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How Do I File Back Taxes

How do i file back taxes 27. How do i file back taxes   Beneficios Tributarios para Estudios Relacionados con el Trabajo Table of Contents Qué Hay de Nuevo Introduction Useful Items - You may want to see: Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la DeducciónEstudios Requeridos por el Empleador o por Ley Estudios para Mantener o Mejorar Destrezas Estudios para Satisfacer los Requisitos Mínimos Estudios que lo Capacitan para un Nuevo Oficio o Negocio Qué Gastos se Pueden Deducir Reembolso no reclamado. How do i file back taxes Gastos de Transporte Gastos de Viaje No se Permiten Beneficios Dobles Reembolsos Cómo Deducir Gastos de NegociosPersonas que Trabajan por Cuenta Propia Empleados Artistas del Espectáculo y Funcionarios a los que se les Pagan Honorarios Gastos de Trabajo Relacionados con un Impedimento Documentación Qué Hay de Nuevo Tarifa estándar por milla. How do i file back taxes  Por lo general, si reclama una deducción de negocios por estudios relacionados con el trabajo y maneja su automóvil a la escuela y de vuelta a casa, la cantidad que puede deducir por las millas recorridas desde el 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013 es 56½ centavos por milla. How do i file back taxes Vea Gastos de Transporte bajo Qué Gastos se Pueden Deducir, para más información. How do i file back taxes Introduction Este capítulo explica los gastos de estudios relacionados con el trabajo que tal vez pueda deducir como gastos de negocios. How do i file back taxes Para reclamar tal deducción, tiene que: Detallar las deducciones en el Anexo A (Formulario 1040) si es empleado; Presentar el Anexo C (Formulario 1040), Anexo C-EZ (Formulario 1040) o el Anexo F (Formulario 1040) si trabaja por cuenta propia y Tener gastos de estudios calificados explicados bajo Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción . How do i file back taxes Si es empleado y puede detallar las deducciones, tal vez pueda reclamar una deducción por los gastos pagados por estudios que se relacionen con el trabajo. How do i file back taxes Su deducción será la cantidad total de sus gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos más otros gastos relacionados con el trabajo y ciertos gastos misceláneos (con la excepción de los gastos del trabajo relacionados con el impedimento de personas discapacitadas) que sea mayor que el 2% de sus ingresos brutos ajustados (AGI, por sus siglas en inglés). How do i file back taxes Vea el capítulo 28. How do i file back taxes Si trabaja por cuenta propia, deduciría los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos directamente de sus ingresos del trabajo por cuenta propia. How do i file back taxes Los gastos de estudios relacionados con el trabajo también podrían darle derecho a otros beneficios tributarios, tales como el crédito tributario de oportunidad para los estadounidenses y el crédito vitalicio por aprendizaje (vea el capítulo 35). How do i file back taxes Es posible que tenga derecho a estos beneficios incluso si no cumple los requisitos indicados anteriormente. How do i file back taxes Asimismo, debe tomar en consideración que es posible que sus gastos de estudios relacionados con el trabajo le podrían dar derecho a reclamar más de un beneficio tributario. How do i file back taxes Por lo general, puede reclamar cualquier cantidad de beneficios siempre que utilice diferentes gastos para calcular cada uno de ellos. How do i file back taxes Cuando calcule sus impuestos, tal vez desee comparar estos beneficios tributarios para elegir el (los) método(s) mediante el (los) cual(es) obtenga el menor impuesto por pagar. How do i file back taxes Useful Items - You may want to see: Publicación 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil), en inglés 970 Tax Benefits for Education (Beneficios tributarios por estudios), en inglés Formulario (e Instrucciones) 2106 Employee Business Expenses (Gastos de negocios del empleado), en inglés 2106-EZ Unreimbursed Employee Business Expenses (Gastos de negocios del empleado no reembolsados), en inglés Anexo A (Formulario 1040) Itemized Deductions (Deducciones detalladas), en inglés Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción Puede deducir como gastos de negocio los costos de estudios relacionados con el trabajo si éstos reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Éstos son estudios que cumplen al menos uno de los dos siguientes requisitos: Su empleador o la ley requiere dichos estudios para mantener su sueldo, situación o trabajo actual. How do i file back taxes Los estudios requeridos tienen que servir para un propósito comercial legítimo (bona fide) de su empleador. How do i file back taxes Los estudios mantienen o mejoran las destrezas necesarias en su trabajo actual. How do i file back taxes No obstante, aun si sus estudios cumplen uno o ambos de los requisitos anteriores, no se considera que dichos estudios estén relacionados con el trabajo ni que reúnen los requisitos de la deducción si: Se requieren para satisfacer los requisitos mínimos de educación de su oficio o negocio actual o Forman parte de un programa de estudios que lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Puede deducir los costos de los estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción como gasto de negocios incluso si, al completar dichos estudios, tiene la posibilidad de obtener un título universitario. How do i file back taxes Utilice la Figura 27-A, más adelante, para verificar rápidamente si sus estudios reúnen los requisitos. How do i file back taxes Estudios Requeridos por el Empleador o por Ley Una vez que haya cumplido los requisitos mínimos de educación para su trabajo, es posible que su empleador o la ley le exija seguir sus estudios. How do i file back taxes Se considera que dichos estudios adicionales son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos si se cumplen los tres siguientes requisitos: Se requieren para que mantenga su sueldo, situación o trabajo actual; El requisito sirve un propósito legítimo (bona fide) comercial de su empleador y Los estudios no forman parte de un programa que lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Si completa más estudios de los requeridos por su empleador o la ley, estos estudios adicionales sólo pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción si mantienen o mejoran las destrezas requeridas en su trabajo actual. How do i file back taxes Vea Estudios para Mantener o Mejorar Destrezas , más adelante. How do i file back taxes Ejemplo. How do i file back taxes Usted es un maestro que ha cumplido los requisitos mínimos para enseñar. How do i file back taxes Su empleador le exige que tome un curso universitario adicional cada año para poder seguir con su puesto actual de maestro. How do i file back taxes Si los cursos no lo capacitarán para un nuevo oficio o negocio, entonces serán estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos, incluso si en el futuro recibe una maestría y un aumento de sueldo debido a estos estudios adicionales. How do i file back taxes Estudios para Mantener o Mejorar Destrezas Si su empleador o la ley no requiere estudios, éstos pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción sólo si mantienen o mejoran las destrezas necesarias en su trabajo actual. How do i file back taxes Éstos pueden incluir cursos de actualización, cursos sobre avances profesionales y cursos académicos o vocacionales. How do i file back taxes Ejemplo. How do i file back taxes Usted repara televisores, radios y sistemas estereofónicos para la tienda XYZ. How do i file back taxes Para mantenerse al corriente de los últimos avances en su profesión, toma cursos especiales de servicios de radio y sistemas estereofónicos. How do i file back taxes Estos cursos mantienen y mejoran las destrezas requeridas en su trabajo. How do i file back taxes Mantenimiento de destrezas versus capacitación para un empleo nuevo. How do i file back taxes   Los estudios para mantener o mejorar destrezas que se requieren en su trabajo actual no son estudios que reúnen los requisitos de la deducción si también lo capacitarán para un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Estudios durante ausencia temporal. How do i file back taxes   Si deja de trabajar durante un año o menos para cursar estudios con el fin de mantener o mejorar las destrezas necesarias en su trabajo actual y luego regresa a su trabajo y desempeña las mismas labores generales, su ausencia se considera temporal. How do i file back taxes Los estudios cursados durante una ausencia temporal son estudios relacionados con el trabajo que cumplen los requisitos de la deducción si mantienen o mejoran las destrezas necesarias en su trabajo actual. How do i file back taxes Ejemplo. How do i file back taxes Deja su trabajo de investigación en biología para convertirse en estudiante de posgrado de biología a tiempo completo durante un año. How do i file back taxes Si regresa a trabajar en investigación en biología después de concluir los cursos, los estudios se relacionan con su trabajo actual incluso si no regresa a trabajar para el mismo empleador. How do i file back taxes Estudios durante ausencia indefinida. How do i file back taxes   Si deja de trabajar durante más de un año, su ausencia del trabajo se considera indefinida. How do i file back taxes Se considera que los estudios cursados durante una ausencia indefinida, aun si mantienen o mejoran las destrezas necesarias en el trabajo del cual se ausenta, lo capacitan para un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Por lo tanto, no son estudios relacionados con el trabajo que reúnan los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Estudios para Satisfacer los Requisitos Mínimos Los estudios necesarios para cumplir los requisitos mínimos de educación para su oficio o negocio actual no son estudios relacionados con el trabajo que reúnan los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Los requisitos mínimos de educación se determinan a través de: Leyes y reglamentos; Normas de su profesión, oficio o negocio y Su empleador. How do i file back taxes Una vez que haya cumplido los requisitos mínimos de educación vigentes cuando se le contrató, no tiene que cumplir nuevos requisitos mínimos de educación. How do i file back taxes Esto significa que si los requisitos mínimos cambian después de que haya sido contratado, los estudios necesarios para satisfacer los nuevos requisitos pueden ser estudios que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes No ha cumplido los requisitos mínimos de educación de su oficio o negocio sólo porque ya está realizando el trabajo. How do i file back taxes Ejemplo 1. How do i file back taxes Es estudiante de ingeniería a tiempo completo. How do i file back taxes Aunque no ha recibido su título o certificación, trabaja a tiempo parcial como ingeniero en una empresa que lo contratará como ingeniero a tiempo completo después de que finalice sus estudios universitarios. How do i file back taxes Aunque sus cursos universitarios de ingeniería mejoran sus destrezas en su trabajo actual, también se requieren para cumplir los requisitos laborales mínimos para contratar a un ingeniero a tiempo completo. How do i file back taxes Estos estudios no son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Ejemplo 2. How do i file back taxes Es contador y ha cumplido con los requisitos mínimos de educación de su empleador. How do i file back taxes Posteriormente, éste cambia los requisitos mínimos de educación y requiere que tome cursos universitarios para mantener su trabajo. How do i file back taxes Estos cursos adicionales pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción porque ya ha cumplido los requisitos mínimos vigentes al momento de su contratación. How do i file back taxes Requisitos para los Docentes Por lo general, los estados o distritos escolares establecen los requisitos mínimos de educación para los docentes. How do i file back taxes El requisito es el título universitario o la cantidad mínima de horas de estudio universitario que suele exigirse para la contratación de una persona para dicho cargo. How do i file back taxes Si no existen requisitos, habrá cumplido los requisitos mínimos de educación cuando pase a ser miembro del cuerpo docente. How do i file back taxes La determinación de si usted es miembro del cuerpo docente de una institución educativa tiene que ser hecha en base de las prácticas particulares de dicha institución. How do i file back taxes Por lo general, se le considerará miembro del cuerpo docente si se da una o más de las siguientes condiciones: Es profesor titular o catedrático. How do i file back taxes Sus años de servicio se acreditan para obtener el cargo académico o cátedra. How do i file back taxes Tiene un voto en las decisiones del cuerpo docente. How do i file back taxes Su institución académica hace aportaciones en nombre suyo a un plan de jubilación que no sea el Seguro Social o un programa similar. How do i file back taxes Ejemplo 1. How do i file back taxes La ley en el estado donde vive exige que los maestros novatos de escuela secundaria tengan un título universitario, incluidos 10 cursos de educación profesional. How do i file back taxes Asimismo, para mantener su trabajo, un maestro tiene que realizar un quinto año de capacitación dentro de un plazo de 10 años a partir de la fecha de contratación. How do i file back taxes Si la escuela empleadora certifica ante el Departamento de Educación estatal que no puede encontrar maestros calificados, la escuela puede contratar a personas con sólo 3 años de estudios universitarios. How do i file back taxes No obstante, para mantener su trabajo, estos maestros tienen que obtener un título universitario y completar los cursos de educación profesional requeridos dentro de un plazo de 3 años. How do i file back taxes De acuerdo con lo anterior, el título universitario, incluya o no los 10 cursos de educación profesional, se considera el requisito mínimo de educación para calificar como maestro en el estado donde vive. How do i file back taxes Si posee toda la educación requerida, a excepción del quinto año, ha cumplido los requisitos mínimos de educación. How do i file back taxes El quinto año de capacitación se considera estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción a menos que forme parte de un programa de estudios que lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Figura 27–A. How do i file back taxes ¿Reúnen los Requisitos sus Estudios Relacionados con el Trabajo? Please click here for the text description of the image. How do i file back taxes Figura 27−A. How do i file back taxes ¿Reúnen los requisitos sus estudios relacionados con el trabajo? Ejemplo 2. How do i file back taxes Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que tiene título universitario y sólo seis cursos de educación profesional. How do i file back taxes Los cuatro cursos adicionales pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Aunque no tiene todos los cursos requeridos, ya ha cumplido los requisitos mínimos de educación. How do i file back taxes Ejemplo 3. How do i file back taxes Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que lo han contratado con sólo 3 años de estudios universitarios. How do i file back taxes Los cursos que tome para lograr un título (incluso en el campo de enseñanza) no son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Éstos se requieren para cumplir los requisitos mínimos de educación para trabajar como maestro. How do i file back taxes Ejemplo 4. How do i file back taxes Tiene un título universitario y trabaja como instructor temporal en una universidad. How do i file back taxes Al mismo tiempo, toma cursos de posgrado para obtener un título superior. How do i file back taxes Las reglas de la universidad estipulan que puede pasar a ser miembro del cuerpo docente sólo si obtiene un posgrado. How do i file back taxes Además, puede mantener su trabajo como instructor sólo si demuestra un avance satisfactorio para obtener este título. How do i file back taxes No ha cumplido los requisitos mínimos de educación para ser miembro del cuerpo docente. How do i file back taxes Los cursos de posgrado no son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Licencia en un nuevo estado. How do i file back taxes   Una vez que haya cumplido los requisitos mínimos de educación para maestros de su estado, se considera que ha cumplido los requisitos mínimos de educación en todos los estados. How do i file back taxes Esto se aplica incluso si tiene que cursar estudios adicionales para recibir la licencia en otro estado. How do i file back taxes Los estudios adicionales que necesite son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos para la deducción. How do i file back taxes Ya ha cumplido los requisitos mínimos de educación para enseñar. How do i file back taxes Enseñar en otro estado no constituye un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Ejemplo. How do i file back taxes Posee una licencia permanente para enseñar en el Estado A y ha trabajado como maestro en ese estado durante varios años. How do i file back taxes Se muda al Estado B y lo contratan inmediatamente como maestro. How do i file back taxes Sin embargo, tiene que realizar ciertos cursos prescritos para obtener una licencia permanente para enseñar en el Estado B. How do i file back taxes Estos cursos adicionales son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción debido a que el puesto de maestro en el Estado B implica el mismo tipo de trabajo general para el cual reunía los requisitos en el Estado A. How do i file back taxes Estudios que lo Capacitan para un Nuevo Oficio o Negocio Los estudios que forman parte de un programa de estudios a fin de capacitarlo para un nuevo oficio o negocio no están relacionados con el trabajo y no reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Esto es aplicable incluso si no tiene intención de ingresar en ese oficio o negocio. How do i file back taxes Si es empleado, un cambio de deberes que implique el mismo tipo de trabajo general no es un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Ejemplo 1. How do i file back taxes Es contador. How do i file back taxes Su empleador le exige que saque un título en derecho corriendo con sus propios gastos. How do i file back taxes Se inscribe en una escuela de derecho con la intención de cursar el plan de estudios típico para lograr un título en derecho. How do i file back taxes Aun si su intención no es ser abogado, los estudios no reúnen los requisitos de la deducción debido a que el título en derecho lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. How do i file back taxes Ejemplo 2. How do i file back taxes Es médico de medicina general. How do i file back taxes Toma un curso de dos semanas para revisar los avances en diversos campos especializados de la medicina. How do i file back taxes El curso no lo capacita para una nueva profesión. How do i file back taxes Se considera que está relacionado con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción porque mantiene o mejora las destrezas requeridas en su profesión actual. How do i file back taxes Ejemplo 3. How do i file back taxes Durante su trabajo en la práctica privada de psiquiatría, ingresa a un programa para estudiar y capacitarse en un instituto de psicoanálisis acreditado. How do i file back taxes El programa lo capacitará para practicar el psicoanálisis. How do i file back taxes La formación en psicoanálisis no lo capacitará para una nueva profesión. How do i file back taxes Está relacionada con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción porque mantiene o mejora las destrezas necesarias en su profesión actual. How do i file back taxes Curso de preparación para el examen de reválida de derecho o para el examen para contadores públicos autorizados Los cursos de preparación para el examen de reválida para ejercer la abogacía o el examen para contadores públicos autorizados (CPA, por sus siglas en inglés) no son estudios relacionados con el trabajo que cumplan los requisitos. How do i file back taxes Forman parte de un programa de estudios que puede capacitarlo para una nueva profesión. How do i file back taxes Deberes Magisteriales y Afines Todos los deberes magisteriales y deberes afines se consideran relativamente el mismo tipo de trabajo. How do i file back taxes Un cambio de deberes de cualquiera de las siguientes maneras no se considera un cambio a una nueva ocupación: Maestro de escuela primaria a maestro de escuela secundaria. How do i file back taxes Maestro de una asignatura, como biología, a maestro de otra asignatura, como arte. How do i file back taxes Maestro a consejero académico. How do i file back taxes Maestro a administrador escolar. How do i file back taxes Qué Gastos se Pueden Deducir Si sus estudios satisfacen los requisitos descritos anteriormente en Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción , por lo general, puede deducir sus gastos de estudios como gastos de negocios. How do i file back taxes Si no trabaja por cuenta propia, puede deducir gastos de negocios sólo si detalla sus deducciones. How do i file back taxes No puede deducir gastos relacionados con ingresos exentos ni excluidos de impuestos. How do i file back taxes Gastos deducibles. How do i file back taxes   Se pueden deducir los siguientes gastos de estudios: Matrícula, libros, útiles escolares, cuotas de laboratorio y artículos similares. How do i file back taxes Ciertos costos de transporte y viajes. How do i file back taxes Otros gastos de estudios, como costos de investigación y de procesamiento de palabras (mecanografía) al escribir un ensayo o tésis como parte de un programa de estudios. How do i file back taxes Gastos no deducibles. How do i file back taxes   No puede deducir sus gastos personales o de capital. How do i file back taxes Por ejemplo, no puede deducir el valor en dólares de un período de vacaciones o permiso anual (vacaciones remuneradas) que toma para asistir a clases. How do i file back taxes Esta cantidad es un gasto personal. How do i file back taxes Reembolso no reclamado. How do i file back taxes   Aun si no reclama reembolsos a los que tiene derecho a recibir de su empleador, no puede deducir los gastos correspondientes a ese reembolso no reclamado. How do i file back taxes Ejemplo. How do i file back taxes Su empleador acuerda pagar sus gastos de estudios si usted presenta un vale que muestre sus gastos. How do i file back taxes Usted no presenta un vale y no se los reembolsan. How do i file back taxes Como no presentó un vale, no puede deducir los gastos en su declaración de impuestos. How do i file back taxes Gastos de Transporte Si sus estudios reúnen los requisitos, puede deducir los costos de transporte locales en los que tiene que incurrir para viajar directamente del trabajo a la escuela. How do i file back taxes Si tiene un trabajo habitual y asiste a la escuela de forma temporal, también puede deducir los costos de regreso de la escuela a su domicilio. How do i file back taxes Asistencia temporal. How do i file back taxes   Asiste a la escuela de manera temporal si alguna de las siguientes situaciones corresponde a su caso: Se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure 1 año o menos y en realidad dura 1 año o menos. How do i file back taxes Al principio, se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure 1 año o menos, pero posteriormente es factible que dure más de 1 año. How do i file back taxes Su asistencia es temporal hasta la fecha en la que determine que durará más de 1 año. How do i file back taxes Nota: Si se encuentra en la situación (1) o (2), su asistencia no es temporal si los hechos y las circunstancias indican lo contrario. How do i file back taxes Asistencia no temporal. How do i file back taxes   No asiste a la escuela de manera temporal si alguna de las siguientes situaciones le corresponde: Se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure más de 1 año. How do i file back taxes No importa cuánto tiempo de hecho asista. How do i file back taxes Al principio, se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure 1 año o menos, pero posteriormente se espera que dure más de 1 año. How do i file back taxes Su asistencia no es temporal después de la fecha en la que se determine que durará más de 1 año. How do i file back taxes Gastos de Transporte Deducibles Si trabaja de manera habitual y se dirige directamente de su domicilio a la escuela de manera temporal, puede deducir los costos del viaje de ida y regreso entre su domicilio y la escuela. How do i file back taxes Esto es aplicable sin importar la ubicación de dicho lugar, la distancia recorrida o si asiste a cursos en dicho lugar en días no laborables. How do i file back taxes Los gastos de transporte incluyen los costos reales de autobús, metro, taxi u otras tarifas, así como los costos del uso de su automóvil. How do i file back taxes Los gastos de transporte no incluyen cantidades gastadas por viaje, comidas o alojamiento cuando pasa la noche fuera de su casa. How do i file back taxes Ejemplo 1. How do i file back taxes Trabaja habitualmente en una ciudad cercana y viaja directamente del trabajo a su domicilio. How do i file back taxes Asimismo, asiste a la escuela cada noche entre semana durante 3 meses para tomar un curso que mejore sus destrezas laborales. How do i file back taxes Dado que asiste a una escuela de forma temporal, puede deducir sus gastos diarios de transporte de ida y regreso entre su domicilio y la escuela. How do i file back taxes Esto es aplicable independientemente de la distancia recorrida. How do i file back taxes Ejemplo 2. How do i file back taxes Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, salvo que algunas noches se dirige directamente del trabajo a la escuela y luego a su domicilio. How do i file back taxes Puede deducir sus gastos de transporte desde su lugar de trabajo habitual a la escuela y luego al domicilio. How do i file back taxes Ejemplo 3. How do i file back taxes Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que asiste a la escuela durante 9 meses todos los sábados, los cuales no son días laborables. How do i file back taxes Dado que asiste a la escuela de manera temporal, puede deducir sus gastos de transporte de ida y regreso entre su casa y la escuela. How do i file back taxes Ejemplo 4. How do i file back taxes Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que asiste a clases dos veces a la semana durante 15 meses. How do i file back taxes Dado que su asistencia a la escuela no se considera temporal, no puede deducir sus gastos de transporte entre su casa y la escuela. How do i file back taxes Si se dirige a la escuela directamente desde el trabajo, puede deducir los gastos de transporte de ida desde el trabajo a la escuela. How do i file back taxes Si del trabajo se dirige a su casa y luego a la escuela y regresa a su casa, sus gastos de transporte no pueden ser mayores que los gastos en los que hubiese incurrido de haber viajado directamente del trabajo a la escuela. How do i file back taxes Uso de su automóvil. How do i file back taxes   Si usa su automóvil (propio o arrendado) para viajar a la escuela, puede deducir sus gastos reales o utilizar la tarifa estándar de millaje para calcular la cantidad que puede deducir. How do i file back taxes La tarifa estándar por millas recorridas desde el 1 de enero de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2013 es 56½ centavos por milla. How do i file back taxes Independientemente de los métodos que escoja, también puede deducir cargos de estacionamiento y peajes. How do i file back taxes Vea el capítulo 26 para obtener información acerca de la deducción de sus gastos reales por el uso de un automóvil. How do i file back taxes Gastos de Viaje Puede deducir gastos de viajes, comidas (vea Límite del 50% del costo de comidas , más adelante) y alojamiento si viaja de un día a otro principalmente para realizar estudios con derecho a deducción relacionados con el trabajo. How do i file back taxes Los gastos de viaje para estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción reciben el mismo trato tributario que los gastos de viaje para otros propósitos de negocios del empleado. How do i file back taxes Para más información, vea el capítulo 26. How do i file back taxes No puede deducir gastos de actividades personales, como turismo, visitas o entretenimiento. How do i file back taxes Viajes principalmente con fines personales. How do i file back taxes   Si su viaje fuera de casa es principalmente con fines personales, no puede deducir todos sus gastos de viaje, comidas o alojamiento. How do i file back taxes Sólo puede deducir sus gastos de alojamiento y el 50% de sus gastos de comidas durante el período en el que asista a actividades de educación que reúnen los requisitos. How do i file back taxes   El determinar si el propósito del viaje es principalmente personal o para estudios depende de los hechos y las circunstancias. How do i file back taxes Un factor importante es la comparación del tiempo dedicado a actividades personales con el tiempo dedicado a actividades de educación. How do i file back taxes Si dedica más tiempo a actividades personales, el viaje se considera principalmente para estudios sólo si puede demostrar una razón importante y no personal de por qué viajó a un lugar específico. How do i file back taxes Ejemplo 1. How do i file back taxes Juan trabaja en Newark, Nueva Jersey. How do i file back taxes Viajó a Chicago para tomar un curso de una semana, a solicitud de su empleador, que puede deducir de sus impuestos. How do i file back taxes Su razón principal para viajar a Chicago fue el curso. How do i file back taxes Durante su estadía, realizó un viaje de turismo, salió a divertirse con algunos amigos y realizó un viaje adicional por el día a Pleasantville. How do i file back taxes Dado que el viaje era principalmente de negocios, Juan puede deducir su boleto aéreo de ida y vuelta a Chicago. How do i file back taxes No puede deducir los gastos de transporte de su viaje a Pleasantville. How do i file back taxes Sólo puede deducir las comidas (conforme al límite del 50%) y alojamiento relacionados con sus actividades educativas. How do i file back taxes Ejemplo 2. How do i file back taxes Susana trabaja en Boston. How do i file back taxes Asistió a una universidad en Michigan a fin de tomar un curso para su trabajo. How do i file back taxes El curso está relacionado con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Tomó un curso, que corresponde a un cuarto de la carga de estudios a tiempo completo. How do i file back taxes El resto del tiempo lo dedicó a actividades personales. How do i file back taxes Sus razones para tomar el curso en Michigan fueron personales. How do i file back taxes El viaje de Susana es principalmente personal, ya que tres cuartos de su tiempo se consideran tiempo personal. How do i file back taxes No puede deducir el costo de su boleto de tren de ida y regreso a Michigan. How do i file back taxes Puede deducir un cuarto del costo de las comidas (conforme al límite del 50%) y del alojamiento del período en que asistió a la universidad. How do i file back taxes Ejemplo 3. How do i file back taxes David trabaja en Nashville y recientemente viajó a California para asistir a un seminario de 2 semanas. How do i file back taxes El seminario está relacionado con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Durante su estadía, dedicó 8 semanas adicionales a actividades personales. How do i file back taxes Los hechos, incluida la estadía adicional de 8 semanas, demuestran que su finalidad principal era tomarse unas vacaciones. How do i file back taxes David no puede deducir su boleto de avión de ida y vuelta ni sus comidas y alojamiento durante las 8 semanas. How do i file back taxes Sólo puede deducir sus gastos por comida (sujeto al límite del 50%) y alojamiento durante las 2 semanas que asistió al seminario. How do i file back taxes Cruceros y congresos. How do i file back taxes   Algunos cruceros y congresos ofrecen seminarios o cursos como parte de su itinerario. How do i file back taxes Aun si los seminarios o cursos están relacionados con el trabajo, su deducción por viaje puede verse limitada. How do i file back taxes Esto es aplicable a: Viajes en buque transatlántico, crucero u otra forma de transporte marítimo de lujo y Congresos fuera del área de Norteamérica. How do i file back taxes   Si desea consultar más acerca de los límites de deducciones de gastos de viaje que sean aplicables a cruceros y congresos, vea Luxury Water Travel (Viajes en buques de lujo) y Conventions (Congresos) en el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés. How do i file back taxes Límite del 50% del costo de comidas. How do i file back taxes   Sólo puede deducir el 50% del costo de sus comidas cuando viaja fuera de casa para realizar estudios relacionados con el trabajo que reúnan los requisitos de la deducción. How do i file back taxes No se le pueden haber reembolsado los gastos por las comidas. How do i file back taxes   Los empleados tienen que usar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ para aplicar el límite del 50%. How do i file back taxes Viajes con Fines Educativos No puede deducir el costo de sus viajes con fines educativos, incluso si están directamente relacionados con los deberes de su trabajo o negocio. How do i file back taxes Ejemplo. How do i file back taxes Usted es maestro de francés. How do i file back taxes Durante una ausencia sabática otorgada para viajar, recorrió Francia para mejorar sus conocimientos del francés. How do i file back taxes Elige su itinerario y la mayoría de sus actividades con el fin de mejorar sus destrezas lingüísticas en francés. How do i file back taxes No puede deducir sus gastos de viaje como gastos de estudios. How do i file back taxes Esto es aplicable aunque haya dedicado la mayor parte del tiempo a aprender francés visitando escuelas y familias francesas, asistiendo a películas u obras de teatro y participando en actividades similares. How do i file back taxes No se Permiten Beneficios Dobles No se le permite hacer lo siguiente: Deducir los gastos de estudios relacionados con el trabajo como gastos de negocios si deduce estos gastos conforme con cualquier otra disposición de la ley, por ejemplo, la deducción de matrículas y cuotas (vea el capítulo 35). How do i file back taxes Deducir los gastos de estudios relacionados con el trabajo pagados con fondos de ayuda para los estudios provistos por el empleador, subvención o beca libre de impuestos. How do i file back taxes Vea Ajustes a Gastos de Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción , a continuación. How do i file back taxes Ajustes a Gastos de Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción Si paga gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción con determinados fondos exentos de impuestos, no puede reclamar una deducción por estas cantidades. How do i file back taxes Tiene que reducir la cantidad de los gastos que reúnen los requisitos por la cantidad de tales gastos que le pueden corresponder a la asistencia para estudios exenta de impuestos. How do i file back taxes Para más información, vea el capítulo 12 de la Publicación 970, en inglés. How do i file back taxes La asistencia para estudios exenta de impuestos incluye: La parte exenta de impuestos de becas de estudios y becas de investigación (vea el capítulo 1 de la Publicación 970, en inglés); La parte exenta de impuestos de las subvenciones federales Pell (vea el capítulo 1 de la Publicación 970, en inglés); La parte exenta de impuestos de la asistencia para estudios provista por el empleador (vea el capítulo 11 de la Publicación 970, en inglés); Asistencia para estudios destinada a veteranos (vea el capítulo 1 de la Publicación 970, en inglés) y Cualquier otro pago no gravable (libre de impuestos) (que no sean regalos o herencias) que reciba como asistencia para los estudios. How do i file back taxes Cantidades que no reducen los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes   No reduzca los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción las cantidades pagadas con fondos que el estudiante reciba como: Un pago por servicios, como salarios; Un préstamo; Un regalo; Una herencia o Un retiro de la cuenta de ahorros personal del estudiante. How do i file back taxes   Tampoco reduzca la cantidad de los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción por la cantidad de una beca de estudios o beca de investigación declarada como ingreso en la declaración de impuestos del estudiante ni becas que, según lo establecido, no se puedan aplicar a gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Reembolsos El trato tributario que dé a los reembolsos depende del acuerdo que tenga con su empleador. How do i file back taxes Existen dos tipos básicos de acuerdos de reembolso: planes con rendición de cuentas y planes sin rendición de cuentas. How do i file back taxes Puede determinar el tipo de plan mediante el cual se le reembolsa según la manera en que se declara el reembolso en su Formulario W-2. How do i file back taxes Para información sobre cómo tratar los reembolsos bajo planes con rendición de cuentas y planes sin rendición de cuentas, vea Reembolsos en el capítulo 26. How do i file back taxes Cómo Deducir Gastos de Negocios Las personas que trabajan por cuenta propia y los empleados declaran los gastos de negocios de manera diferente. How do i file back taxes La siguiente información explica qué formularios tiene que usar para deducir como gasto de negocios el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Personas que Trabajan por Cuenta Propia Si trabaja por cuenta propia, declare el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción en el formulario correspondiente que se utilizó para declarar su ingreso de negocio y gastos (generalmente en el Anexo C, C-EZ o F). How do i file back taxes Si sus gastos de estudios incluyen gastos de automóvil o camión, viajes o comidas, declare estos gastos de la misma forma en la que declara los demás gastos de negocios para esas partidas. How do i file back taxes Vea las instrucciones del formulario que presente para obtener información acerca de cómo completarlo. How do i file back taxes Empleados Si es empleado, puede deducir el costo de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción sólo si: No recibió (y no tuvo derecho a recibir) reembolsos de su empleador; Se le reembolsó conforme a un plan sin rendición de cuentas (la cantidad se incluye en el recuadro 1 del Formulario W-2) o Recibió un reembolso conforme a un plan con rendición de cuentas, pero la cantidad recibida fue menor que sus gastos por los cuales usted reclamó un reembolso. How do i file back taxes Si le corresponde el punto (1) o (2), puede deducir la totalidad del costo que reúne los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Si le corresponde el punto (3), puede deducir sólo los costos mayores que su reembolso que reúnen los requisitos de la deducción. How do i file back taxes Para deducir como gasto de negocios el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción, incluya la cantidad con su deducción para todos los demás gastos de negocios del empleado en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040). How do i file back taxes (Más adelante se explican las reglas especiales para gastos de ciertos artistas del espectáculo y funcionarios a los que se les pagan honorarios y para gastos de trabajo relacionados con un impedimento). How do i file back taxes Esta deducción (con la excepción de los gastos del trabajo relacionados con el impedimento de personas discapacitadas) está sujeta al límite de ingreso bruto ajustado del 2% aplicable a la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas. How do i file back taxes Vea el capítulo 28. How do i file back taxes Formulario 2106 o 2106-EZ. How do i file back taxes   Para calcular su deducción con respecto a los gastos de negocios del empleado, incluidos los estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción, por lo general tiene que completar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ. How do i file back taxes No se requiere el formulario. How do i file back taxes   No complete el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ si: Las cantidades incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2 no se consideran reembolsos y No declara gastos de viaje, transporte, comidas o entretenimiento. How do i file back taxes   Si cumple los dos requisitos anteriores, anote los gastos directamente en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040). How do i file back taxes (Más adelante se explican las reglas especiales para gastos de ciertos artistas del espectáculo y funcionarios a los que se les pagan honorarios y para gastos de trabajo relacionados con un impedimento). How do i file back taxes Uso del Formulario 2106-EZ. How do i file back taxes   Este formulario es más corto y fácil de usar que el Formulario 2106. How do i file back taxes Por lo general, puede usar este formulario si: Todos los reembolsos, si los hubiera, se incluyeron en el recuadro 1 de su Formulario W-2 y Utiliza la tarifa estándar por millas si declara gastos de vehículo. How do i file back taxes   Si no cumple estos dos requisitos, utilice el Formulario 2106. How do i file back taxes Artistas del Espectáculo y Funcionarios a los que se les Pagan Honorarios Si es artista del espectáculo que reúne los requisitos o funcionario del gobierno estatal (o local) que recibe su pago total o en parte de honorarios, puede deducir el costo de sus estudios relacionado con el trabajo que reúne los requisitos de la deducción como ajuste al ingreso bruto en lugar de una deducción detallada. How do i file back taxes Incluya el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción junto con todos los demás gastos de negocios del empleado y anote el total en la línea 24 del Formulario 1040. How do i file back taxes No tiene que detallar sus deducciones en el Anexo A (Formulario 1040) y, por lo tanto, la deducción no está sujeta al límite de ingreso bruto ajustado del 2%. How do i file back taxes Tiene que completar el Formulario 2106 o 2106-EZ para calcular su deducción, incluso si cumple los requisitos descritos anteriormente bajo No se requiere el formulario . How do i file back taxes Para más información acerca de los artistas del espectáculo que reúnen los requisitos, vea el capítulo 6 de la Publicación 463, en inglés. How do i file back taxes Gastos de Trabajo Relacionados con un Impedimento Si está incapacitado y tiene gastos de trabajo relacionados con un impedimento que sean necesarios para permitirle realizar estudios relacionados con el trabajo, que reúnen los requisitos de la deducción, puede deducir estos gastos en la línea 28 del Anexo A (Formulario 1040). How do i file back taxes No están sujetos al límite del 2% del ingreso bruto ajustado. How do i file back taxes Para deducir estos gastos, tiene que completar el Formulario 2106 o 2106-EZ, aun si cumple los requisitos descritos anteriormente en No se requiere el formulario . How do i file back taxes Para más información acerca de gastos de trabajo relacionados con un impedimento, vea el capítulo 6 de la Publicación 463, en inglés. How do i file back taxes Documentación Tiene que mantener documentación como comprobante de las deducciones reclamadas en su declaración de impuestos. How do i file back taxes Por lo general, debe mantener su documentación durante 3 años desde la fecha de presentación de la declaración y de haber reclamado la deducción. How do i file back taxes Para obtener información específica acerca de cómo mantener documentación de los gastos de negocios, vea Mantenimiento de Documentación en el capítulo 26. How do i file back taxes Prev  Up  Next   Home   More Online Publications
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The How Do I File Back Taxes

How do i file back taxes 5. How do i file back taxes   Recordkeeping Table of Contents How To Prove ExpensesWhat Are Adequate Records? What If I Have Incomplete Records? Separating and Combining Expenses How Long To Keep Records and Receipts Examples of Records If you deduct travel, entertainment, gift, or transportation expenses, you must be able to prove (substantiate) certain elements of expense. How do i file back taxes This chapter discusses the records you need to keep to prove these expenses. How do i file back taxes If you keep timely and accurate records, you will have support to show the IRS if your tax return is ever examined. How do i file back taxes You will also have proof of expenses that your employer may require if you are reimbursed under an accountable plan. How do i file back taxes These plans are discussed in chapter 6 under Reimbursements . How do i file back taxes How To Prove Expenses Table 5-1 is a summary of records you need to prove each expense discussed in this publication. How do i file back taxes You must be able to prove the elements listed across the top portion of the chart. How do i file back taxes You prove them by having the information and receipts (where needed) for the expenses listed in the first column. How do i file back taxes You cannot deduct amounts that you approximate or estimate. How do i file back taxes You should keep adequate records to prove your expenses or have sufficient evidence that will support your own statement. How do i file back taxes You must generally prepare a written record for it to be considered adequate. How do i file back taxes This is because written evidence is more reliable than oral evidence alone. How do i file back taxes However, if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record. How do i file back taxes What Are Adequate Records? You should keep the proof you need in an account book, diary, log, statement of expense, trip sheets, or similar record. How do i file back taxes You should also keep documentary evidence that, together with your record, will support each element of an expense. How do i file back taxes Documentary evidence. How do i file back taxes   You generally must have documentary evidence, such as receipts, canceled checks, or bills, to support your expenses. How do i file back taxes Exception. How do i file back taxes   Documentary evidence is not needed if any of the following conditions apply. How do i file back taxes You have meals or lodging expenses while traveling away from home for which you account to your employer under an accountable plan, and you use a per diem allowance method that includes meals and/or lodging. How do i file back taxes ( Accountable plans and per diem allowances are discussed in chapter 6. How do i file back taxes ) Your expense, other than lodging, is less than $75. How do i file back taxes You have a transportation expense for which a receipt is not readily available. How do i file back taxes Adequate evidence. How do i file back taxes   Documentary evidence ordinarily will be considered adequate if it shows the amount, date, place, and essential character of the expense. How do i file back taxes   For example, a hotel receipt is enough to support expenses for business travel if it has all of the following information. How do i file back taxes The name and location of the hotel. How do i file back taxes The dates you stayed there. How do i file back taxes Separate amounts for charges such as lodging, meals, and telephone calls. How do i file back taxes   A restaurant receipt is enough to prove an expense for a business meal if it has all of the following information. How do i file back taxes The name and location of the restaurant. How do i file back taxes The number of people served. How do i file back taxes The date and amount of the expense. How do i file back taxes If a charge is made for items other than food and beverages, the receipt must show that this is the case. How do i file back taxes Canceled check. How do i file back taxes   A canceled check, together with a bill from the payee, ordinarily establishes the cost. How do i file back taxes However, a canceled check by itself does not prove a business expense without other evidence to show that it was for a business purpose. How do i file back taxes Duplicate information. How do i file back taxes   You do not have to record information in your account book or other record that duplicates information shown on a receipt as long as your records and receipts complement each other in an orderly manner. How do i file back taxes   You do not have to record amounts your employer pays directly for any ticket or other travel item. How do i file back taxes However, if you charge these items to your employer, through a credit card or otherwise, you must keep a record of the amounts you spend. How do i file back taxes Timely-kept records. How do i file back taxes   You should record the elements of an expense or of a business use at or near the time of the expense or use and support it with sufficient documentary evidence. How do i file back taxes A timely-kept record has more value than a statement prepared later when generally there is a lack of accurate recall. How do i file back taxes   You do not need to write down the elements of every expense on the day of the expense. How do i file back taxes If you maintain a log on a weekly basis that accounts for use during the week, the log is considered a timely-kept record. How do i file back taxes   If you give your employer, client, or customer an expense account statement, it can also be considered a timely-kept record. How do i file back taxes This is true if you copy it from your account book, diary, log, statement of expense, trip sheets, or similar record. How do i file back taxes Proving business purpose. How do i file back taxes   You must generally provide a written statement of the business purpose of an expense. How do i file back taxes However, the degree of proof varies according to the circumstances in each case. How do i file back taxes If the business purpose of an expense is clear from the surrounding circumstances, then you do not need to give a written explanation. How do i file back taxes Example. How do i file back taxes If you are a sales representative who calls on customers on an established sales route, you do not have to give a written explanation of the business purpose for traveling that route. How do i file back taxes You can satisfy the requirements by recording the length of the delivery route once, the date of each trip at or near the time of the trips, and the total miles you drove the car during the tax year. How do i file back taxes You could also establish the date of each trip with a receipt, record of delivery, or other documentary evidence. How do i file back taxes Confidential information. How do i file back taxes   You do not need to put confidential information relating to an element of a deductible expense (such as the place, business purpose, or business relationship) in your account book, diary, or other record. How do i file back taxes However, you do have to record the information elsewhere at or near the time of the expense and have it available to fully prove that element of the expense. How do i file back taxes What If I Have Incomplete Records? If you do not have complete records to prove an element of an expense, then you must prove the element with: Your own written or oral statement containing specific information about the element, and Other supporting evidence that is sufficient to establish the element. How do i file back taxes If the element is the description of a gift, or the cost, time, place, or date of an expense, the supporting evidence must be either direct evidence or documentary evidence. How do i file back taxes Direct evidence can be written statements or the oral testimony of your guests or other witnesses setting forth detailed information about the element. How do i file back taxes Documentary evidence can be receipts, paid bills, or similar evidence. How do i file back taxes If the element is either the business relationship of your guests or the business purpose of the amount spent, the supporting evidence can be circumstantial rather than direct. How do i file back taxes For example, the nature of your work, such as making deliveries, provides circumstantial evidence of the use of your car for business purposes. How do i file back taxes Invoices of deliveries establish when you used the car for business. How do i file back taxes Table 5-1. How do i file back taxes How To Prove Certain Business Expenses IF you have expenses for . How do i file back taxes . How do i file back taxes THEN you must keep records that show details of the following elements . How do i file back taxes . How do i file back taxes . How do i file back taxes   Amount Time Place or  Description Business Purpose Business Relationship Travel Cost of each separate expense for travel, lodging, and meals. How do i file back taxes Incidental expenses may be totaled in reasonable categories such as taxis, fees and tips, etc. How do i file back taxes Dates you left and returned for each trip and number of days spent on business. How do i file back taxes Destination or area of your travel (name of city, town, or other designation). How do i file back taxes Purpose: Business purpose for the expense or the business benefit gained or expected to be gained. How do i file back taxes    Relationship: N/A Entertainment Cost of each separate expense. How do i file back taxes Incidental expenses such as taxis, telephones, etc. How do i file back taxes , may be totaled on a daily basis. How do i file back taxes Date of entertainment. How do i file back taxes (Also see Business Purpose. How do i file back taxes ) Name and address or location of place of entertainment. How do i file back taxes Type of entertainment if not otherwise apparent. How do i file back taxes (Also see Business Purpose. How do i file back taxes ) Purpose: Business purpose for the expense or the business benefit gained or expected to be gained. How do i file back taxes  For entertainment, the nature of the business discussion or activity. How do i file back taxes If the entertainment was directly before or after a business discussion: the date, place, nature, and duration of the business discussion, and the identities of the persons who took part in both the business discussion and the entertainment activity. How do i file back taxes    Relationship: Occupations or other information (such as names, titles, or other designations) about the recipients that shows their business relationship to you. How do i file back taxes  For entertainment, you must also prove that you or your employee was present if the entertainment was a business meal. How do i file back taxes Gifts Cost of the gift. How do i file back taxes Date of the gift. How do i file back taxes Description of the gift. How do i file back taxes   Transportation Cost of each separate expense. How do i file back taxes For car expenses, the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year. How do i file back taxes Date of the expense. How do i file back taxes For car expenses, the date of the use of the car. How do i file back taxes Your business destination. How do i file back taxes Purpose: Business purpose for the expense. How do i file back taxes    Relationship: N/A Sampling. How do i file back taxes   You can keep an adequate record for parts of a tax year and use that record to prove the amount of business or investment use for the entire year. How do i file back taxes You must demonstrate by other evidence that the periods for which an adequate record is kept are representative of the use throughout the tax year. How do i file back taxes Example. How do i file back taxes You use your car to visit the offices of clients, meet with suppliers and other subcontractors, and pick up and deliver items to clients. How do i file back taxes There is no other business use of the car, but you and your family use the car for personal purposes. How do i file back taxes You keep adequate records during the first week of each month that show that 75% of the use of the car is for business. How do i file back taxes Invoices and bills show that your business use continues at the same rate during the later weeks of each month. How do i file back taxes Your weekly records are representative of the use of the car each month and are sufficient evidence to support the percentage of business use for the year. How do i file back taxes Exceptional circumstances. How do i file back taxes   You can satisfy the substantiation requirements with other evidence if, because of the nature of the situation in which an expense is made, you cannot get a receipt. How do i file back taxes This applies if all the following are true. How do i file back taxes You were unable to obtain evidence for an element of the expense or use that completely satisfies the requirements explained earlier under What Are Adequate Records . How do i file back taxes You are unable to obtain evidence for an element that completely satisfies the two rules listed earlier under What If I Have Incomplete Records . How do i file back taxes You have presented other evidence for the element that is the best proof possible under the circumstances. How do i file back taxes Destroyed records. How do i file back taxes   If you cannot produce a receipt because of reasons beyond your control, you can prove a deduction by reconstructing your records or expenses. How do i file back taxes Reasons beyond your control include fire, flood, and other casualties. How do i file back taxes    Table 5-2. How do i file back taxes Daily Business Mileage and Expense Log Name:       Odometer Readings Expenses Date Destination  (City, Town, or Area) Business Purpose Start Stop Miles  this trip Type  (Gas, oil, tolls, etc. How do i file back taxes ) Amount                                                                                                                   Weekly  Total             Total Year-to-Date             Separating and Combining Expenses This section explains when expenses must be kept separate and when expenses can be combined. How do i file back taxes Separating expenses. How do i file back taxes   Each separate payment is generally considered a separate expense. How do i file back taxes For example, if you entertain a customer or client at dinner and then go to the theater, the dinner expense and the cost of the theater tickets are two separate expenses. How do i file back taxes You must record them separately in your records. How do i file back taxes Season or series tickets. How do i file back taxes   If you buy season or series tickets for business use, you must treat each ticket in the series as a separate item. How do i file back taxes To determine the cost of individual tickets, divide the total cost (but not more than face value) by the number of games or performances in the series. How do i file back taxes You must keep records to show whether you use each ticket as a gift or entertainment. How do i file back taxes Also, you must be able to prove the cost of nonluxury box seat tickets if you rent a skybox or other private luxury box for more than one event. How do i file back taxes See Entertainment tickets in chapter 2. How do i file back taxes Combining items. How do i file back taxes   You can make one daily entry in your record for reasonable categories of expenses. How do i file back taxes Examples are taxi fares, telephone calls, or other incidental travel costs. How do i file back taxes Meals should be in a separate category. How do i file back taxes You can include tips for meal-related services with the costs of the meals. How do i file back taxes   Expenses of a similar nature occurring during the course of a single event are considered a single expense. How do i file back taxes For example, if during entertainment at a cocktail lounge, you pay separately for each serving of refreshments, the total expense for the refreshments is treated as a single expense. How do i file back taxes Car expenses. How do i file back taxes   You can account for several uses of your car that can be considered part of a single use, such as a round trip or uninterrupted business use, with a single record. How do i file back taxes Minimal personal use, such as a stop for lunch on the way between two business stops, is not an interruption of business use. How do i file back taxes Example. How do i file back taxes You make deliveries at several different locations on a route that begins and ends at your employer's business premises and that includes a stop at the business premises between two deliveries. How do i file back taxes You can account for these using a single record of miles driven. How do i file back taxes Gift expenses. How do i file back taxes   You do not always have to record the name of each recipient of a gift. How do i file back taxes A general listing will be enough if it is evident that you are not trying to avoid the $25 annual limit on the amount you can deduct for gifts to any one person. How do i file back taxes For example, if you buy a large number of tickets to local high school basketball games and give one or two tickets to each of many customers, it is usually enough to record a general description of the recipients. How do i file back taxes Allocating total cost. How do i file back taxes   If you can prove the total cost of travel or entertainment but you cannot prove how much it cost for each person who participated in the event, you may have to allocate the total cost among you and your guests on a pro rata basis. How do i file back taxes To do so, you must establish the number of persons who participated in the event. How do i file back taxes   An allocation would be needed, for example, if you did not have a business relationship with all of your guests. How do i file back taxes See Allocating between business and nonbusiness in chapter 2. How do i file back taxes If your return is examined. How do i file back taxes    If your return is examined, you may have to provide additional information to the IRS. How do i file back taxes This information could be needed to clarify or to establish the accuracy or reliability of information contained in your records, statements, testimony, or documentary evidence before a deduction is allowed. How do i file back taxes    THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM Table 5-3. How do i file back taxes Weekly Traveling Expense and Entertainment Record From: To: Name: Expenses Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Total 1. How do i file back taxes Travel Expenses: Airlines                                 Excess Baggage                                 Bus – Train                                 Cab and Limousine                                 Tips                                 Porter                                 2. How do i file back taxes Meals and Lodging:  Breakfast                                 Lunch                                 Dinner                                 Hotel and Motel  (Detail in Schedule B)                                 3. How do i file back taxes Entertainment  (Detail in Schedule C)                                 4. How do i file back taxes Other Expenses:  Postage                                 Telephone & Telegraph                                 Stationery & Printing                                 Stenographer                                 Sample Room                                 Advertising                                 Assistant(s)                                 Trade Shows                                 5. How do i file back taxes Car Expenses: (List all car expenses - the division between business and personal expenses may be made at the end of the year. How do i file back taxes ) (Detail mileage in Schedule A. How do i file back taxes ) Gas, oil, lube, wash                                 Repairs, parts                                 Tires, supplies                                 Parking fees, tolls                                 6. How do i file back taxes Other (Identify)                                 Total                                 Note: Attach receipted bills for (1) ALL lodging and (2) any other expenses of $75. How do i file back taxes 00 or more. How do i file back taxes Schedule A – Car Mileage: End                 Start                 Total                 Business Mileage                 Schedule B – Lodging Hotel or Motel Name                 City                 Schedule C – Entertainment Date Item Place Amount Business Purpose Business Relationship                                             WEEKLY REIMBURSEMENTS:     Travel and transportation expenses     Other reimbursements     TOTAL   How Long To Keep Records and Receipts You must keep records as long as they may be needed for the administration of any provision of the Internal Revenue Code. How do i file back taxes Generally, this means you must keep records that support your deduction (or an item of income) for 3 years from the date you file the income tax return on which the deduction is claimed. How do i file back taxes A return filed early is considered filed on the due date. How do i file back taxes For a more complete explanation of how long to keep records, see Publication 583, Starting a Business and Keeping Records. How do i file back taxes You must keep records of the business use of your car for each year of the recovery period. How do i file back taxes See More-than-50%-use test in chapter 4 under Depreciation Deduction. How do i file back taxes Reimbursed for expenses. How do i file back taxes   Employees who give their records and documentation to their employers and are reimbursed for their expenses generally do not have to keep copies of this information. How do i file back taxes However, you may have to prove your expenses if any of the following conditions apply. How do i file back taxes You claim deductions for expenses that are more than reimbursements. How do i file back taxes Your expenses are reimbursed under a nonaccountable plan. How do i file back taxes Your employer does not use adequate accounting procedures to verify expense accounts. How do i file back taxes You are related to your employer as defined under Per Diem and Car Allowances , in chapter 6. How do i file back taxes Reimbursements , adequate accounting , and nonaccountable plans are discussed in chapter 6. How do i file back taxes Examples of Records Table 5-2 and Table 5-3 are examples of worksheets which can be used for tracking business expenses. How do i file back taxes Prev  Up  Next   Home   More Online Publications