usted haga a su empleado por gastos de viaje, así como por otros gastos necesarios relacionados con su negocio, se incluyen generalmente en los salarios sujetos a contribución si: a. Irs forms   el empleado que recibe el pago no se le exige, o cuando se le exige, no presenta evidencia que justifique los gastos mediante la presentación de recibos u otros comprobantes o b. Irs forms   usted le entrega al empleado una cantidad de dinero por adelantado para gastos relacionados con el negocio suyo y al empleado no se le exige que devuelva, o si se le exige que lo haga, no devuelve oportunamente toda cantidad sobrante que no pudo justificar por qué se quedó con ella. Irs forms Reglas especiales para empleados agrícolas y domésticos. Irs forms   Los salarios pagados a empleados agrícolas y domésticos están sujetos a ciertas reglas especiales para la aplicación de las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y para el desempleo federal (FUTA). Irs forms Vea los apartados 7 , 8 y 10 . Irs forms Compensación por enfermedad El IRS espera cambiar la información de resumen de compensación por enfermedad pagada por un tercero y los requisitos de presentación de los salarios pagados en 2014. Irs forms La información acerca de este cambio se incluirá en la revisión de la Pub. Irs forms 15-A, que se espera publicar en IRS. Irs forms gov en diciembre de 2014. Irs forms Por regla general, la compensación por enfermedad es toda cantidad pagada conforme a un plan efectuado por la ausencia temporera del empleo de parte de un empleado, debida a lesión, enfermedad o incapacidad. Irs forms El patrono o un tercero, tal como una compañía de seguros, puede efectuar los pagos. Irs forms Los beneficios pagados pueden ser de duración corta o larga. Irs forms Se muestra en el comprobante de retención frecuentemente como un porcentaje del salario normal del empleado. Irs forms La compensación por enfermedad está sujeta, por lo general, al pago de las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y FUTA. Irs forms La compensación por enfermedad está exenta de estas contribuciones después de 6 meses contados a partir del mes natural que el empleado trabajó por última vez para el patrono. Irs forms En la Publicación 15-A se explican las reglas contributivas de empleo que se aplican al pago por enfermedad, beneficios por incapacidad y otros pagos similares a los empleados. Irs forms La compensación por enfermedad pagada a un empleado por un tercero, por ejemplo, un agente fiduciario, se deberá tratar de manera especial al finalizar el año debido a que el IRS concilia los Formularios 941-PR trimestrales (o el Formulario 944(SP)) de un patrono con los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR que se radican al terminar el año. Irs forms La información que sigue a continuación le proporciona las reglas generales acerca de cómo declarar la compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador. Irs forms Terceros pagadores. Irs forms   Si retiene las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare de personas por las cuales no radica el Formulario 499R-2/W-2PR, deberá radicar, por separado, un Formulario W-3PR junto con un solo Formulario 499R-2/W-2PR sustituto que indique lo siguiente: escriba en el encasillado 1 del Formulario 499R-2/W-2PR “Third party sick-pay recap” (Recapitulación de compensación por enfermedad del tercero pagador), en vez del nombre del empleado, o escríbalo en el encasillado b del Formulario W-3PR, en vez del número total de Formularios 499R-2/W-2PR que envíe. Irs forms En el encasillado 17, anote el total de la compensación por enfermedad pagada al empleado sujeta a la contribución al Seguro Social del mismo. Irs forms En el encasillado 18, anote la cantidad de la contribución al Seguro Social retenida al empleado. Irs forms En el encasillado 19, anote la cantidad de la compensación por enfermedad sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado. Irs forms En el encasillado 20, anote la cantidad total retenida para la contribución Medicare correspondiente al empleado (incluyendo la Contribución Adicional al Medicare, si corresponde). Irs forms En el Formulario W-3PR que prepare por separado, llene solamente los encasillados a, b (vea la información anterior), c, d, e, 7 y del 10 al 13. Irs forms Patronos. Irs forms   Si tiene empleados que han recibido pagos de compensación por enfermedad procedentes de una compañía de seguros o de algún otro tercero pagador, deberá declarar en el Formulario 499R-2/W-2PR del empleado: en el encasillado 7, la cantidad total de la compensación por enfermedad que el empleado debe incluir en su ingreso; en el encasillado 13, toda contribución sobre ingresos retenida de la compensación por enfermedad pagada por el tercero pagador; en el encasillado 17, la porción de la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución al Seguro Social correspondiente al empleado; en el encasillado 18, la contribución al Seguro Social correspondiente al empleado que haya sido retenida por el tercero pagador; en el encasillado 19, la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado (incluyendo la Contribución Adicional al Medicare, si corresponde) y en el encasillado 20, la contribución Medicare correspondiente al empleado retenida por el tercero pagador. Irs forms   Si no incluye alguna parte del pago de compensación por enfermedad en el ingreso del empleado debido a que éste pagó una porción de las primas, deberá informarle al empleado la parte no incluida. Irs forms   El patrono tiene la opción de incluir la compensación por enfermedad pagada por terceros junto con los salarios declarados en el Formulario 499R-2/W-2PR o de declarar la compensación por separado en un segundo Formulario 499R-2/W-2PR en el que indicará que la cantidad fue compensación por enfermedad pagada por un tercero. Irs forms En ambas opciones, la Copia A de los Formularios 499R-2/W-2PR deberá ser radicada ante la SSA. Irs forms Nota:   Si el tercero pagador no le notifica a tiempo al patrono acerca de los pagos de compensación por enfermedad, el tercero pagador, no el patrono, será responsable de radicar los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes a cada uno de los empleados que recibieron los pagos, así como el Formulario W-3PR. Irs forms Para obtener mayor información sobre este tema, vea Sick Pay Reporting (Informe de pagos por enfermedad), en el apartado 6 de la Publicación 15-A, en inglés. Irs forms Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados Por lo general, los beneficios marginales tienen que incluirse en el ingreso bruto del empleado que los recibe y, además, los mismos están sujetos al pago de contribuciones relacionadas con el empleo. Irs forms Los beneficios marginales incluyen los siguientes beneficios proporcionados por el patrono al empleado: el uso de un automóvil, viajes en aviones, viajes gratis (o con descuento) en líneas aéreas comerciales, vacaciones, descuentos en mercancías o servicios, membresías en clubes campestres u otro tipo de clubes, así como boletos de entrada a eventos deportivos u otra clase de entretenimiento. Irs forms Por lo general, la cantidad que se incluye en el ingreso bruto del empleado es el exceso del valor justo de mercado del beneficio proporcionado por el patrono sobre la suma pagada por el empleado y toda cantidad excluida por ley. Irs forms Ciertos beneficios marginales están específicamente excluidos por ley. Irs forms Para más información sobre los beneficios marginales, vea la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva para patronos sobre los beneficios marginales), en inglés. Irs forms Cuándo se tratan los beneficios marginales como pagados al empleado. Irs forms   Puede optar por tratar ciertos beneficios marginales que no sean dinero en efectivo (incluyendo el uso personal de un automóvil proporcionado por usted) como pagados durante el período regular de nómina, trimestralmente, semestralmente, o de alguna otra manera que usted elija, pero tienen que ser tratados como pagados por lo menos anualmente. Irs forms No tiene que escoger formalmente las fechas de pago, ni notificarlas al IRS. Irs forms No está obligado a hacer uso de la misma base para todos los empleados y puede cambiarla tan a menudo como lo desee, siempre que todos los beneficios marginales proporcionados a los empleados en un año natural sean tratados como pagados a más tardar el 31 de diciembre de dicho año natural. Irs forms Sin embargo, vea Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre , más adelante. Irs forms   Se puede tratar el valor de un solo beneficio marginal tributable que no es en efectivo como pagado en una o más fechas distintas en el mismo año natural, aun en el caso en que el empleado reciba todo el beneficio de una vez. Irs forms Sin embargo, una vez seleccionadas las fechas de pago, se tienen que declarar las contribuciones en su planilla de contribución para el mismo período contributivo durante el cual usted los consideró pagados. Irs forms Esta elección no se aplica a un beneficio marginal en el que se transfieren bienes muebles o propiedad personal de inversión. Irs forms Retención de las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare sobre los beneficios marginales. Irs forms   Deberá añadir el valor de los beneficios marginales a los salarios regulares del período de nómina y después procederá a calcular la contribución al Seguro Social y la contribución al seguro Medicare sobre la cantidad total. Irs forms   Si la cantidad de contribución al Seguro Social y de contribución al seguro Medicare que retiene al empleado durante un año natural es menor que la cantidad requerida, pero usted declara la cantidad correcta, puede cobrarle al empleado la cantidad de contribución que no le retuvo. Irs forms Depósito de la contribución sobre los beneficios marginales. Irs forms   Cuando hayan sido escogidas las fechas de pago de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución, tiene que depositar las contribuciones en el mismo período de depósito en el cual trató a los beneficios marginales como pagados a los empleados. Irs forms Puede hacer un estimado razonable del valor de los beneficios marginales. Irs forms Por regla general, el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución proporcionados durante un año natural tiene que ser determinado a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Irs forms   Puede reclamar un reintegro de los pagos de contribución hechos en exceso o puede optar por que el exceso se le acredite a la próxima planilla de contribución sobre la nómina que radique. Irs forms Si depositó menos de la cantidad requerida, vea Multas relacionadas con los depósitos , en el apartado 11. Irs forms Valorización de vehículos proporcionados a los empleados. Irs forms   Si le proporciona a sus empleados un vehículo, puede determinar el valor verdadero de este beneficio marginal para el año natural entero tomando en consideración el uso comercial del vehículo, o puede considerar el uso total durante el año como personal e incluir el 100% del valor del uso del vehículo en los sueldos y salarios pagados al empleado. Irs forms Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre. Irs forms   Puede optar por considerar el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución proporcionados a sus empleados durante noviembre y diciembre como pagados en el año siguiente. Irs forms Sin embargo, esto se aplica únicamente a los beneficios que realmente se provean durante noviembre y diciembre, no a los que se consideran pagados durante esos meses. Irs forms   Si opta por usar la regla especial, tiene que notificárselo a los empleados afectados por la misma. Irs forms Debe entregarle la notificación directamente al empleado entre la última fecha de pago de salarios correspondiente al año natural y (o cerca de) la fecha en que se le entregue al empleado el Formulario 499R-2/W-2PR. Irs forms Si hace uso de esta regla especial, el empleado también tiene que hacerlo para todo propósito y para el mismo período de tiempo que usted la usa. Irs forms No puede usar esta regla especial cuando el beneficio es una transferencia de bienes inmuebles o propiedad (tanto tangible como intangible) que se tiene principalmente para propósitos de inversión a su empleado. Irs forms 6. Irs forms Propinas Las propinas que sus empleados reciben de los clientes están, generalmente, sujetas a la retención de la contribución al Seguro Social y de la contribución al seguro Medicare. Irs forms Sus empleados tendrán que declararle la cantidad de propinas que recibieron, para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibieron las propinas. Irs forms El informe deberá incluir también las propinas que usted pagó a los empleados de los cargos a clientes, propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes, y propinas recibidas de otros empleados bajo cualquier acuerdo de propinas compartidas. Irs forms El informe deberá incluir las propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes así como las que recibieron indirectamente. Irs forms Dicho informe no deberá contener las propinas que el empleado haya pagado a otros empleados. Irs forms No se requiere ningún informe si el total de las propinas recibidas en un mes es menos de $20. Irs forms Los empleados pueden usar el Formulario 4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas por el Empleado, u otro documento similar, para declararle las propinas que reciben durante el mes. Irs forms Pueden usar también el Formulario 4070A-PR, Registro Diario de Propinas del Empleado, en donde ellos pueden mantener un registro de las propinas recibidas. Irs forms Ambos formularios están incluidos en la Publicación 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el Empleado e Informe al Patrono, la cual puede obtener en el sitio web del IRS, en IRS. Irs forms gov. Irs forms El informe tiene que ser firmado por el empleado y tiene que incluir: El nombre, dirección y SSN del empleado, El nombre y la dirección del patrono, El mes o período declarado y El total de las propinas recibidas durante el mes o período. Irs forms Recaudación de las contribuciones sobre las propinas. Irs forms   Usted tiene que retener la parte correspondiente al empleado de la contribución al Seguro Social y la contribución al seguro Medicare correspondientes al total de propinas declaradas por los empleados. Irs forms También puede retener de los salarios o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición, la cantidad de contribuciones correspondientes a las propinas. Irs forms No retenga más contribución al Seguro Social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos ascienda a $117,000 para 2014. Irs forms Reténgale al empleado la contribución Medicare sobre todos los salarios y propinas de éste durante todo el año. Irs forms Usted es responsable de la contribución patronal al Seguro Social hasta que el total de salario pagado a cada empleado, incluyendo propinas, llegue al máximo establecido ($117,000) para el año. Irs forms Usted mismo es responsable de pagar la contribución al Medicare correspondiente al patrono durante todo el año sobre los salarios y propinas. Irs forms Radique el Formulario 941-PR (o el Formulario 944(SP)) para declarar la retención de contribución sobre propinas. Irs forms Las reglas que corresponden a la retención de la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al Medicare sobre las propinas también corresponden a la retención adicional de la contribución al Medicare una vez que los salarios y las propinas excedan de $200,000 en el año natural. Irs forms Regla de disposición. Irs forms   Si no tiene suficientes fondos para retener la contribución al Seguro Social y al Medicare sobre las propinas de un empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibe el informe de propinas del empleado, usted dejará de ser responsable de la retención de la contribución al Seguro Social y al Medicare del empleado relacionada con las propinas. Irs forms Informe de propinas. Irs forms   Declare propinas y la cantidad de contribuciones al Seguro Social y al Medicare que retuvo o no pudo retenerle al empleado en las casillas 22 y 23 del Formulario 499R-2/W-2PR, en las líneas 5b, 5c y 5d del Formulario 941-PR y en las líneas 4b, 4c y 4d del Formulario 944(SP). Irs forms Informe un ajuste en la línea 9 del Formulario 941-PR o en la línea 6 del Formulario 944(SP) para las contribuciones no retenidas del Seguro Social o Medicare. Irs forms No incluya en el formulario 499R2/W-2PR la Contribucion Adicional al Medicare que no pudo retenerle al empleado. Irs forms La tabla que aparece en el apartado 15 muestra el trato de las propinas para propósitos de la contribución FUTA. Irs forms   El Revenue Ruling 2012-18 (Reglamento de Rentas Internas 2012-18) provee pautas a patronos sobre las contribuciones al Seguro Social y al Medicare que se imponen sobre las propinas, incluyendo información sobre cómo se informa la parte correspondiente al patrono de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare conforme la sección 3121(q), la diferencia entre las propinas y los cargos administrativos y el crédito conforme a la sección 45B. Irs forms El Reglamento de Rentas Internas 2012-18, que se encuentra en la página 1032 del Boletín de Rentas Internas 2012-26, está disponible en inglés en www. Irs forms irs. Irs forms gov/irb/2012-26_IRB/ar07. Irs forms html. Irs forms Se le permite establecer un sistema de declaración electrónica de propinas para sus empleados. Irs forms Vea la sección 31. Irs forms 6053-1(d) de los Reglamentos, en inglés, para más detalles. Irs forms 7. Irs forms Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo agrícola Las condiciones que se describen a continuación se aplican solamente en el caso del trabajo agrícola. Irs forms Por lo general, usted es un patrono agrícola si sus empleados: Crían o cosechan productos agrícolas u hortícolas en una finca (incluyendo la cría y alimentación de animales); Realizan labores relacionadas con la operación, administración, preservación, mejora y mantenimiento de su finca y de su equipo y herramientas; Prestación de servicios relativos al salvamento de la madera, la limpieza de la tierra, de maleza y otros residuos dejados luego del paso de un huracán (también conocido como el trabajo de huracanes); Manipulan, procesan o empacan productos agrícolas u hortícolas si usted cultivó más de la mitad de estos productos (para un grupo de hasta 20 operadores no incorporados, tuvo que haber cultivado estos productos en su totalidad); o Hacen trabajo para usted relacionado con el desmote de algodón, la producción o procesamiento de aguarrás, productos resinosos o la operación y mantenimiento de instalaciones para la irrigación. Irs forms Con este fin, el término “granja” incluye ganado, productos lácteos, aves, frutas, animales para peletería, y las huertas, así como las plantaciones, los ranchos, viveros, pasturas, invernaderos y otras estructuras similares utilizadas principalmente para la cría de productos agrícolas u hortícolas y los huertos. Irs forms Trabajo agrícola no incluye actividades de reventa que no impliquen una actividad cuantiosa de la producción de productos agrícolas u hortícolas, tales como una tienda al detal o un invernadero utilizados principalmente para la exhibición o el almacenaje. Irs forms Un copartícipe (aparcero) que trabaja para usted no es su empleado. Irs forms Sin embargo, el copartícipe podría estar sujeto a la contribución federal sobre el trabajo por cuenta propia. Irs forms Por lo general, la aparcería es un arreglo por el cual ciertos productos o artículos de comercio se comparten entre el copartícipe y el propietario (o el inquilino o arrendatario) del terreno. Irs forms Para más detalles, vea la sección 31. Irs forms 3121(b)(16)-1 de los Reglamentos. Irs forms El requisito de los $150 o $2,500. Irs forms   Todas las remuneraciones en efectivo que usted le paga a un empleado por trabajo agrícola durante el año están sujetas a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare si uno de los dos requisitos siguientes le corresponde: Pagó salarios en efectivo de $150 o más a un empleado durante el año (incluya todos los salarios en efectivo pagados a base de tiempo, a destajo o cualquier otra base). Irs forms El requisito de los $150 o más al año se aplica por separado a cada empleado agrícola que trabaje para usted. Irs forms Si contrata a una familia de trabajadores, se considera a cada miembro de la familia por separado. Irs forms No cuente los salarios recibidos por el empleado mientras éste prestaba servicios a otros patronos. Irs forms Pagó salarios (tanto en efectivo como en especie) de $2,500 o más durante el año a todos sus empleados por concepto de trabajo agrícola. Irs forms Excepciones. Irs forms   El requisito de los $150 y el de los $2,500 no rigen sobre las remuneraciones que le paga a un trabajador agrícola que recibe menos de $150 en concepto de salarios anuales en efectivo y las remuneraciones no están sujetas a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, aun cuando pague $2,500 o más en ese año a todos sus trabajadores agrícolas si el trabajador agrícola: Trabaja en agricultura en labores manuales relacionadas con la cosecha, Recibe paga basada en una tarifa establecida de acuerdo a tareas realizadas en un trabajo a destajo que suele ser pagado de esa manera en la región donde el trabajador está empleado, Viaja todos los días desde su hogar al sitio de trabajo y Estuvo empleado en agricultura durante un período menor de 13 semanas durante el año natural anterior. Irs forms Las cantidades que le paga a sus trabajadores temporeros, sin embargo, se toman en cuenta para los efectos del requisito de los $2,500 para determinar si las remuneraciones que le paga a los demás trabajadores agrícolas están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare. Irs forms 8. Irs forms Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo doméstico Usted tiene un empleado doméstico si contrató a alguien para que lleve a cabo trabajo doméstico y ese trabajador es su empleado. Irs forms El trabajador es su empleado si usted puede controlar qué trabajo se hace y cómo se hace dicho trabajo. Irs forms Si el trabajor es su empleado, no importa si éste trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial o si lo contrató mediante una agencia o una lista provista por la agencia o asociación. Irs forms Además, tampoco importa si le paga al trabajador por hora, por día, por semana o a destajo. Irs forms Trabajo doméstico. Irs forms   El trabajo doméstico es trabajo que se lleva a cabo en su hogar o en los alrededores de éste. Irs forms Algunos ejemplos de trabajadores que llevan a cabo trabajo doméstico son: Niñeras, Guardianes (celadores), Personal de limpieza, Choferes, Profesionales de la salud (auxiliares), Amas de llaves, Criadas, Nodrizas (institutrices), Enfermeras privadas y Jardineros. Irs forms Contribuciones al Seguro Social y al Medicare para 2014. Irs forms   La contribución para el Seguro Social permanece en 6. Irs forms 2% tanto para el empleado como para el patrono. Irs forms La base límite de salario para el Seguro Social es $117,000. Irs forms   Para el año 2014, la tasa de la contribución al Medicare permanece en 1. Irs forms 45% tanto para el empleado como para el patrono. Irs forms Esta tasa no ha cambiado de la tasa para el año 2013. Irs forms No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos a la contribución al Medicare. Irs forms Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare se aplican a los salarios de empleados domésticos a quienes usted les paga $1,900 o más en efectivo o de una forma equivalente de remuneración. Irs forms Retención de la Contribución Adicional al Medicare. Irs forms   Además de la retención de la contribución al Medicare de 1. Irs forms 45%, usted tiene que retener la Contribución Adicional al Medicare de 0. Irs forms 9% de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. Irs forms Se le requiere a usted que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual usted le paga salarios en exceso de $200,000 a un empleado. Irs forms Continúe reteniendo esta Contribución Adicional al Medicare en todo período de paga hasta que finalice el año natural. Irs forms La Contribución Adicional al Medicare sólo se le impone al empleado. Irs forms No hay una porción correspondiente al patrono de esta Contribución Adicional al Medicare. Irs forms Todos los salarios que están sujetos a la contribución al Medicare, están sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000. Irs forms   Si desea más información sobre cuáles salarios están sujetos a la contribución al Medicare, vea la tabla Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos , en el apartado 15 de esta publicación. Irs forms Para más información, sobre la Contribución Adicional al Medicare visite IRS. Irs forms gov y escriba “ Additional Medicare Tax ” en inglés, en la casilla Search (Buscar). Irs forms La información está disponible en inglés. Irs forms Requisito de $1,900. Irs forms   Para 2014, se impondrán contribuciones sobre los salarios pagados en efectivo (independientemente de cuándo se hayan devengado los salarios) a un empleado doméstico durante el año natural como remuneración por servicios prestados si, durante ese año, le paga al empleado salarios en efectivo de $1,900 o más. Irs forms Este requisito de los $1,900 en el año se aplica a cada empleado doméstico por separado. Irs forms Pagos que no se consideran salarios. Irs forms   No considere como salarios los pagos que efectúa como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare a cualquiera de las personas indicadas a continuación, aunque dichos salarios totalicen $1,900 o más durante el año. Irs forms Su cónyuge. Irs forms Su hijo menor de 21 años de edad. Irs forms Su padre o su madre. Irs forms Excepción: Considere estos pagos como salarios si ambas condiciones descritas a continuación le corresponden: Su padre o madre cuida a su hijo que: Es menor de 18 años de edad o Tiene una condición física o mental que requiere que lo cuide un adulto durante por lo menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual los servicios fueron provistos. Irs forms Su estado civil es uno de los siguientes: Usted está divorciado y no se ha vuelto a casar, Usted es viudo o Usted está viviendo con un cónyuge cuya condición física o mental le prohíbe a él o a ella de cuidar de su hijo por al menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual los servicios fueron provistos. Irs forms Un empleado que sea menor de 18 años en cualquier momento durante el año. Irs forms Excepción: Considere estos pagos como salarios si los servicios domésticos prestados es la ocupación principal del empleado. Irs forms Si el empleado es un estudiante, entonces los servicios domésticos prestados no se consideran como una ocupación principal. Irs forms El cálculo de la contribución se hace solamente sobre los salarios pagados en efectivo a trabajadores domésticos que satisfacen el requisito de los $1,900 al año. Irs forms Si le paga al empleado menos de $1,900 en salarios en efectivo en el año 2014, ninguno de los salarios que paga se consideran como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare. Irs forms Sin embargo, todo pago que no sea en efectivo que usted efectúe no se considera como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare. Irs forms Un pago por medio de cheque, giro, etc. Irs forms , está sujeto a la contribución de la misma manera que un pago en efectivo. Irs forms El valor de artículos (que no sean en efectivo), tales como comidas, hospedaje, ropas y otros artículos suministrados a un trabajador doméstico no está sujeto a la contribución al Seguro Social ni a la contribución al seguro Medicare. Irs forms Sin embargo, el dinero en efectivo que usted le provea a su empleado en lugar de estos artículos que no son en efectivo sí se incluyen en los salarios en efectivo. Irs forms Transportación (beneficios de transporte). Irs forms   Para 2014, por lo general, usted puede proveerle a su empleado beneficios de transporte, tales como $130 por mes por transporte combinado en vehículos de desplazamiento de ida y vuelta al trabajo y pases o boletos de tránsito; $250 por mes por estacionamiento calificado; y en un año calendario, puede darle a su empleado $20 para el desplazamiento calificado de ida y vuelta al trabajo en bicicleta multiplicado por el número de meses, los cuales reúnen los requisitos, en los que dicho desplazamiento se haya realizado durante dicho año sin tener que incluir estos beneficios en los salarios en efectivo. Irs forms Sin embargo, el valor de los beneficios de transporte que sean mayores de las cantidades especificadas al mes se incluye en los salarios. Irs forms Vea Transportation (Commuting) Benefits (Beneficios para transportación (desplazamiento de ida y vuelta al trabajo)), en la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits, (Guía contributiva sobre beneficios marginales para patronos), en inglés, para más información. Irs forms   Puede declarar los salarios que pagó a sus empleados domésticos de cualquiera de las siguientes maneras: En el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Irs forms Este formulario se radica junto con el Formulario 1040-PR. Irs forms Si no tiene que radicar el Formulario 1040-PR, puede entonces radicar el Anexo H-PR por sí solo o Si tiene negocio y radica el Formulario 941-PR o 944(SP) (o el Formulario 943-PR), puede incluir las contribuciones sobre el trabajo de empleados domésticos junto con los salarios de los demás empleados en dichos formularios. Irs forms   Si usted es dueño de un negocio como propietario único o si su hogar está en una finca que opera con fines de ganancia, puede escoger una de dos maneras para pagar sus contribuciones sobre empleados domésticos para el año 2014: Puede pagar las contribuciones sobre el empleo doméstico junto con sus contribuciones al Seguro Social y al Medicare al radicar el Anexo H-PR junto con el Formulario 1040-PR. Irs forms Si radica el Anexo H-PR, no incluya dichas contribuciones (las del empleo doméstico) al determinar los requisitos de depósito ni al hacer depósitos de contribución, como se explica en el Formulario 1040-ES (PR), Contribuciones Federales Estimadas del Trabajo por Cuenta Propia y sobre el Empleo de Empleados Domésticos — Puerto Rico. Irs forms Si paga sus contribuciones sobre el empleo doméstico junto con sus planillas de contribución sobre la nómina, entonces tiene que informar sus contribuciones sobre el empleo doméstico junto con las otras contribuciones sobre la nómina en el Formulario 941-PR o 944(SP) (o el Formulario 943-PR, si es patrono de empleados agrícolas) y el Formulario 940-PR. Irs forms Vea el apartado 11 para más información sobre las reglas de depósito. Irs forms Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA). Irs forms   La Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) cubre a los empleados domésticos que prestan servicios en una residencia privada, en un club universitario o en una fraternidad o hermandad femenina (sorority). Irs forms Están sujetos a la contribución para el desempleo todos los patronos que pagaron $1,000 o más por dichos servicios en algún trimestre del año actual o el año anterior. Irs forms Si usted pagó $1,000 o más por servicios domésticos en algún trimestre de 2013 ó 2014, los primeros $7,000 de los salarios en efectivo que le paga a cada empleado doméstico en el 2014 son salarios sujetos a la contribución FUTA. Irs forms Una vez pague $7,000 en salarios a un empleado durante el año 2014, no continúe calculando la contribución FUTA sobre cualquier salario que le paga al empleado durante el resto del año. Irs forms   Si usa el Anexo H-PR para declarar la contribución FUTA sobre el ingreso de sus empleados domésticos, no tiene que radicar el Formulario 940-PR por separado para declarar la contribución FUTA. Irs forms Puede calcular la contribuci
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Housing Office (HUD)

The Housing Office regulates the housing industry and administers the Federal Housing Adminstration. The regulatory programs administered by the Housing Office include single family housing and multifamily housing programs.

The Irs Forms

Irs forms 2. Irs forms   Accounting Periods and Methods Table of Contents Introduction Useful Items - You may want to see: Accounting Periods Accounting MethodsCash Method Accrual Method Combination Method Inventories Uniform Capitalization Rules Special Methods Change in Accounting Method Introduction You must figure your taxable income and file an income tax return for an annual accounting period called a tax year. Irs forms Also, you must consistently use an accounting method that clearly shows your income and expenses for the tax year. Irs forms Useful Items - You may want to see: Publication 538 Accounting Periods and Methods See chapter 12 for information about getting publications and forms. Irs forms Accounting Periods When preparing a statement of income and expenses (generally your income tax return), you must use your books and records for a specific interval of time called an accounting period. Irs forms The annual accounting period for your income tax return is called a tax year. Irs forms You can use one of the following tax years. Irs forms A calendar tax year. Irs forms A fiscal tax year. Irs forms Unless you have a required tax year, you adopt a tax year by filing your first income tax return using that tax year. Irs forms A required tax year is a tax year required under the Internal Revenue Code or the Income Tax Regulations. Irs forms Calendar tax year. Irs forms   A calendar tax year is 12 consecutive months beginning January 1 and ending December 31. Irs forms   You must adopt the calendar tax year if any of the following apply. Irs forms You do not keep books. Irs forms You have no annual accounting period. Irs forms Your present tax year does not qualify as a fiscal year. Irs forms Your use of the calendar tax year is required under the Internal Revenue Code or the Income Tax Regulations. Irs forms   If you filed your first income tax return using the calendar tax year and you later begin business as a sole proprietor, you must continue to use the calendar tax year unless you get IRS approval to change it or are otherwise allowed to change it without IRS approval. Irs forms For more information, see Change in tax year, later. Irs forms   If you adopt the calendar tax year, you must maintain your books and records and report your income and expenses for the period from January 1 through December 31 of each year. Irs forms Fiscal tax year. Irs forms   A fiscal tax year is 12 consecutive months ending on the last day of any month except December. Irs forms A 52-53-week tax year is a fiscal tax year that varies from 52 to 53 weeks but does not have to end on the last day of a month. Irs forms   If you adopt a fiscal tax year, you must maintain your books and records and report your income and expenses using the same tax year. Irs forms   For more information on a fiscal tax year, including a 52-53-week tax year, see Publication 538. Irs forms Change in tax year. Irs forms   Generally, you must file Form 1128, Application To Adopt, Change, or Retain a Tax Year, to request IRS approval to change your tax year. Irs forms See the Instructions for Form 1128 for exceptions. Irs forms If you qualify for an automatic approval request, a user fee is not required. Irs forms If you do not qualify for automatic approval, a ruling must be requested. Irs forms See the instructions for Form 1128 for information about user fees if you are requesting a ruling. Irs forms Accounting Methods An accounting method is a set of rules used to determine when and how income and expenses are reported. Irs forms Your accounting method includes not only the overall method of accounting you use, but also the accounting treatment you use for any material item. Irs forms You choose an accounting method for your business when you file your first income tax return that includes a Schedule C for the business. Irs forms After that, if you want to change your accounting method, you must generally get IRS approval. Irs forms See Change in Accounting Method, later. Irs forms Kinds of methods. Irs forms   Generally, you can use any of the following accounting methods. Irs forms Cash method. Irs forms An accrual method. Irs forms Special methods of accounting for certain items of income and expenses. Irs forms Combination method using elements of two or more of the above. Irs forms You must use the same accounting method to figure your taxable income and to keep your books. Irs forms Also, you must use an accounting method that clearly shows your income. Irs forms Business and personal items. Irs forms   You can account for business and personal items under different accounting methods. Irs forms For example, you can figure your business income under an accrual method, even if you use the cash method to figure personal items. Irs forms Two or more businesses. Irs forms   If you have two or more separate and distinct businesses, you can use a different accounting method for each if the method clearly reflects the income of each business. Irs forms They are separate and distinct only if you maintain complete and separate books and records for each business. Irs forms Cash Method Most individuals and many sole proprietors with no inventory use the cash method because they find it easier to keep cash method records. Irs forms However, if an inventory is necessary to account for your income, you must generally use an accrual method of accounting for sales and purchases. Irs forms For more information, see Inventories, later. Irs forms Income Under the cash method, include in your gross income all items of income you actually or constructively receive during your tax year. Irs forms If you receive property or services, you must include their fair market value in income. Irs forms Example. Irs forms On December 30, 2012, Mrs. Irs forms Sycamore sent you a check for interior decorating services you provided to her. Irs forms You received the check on January 2, 2013. Irs forms You must include the amount of the check in income for 2013. Irs forms Constructive receipt. Irs forms   You have constructive receipt of income when an amount is credited to your account or made available to you without restriction. Irs forms You do not need to have possession of it. Irs forms If you authorize someone to be your agent and receive income for you, you are treated as having received it when your agent received it. Irs forms Example. Irs forms Interest is credited to your bank account in December 2013. Irs forms You do not withdraw it or enter it into your passbook until 2014. Irs forms You must include it in your gross income for 2013. Irs forms Delaying receipt of income. Irs forms   You cannot hold checks or postpone taking possession of similar property from one tax year to another to avoid paying tax on the income. Irs forms You must report the income in the year the property is received or made available to you without restriction. Irs forms Example. Irs forms Frances Jones, a service contractor, was entitled to receive a $10,000 payment on a contract in December 2013. Irs forms She was told in December that her payment was available. Irs forms At her request, she was not paid until January 2014. Irs forms She must include this payment in her 2013 income because it was constructively received in 2013. Irs forms Checks. Irs forms   Receipt of a valid check by the end of the tax year is constructive receipt of income in that year, even if you cannot cash or deposit the check until the following year. Irs forms Example. Irs forms Dr. Irs forms Redd received a check for $500 on December 31, 2013, from a patient. Irs forms She could not deposit the check in her business account until January 2, 2014. Irs forms She must include this fee in her income for 2013. Irs forms Debts paid by another person or canceled. Irs forms   If your debts are paid by another person or are canceled by your creditors, you may have to report part or all of this debt relief as income. Irs forms If you receive income in this way, you constructively receive the income when the debt is canceled or paid. Irs forms For more information, see Canceled Debt under Kinds of Income in chapter 5. Irs forms Repayment of income. Irs forms   If you include an amount in income and in a later year you have to repay all or part of it, you can usually deduct the repayment in the year in which you make it. Irs forms If the amount you repay is over $3,000, a special rule applies. Irs forms For details about the special rule, see Repayments in chapter 11 of Publication 535, Business Expenses. Irs forms Expenses Under the cash method, you generally deduct expenses in the tax year in which you actually pay them. Irs forms This includes business expenses for which you contest liability. Irs forms However, you may not be able to deduct an expense paid in advance or you may be required to capitalize certain costs, as explained later under Uniform Capitalization Rules. Irs forms Expenses paid in advance. Irs forms   You can deduct an expense you pay in advance only in the year to which it applies. Irs forms Example. Irs forms You are a calendar year taxpayer and you pay $1,000 in 2013 for a business insurance policy effective for one year, beginning July 1. Irs forms You can deduct $500 in 2013 and $500 in 2014. Irs forms Accrual Method Under an accrual method of accounting, you generally report income in the year earned and deduct or capitalize expenses in the year incurred. Irs forms The purpose of an accrual method of accounting is to match income and expenses in the correct year. Irs forms Income—General Rule Under an accrual method, you generally include an amount in your gross income for the tax year in which all events that fix your right to receive the income have occurred and you can determine the amount with reasonable accuracy. Irs forms Example. Irs forms You are a calendar year accrual method taxpayer. Irs forms You sold a computer on December 28, 2013. Irs forms You billed the customer in the first week of January 2014, but you did not receive payment until February 2014. Irs forms You must include the amount received for the computer in your 2013 income. Irs forms Income—Special Rules The following are special rules that apply to advance payments, estimating income, and changing a payment schedule for services. Irs forms Estimated income. Irs forms   If you include a reasonably estimated amount in gross income, and later determine the exact amount is different, take the difference into account in the tax year in which you make the determination. Irs forms Change in payment schedule for services. Irs forms   If you perform services for a basic rate specified in a contract, you must accrue the income at the basic rate, even if you agree to receive payments at a lower rate until you complete the services and then receive the difference. Irs forms Advance payments for services. Irs forms   Generally, you report an advance payment for services to be performed in a later tax year as income in the year you receive the payment. Irs forms However, if you receive an advance payment for services you agree to perform by the end of the next tax year, you can elect to postpone including the advance payment in income until the next tax year. Irs forms However, you cannot postpone including any payment beyond that tax year. Irs forms   For more information, see Advance Payment for Services under Accrual Method in Publication 538. Irs forms That publication also explains special rules for reporting the following types of income. Irs forms Advance payments for service agreements. Irs forms Prepaid rent. Irs forms Advance payments for sales. Irs forms   Special rules apply to including income from advance payments on agreements for future sales or other dispositions of goods you hold primarily for sale to your customers in the ordinary course of your business. Irs forms If the advance payments are for contracts involving both the sale and service of goods, it may be necessary to treat them as two agreements. Irs forms An agreement includes a gift certificate that can be redeemed for goods. Irs forms Treat amounts that are due and payable as amounts you received. Irs forms   You generally include an advance payment in income for the tax year in which you receive it. Irs forms However, you can use an alternative method. Irs forms For information about the alternative method, see Publication 538. Irs forms Expenses Under an accrual method of accounting, you generally deduct or capitalize a business expense when both the following apply. Irs forms The all-events test has been met. Irs forms The test has been met when: All events have occurred that fix the fact of liability, and The liability can be determined with reasonable accuracy. Irs forms Economic performance has occurred. Irs forms Economic performance. Irs forms   You generally cannot deduct or capitalize a business expense until economic performance occurs. Irs forms If your expense is for property or services provided to you, or for your use of property, economic performance occurs as the property or services are provided or as the property is used. Irs forms If your expense is for property or services you provide to others, economic performance occurs as you provide the property or services. Irs forms An exception allows certain recurring items to be treated as incurred during a tax year even though economic performance has not occurred. Irs forms For more information on economic performance, see Economic Performance under Accrual Method in Publication 538. Irs forms Example. Irs forms You are a calendar year taxpayer and use an accrual method of accounting. Irs forms You buy office supplies in December 2013. Irs forms You receive the supplies and the bill in December, but you pay the bill in January 2014. Irs forms You can deduct the expense in 2013 because all events that fix the fact of liability have occurred, the amount of the liability could be reasonably determined, and economic performance occurred in that year. Irs forms Your office supplies may qualify as a recurring expense. Irs forms In that case, you can deduct them in 2013 even if the supplies are not delivered until 2014 (when economic performance occurs). Irs forms Keeping inventories. Irs forms   When the production, purchase, or sale of merchandise is an income-producing factor in your business, you must generally take inventories into account at the beginning and the end of your tax year. Irs forms If you must account for an inventory, you must generally use an accrual method of accounting for your purchases and sales. Irs forms For more information, see Inventories , later. Irs forms Special rule for related persons. Irs forms   You cannot deduct business expenses and interest owed to a related person who uses the cash method of accounting until you make the payment and the corresponding amount is includible in the related person's gross income. Irs forms Determine the relationship, for this rule, as of the end of the tax year for which the expense or interest would otherwise be deductible. Irs forms If a deduction is not allowed under this rule, the rule will continue to apply even if your relationship with the person ends before the expense or interest is includible in the gross income of that person. Irs forms   Related persons include members of your immediate family, including only brothers and sisters (either whole or half), your spouse, ancestors, and lineal descendants. Irs forms For a list of other related persons, see section 267 of the Internal Revenue Code. Irs forms Combination Method You can generally use any combination of cash, accrual, and special methods of accounting if the combination clearly shows your income and expenses and you use it consistently. Irs forms However, the following restrictions apply. Irs forms If an inventory is necessary to account for your income, you must generally use an accrual method for purchases and sales. Irs forms (See, however, Inventories, later. Irs forms ) You can use the cash method for all other items of income and expenses. Irs forms If you use the cash method for figuring your income, you must use the cash method for reporting your expenses. Irs forms If you use an accrual method for reporting your expenses, you must use an accrual method for figuring your income. Irs forms If you use a combination method that includes the cash method, treat that combination method as the cash method. Irs forms Inventories Generally, if you produce, purchase, or sell merchandise in your business, you must keep an inventory and use the accrual method for purchases and sales of merchandise. Irs forms However, the following taxpayers can use the cash method of accounting even if they produce, purchase, or sell merchandise. Irs forms These taxpayers can also account for inventoriable items as materials and supplies that are not incidental (discussed later). Irs forms A qualifying taxpayer under Revenue Procedure 2001-10 in Internal Revenue Bulletin 2001-2. Irs forms A qualifying small business taxpayer under Revenue Procedure 2002-28 in Internal Revenue Bulletin 2002-18. Irs forms Qualifying taxpayer. Irs forms   You are a qualifying taxpayer if: Your average annual gross receipts for each prior tax year ending on or after December 17, 1998, is $1 million or less. Irs forms (Your average annual gross receipts for a tax year is figured by adding the gross receipts for that tax year and the 2 preceding tax years and dividing by 3. Irs forms ) Your business is not a tax shelter, as defined under section 448(d)(3) of the Internal Revenue Code. Irs forms Qualifying small business taxpayer. Irs forms   You are a qualifying small business taxpayer if: Your average annual gross receipts for each prior tax year ending on or after December 31, 2000, is more than $1 million but not more than $10 million. Irs forms (Your average annual gross receipts for a tax year is figured by adding the gross receipts for that tax year and the 2 preceding tax years and dividing the total by 3. Irs forms ) You are not prohibited from using the cash method under section 448 of the Internal Revenue Code. Irs forms Your principal business activity is an eligible business (described in Publication 538 and Revenue Procedure 2002-28). Irs forms Business not owned or not in existence for 3 years. Irs forms   If you did not own your business for all of the 3-tax-year period used in figuring your average annual gross receipts, include the period of any predecessor. Irs forms If your business has not been in existence for the 3-tax-year period, base your average on the period it has existed including any short tax years, annualizing the short tax year's gross receipts. Irs forms Materials and supplies that are not incidental. Irs forms   If you account for inventoriable items as materials and supplies that are not incidental, you will deduct the cost of the items you would otherwise include in inventory in the year you sell the items, or the year you pay for them, whichever is later. Irs forms If you are a producer, you can use any reasonable method to estimate the raw material in your work in process and finished goods on hand at the end of the year to determine the raw material used to produce finished goods that were sold during the year. Irs forms Changing accounting method. Irs forms   If you are a qualifying taxpayer or qualifying small business taxpayer and want to change to the cash method or to account for inventoriable items as non-incidental materials and supplies, you must file Form 3115, Application for Change in Accounting Method. Irs forms See Change in Accounting Method, later. Irs forms More information. Irs forms    For more information about the qualifying taxpayer exception, see Revenue Procedure 2001-10 in Internal Revenue Bulletin 2001-2. Irs forms For more information about the qualifying small business taxpayer exception, see Revenue Procedure 2002-28 in Internal Revenue Bulletin 2002-18. Irs forms Items included in inventory. Irs forms   If you are required to account for inventories, include the following items when accounting for your inventory. Irs forms Merchandise or stock in trade. Irs forms Raw materials. Irs forms Work in process. Irs forms Finished products. Irs forms Supplies that physically become a part of the item intended for sale. Irs forms Valuing inventory. Irs forms   You must value your inventory at the beginning and end of each tax year to determine your cost of goods sold (Schedule C, line 42). Irs forms To determine the value of your inventory, you need a method for identifying the items in your inventory and a method for valuing these items. Irs forms   Inventory valuation rules cannot be the same for all kinds of businesses. Irs forms The method you use to value your inventory must conform to generally accepted accounting principles for similar businesses and must clearly reflect income. Irs forms Your inventory practices must be consistent from year to year. Irs forms More information. Irs forms   For more information about inventories, see Publication 538. Irs forms Uniform Capitalization Rules Under the uniform capitalization rules, you must capitalize the direct costs and part of the indirect costs for production or resale activities. Irs forms Include these costs in the basis of property you produce or acquire for resale, rather than claiming them as a current deduction. Irs forms You recover the costs through depreciation, amortization, or cost of goods sold when you use, sell, or otherwise dispose of the property. Irs forms Activities subject to the uniform capitalization rules. Irs forms   You may be subject to the uniform capitalization rules if you do any of the following, unless the property is produced for your use other than in a business or an activity carried on for profit. Irs forms Produce real or tangible personal property. Irs forms For this purpose, tangible personal property includes a film, sound recording, video tape, book, or similar property. Irs forms Acquire property for resale. Irs forms Exceptions. Irs forms   These rules do not apply to the following property. Irs forms Personal property you acquire for resale if your average annual gross receipts are $10 million or less. Irs forms Property you produce if you meet either of the following conditions. Irs forms Your indirect costs of producing the property are $200,000 or less. Irs forms You use the cash method of accounting and do not account for inventories. Irs forms For more information, see Inventories, earlier. Irs forms Special Methods There are special methods of accounting for certain items of income or expense. Irs forms These include the following. Irs forms Amortization, discussed in chapter 8 of Publication 535, Business Expenses. Irs forms Bad debts, discussed in chapter 10 of Publication 535. Irs forms Depletion, discussed in chapter 9 of Publication 535. Irs forms Depreciation, discussed in Publication 946, How To Depreciate Property. Irs forms Installment sales, discussed in Publication 537, Installment Sales. Irs forms Change in Accounting Method Once you have set up your accounting method, you must generally get IRS approval before you can change to another method. Irs forms A change in your accounting method includes a change in: Your overall method, such as from cash to an accrual method, and Your treatment of any material item. Irs forms To get approval, you must file Form 3115, Application for Change in Accounting Method. Irs forms You can get IRS approval to change an accounting method under either the automatic change procedures or the advance consent request procedures. Irs forms You may have to pay a user fee. Irs forms For more information, see the form instructions. Irs forms Automatic change procedures. Irs forms   Certain taxpayers can presume to have IRS approval to change their method of accounting. Irs forms The approval is granted for the tax year for which the taxpayer requests a change (year of change), if the taxpayer complies with the provisions of the automatic change procedures. Irs forms No user fee is required for an application filed under an automatic change procedure generally covered in Revenue Procedure 2002-9. Irs forms   Generally, you must use Form 3115 to request an automatic change. Irs forms For more information, see the Instructions for Form 3115. Irs forms Prev  Up  Next   Home   More Online Publications