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Form 1040nr instructions 19. Form 1040nr instructions   Ajustes Tributarios por Estudios Table of Contents Introduction Useful Items - You may want to see: Deducción por Intereses sobre Préstamos de EstudiosDefinición de los Intereses sobre Préstamos de Estudios ¿Puede Reclamar la Deducción? ¿Cuánto Puede Deducir? ¿Cómo Calcular la Deducción? Deducción por Matrícula y Cuotas Escolares¿Puede Reclamar la Deducción? Gastos que Califican Estudiante que Reúne los Requisitos Quién Puede Reclamar los Gastos de un Dependiente Cuánto se Puede Deducir Gastos del Educador Introduction Este capítulo trata de ajustes relacionados con la educación que puede deducir al calcular el ingreso bruto ajustado. Form 1040nr instructions Este capítulo incluye información sobre la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, la deducción de matrículas y cuotas escolares y la deducción por gastos del educador. Form 1040nr instructions Useful Items - You may want to see: Publicación 970 Tax Benefits for Education (Beneficios tributarios por estudios), en inglés Deducción por Intereses sobre Préstamos de Estudios Por lo general, los intereses personales que pague, salvo ciertos intereses hipotecarios, no son deducibles en la declaración de impuestos. Form 1040nr instructions No obstante, si su ingreso bruto ajustado modificado (MAGI, por sus siglas en inglés) es menos de $75,000 ($155,000 si presenta una declaración conjunta), se permite una deducción especial por los intereses pagados sobre préstamos de estudios (también conocidos como préstamos educativos) utilizados para enseñanza superior. Form 1040nr instructions Para la mayoría de los contribuyentes, el MAGI es el ingreso bruto ajustado en la declaración de impuestos federales sobre el ingreso antes de restar deducción alguna por intereses sobre préstamos de estudios. Form 1040nr instructions Esta deducción puede reducir la cantidad de su ingreso sujeto a impuestos hasta un máximo de $2,500 en el año 2013. Form 1040nr instructions La Tabla 19-1 resume características de la deducción por intereses sobre préstamos de estudios. Form 1040nr instructions Tabla 19-1. Form 1040nr instructions Resumen de la Deducción por Intereses sobre Préstamos de Estudios No se base únicamente en esta tabla. Form 1040nr instructions Consulte el texto para más detalles. Form 1040nr instructions Característica Descripción Beneficio máximo Puede reducir su ingreso tributable hasta un máximo de $2,500. Form 1040nr instructions Requisitos para obtener un préstamo Su préstamo de estudios: •  tiene que haber sido obtenido sólo para pagar gastos de estudios calificados y   • no puede ser de un pariente ni puede haberse hecho conforme a un plan calificado provisto por su empleador. Form 1040nr instructions Requisitos para estudiantes El estudiante tiene que: • ser usted, su cónyuge o su dependiente y   • estar matriculado por lo menos a tiempo parcial en un programa que lleve a obtener un título, certificación o cualquier otra credencial educacional en una institución educativa que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions Plazo de la deducción Puede deducir intereses pagados durante el período que quede del préstamo de estudios. Form 1040nr instructions Eliminación gradual por fases La cantidad a deducir depende del nivel de ingresos. Form 1040nr instructions Definición de los Intereses sobre Préstamos de Estudios Los “intereses sobre préstamos de estudios” son intereses que usted pagó durante el año sobre un préstamo de estudios calificado. Form 1040nr instructions Incluyen tanto pagos de intereses obligatorios como pagos de intereses voluntarios. Form 1040nr instructions Préstamo de estudios calificado Éste es un préstamo que se obtuvo únicamente para pagar gastos de estudios calificados (definidos más adelante) que fueran: Para usted, su cónyuge o una persona que fue dependiente de usted (según se define en el capítulo 3) cuando obtuvo el préstamo; Pagados o incurridos dentro de un plazo razonable antes o después de que obtuviera el préstamo y Para estudios provistos durante un período académico cuando un estudiante reúne los requisitos. Form 1040nr instructions Los préstamos de las siguientes fuentes no son préstamos de estudios calificados: Un pariente. Form 1040nr instructions Un plan calificado proporcionado por un empleador. Form 1040nr instructions Excepciones. Form 1040nr instructions   Para propósitos de la deducción de intereses sobre un préstamo de estudios, las siguientes excepciones corresponden a las reglas generales para dependientes: Una persona puede ser su dependiente aunque usted mismo sea el dependiente de otro contribuyente. Form 1040nr instructions Una persona puede ser su dependiente aunque dicha persona presente una declaración conjunta con un cónyuge. Form 1040nr instructions Una persona puede ser su dependiente aunque dicha persona tuviera un ingreso bruto ese año que fuera igual o superior a la cantidad de exención para el año ($3,900 para el año 2013). Form 1040nr instructions Plazo razonable. Form 1040nr instructions   Los gastos de estudios calificados se consideran pagados u ocasionados dentro de un plazo razonable, antes o después de obtener el préstamo, si se pagan con fondos de préstamos de estudios que son parte de un programa federal de préstamos de estudios postsecundarios. Form 1040nr instructions   Aun si no se pagan con fondos de dicho tipo de préstamo, los gastos se consideran pagados u ocasionados dentro de un plazo razonable si se reúnen los dos siguientes requisitos: Los gastos se relacionan con un período académico específico. Form 1040nr instructions Los fondos del préstamo se desembolsan dentro de un período que comience 90 días antes del período académico y termine 90 días después del fin de dicho período. Form 1040nr instructions   Si ninguna de las situaciones indicadas anteriormente le corresponde, el plazo razonable se determina basándose en todos los hechos y circunstancias pertinentes. Form 1040nr instructions Período académico. Form 1040nr instructions   Un período académico incluye un semestre, trimestre, un cuatrimestre del año escolar u otro período de estudios (tal como un curso escolar de verano) según lo determine de manera razonable una institución de enseñanza superior. Form 1040nr instructions En el caso de una institución de enseñanza superior que no tenga períodos académicos, sino horas de crédito u horas de reloj, cada período de pago se puede considerar un período académico. Form 1040nr instructions Estudiante que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions   Es un estudiante que estaba matriculado por lo menos a medio tiempo en un programa para obtener una licenciatura, un certificado u otro título educativo reconocido. Form 1040nr instructions Matriculado por lo menos a medio tiempo. Form 1040nr instructions   Un estudiante se considera que estaba matriculado por lo menos a medio tiempo si estaba tomando al menos la mitad de los cursos normales a tiempo completo de su programa de estudios. Form 1040nr instructions   Cada institución de enseñanza superior que reúna los requisitos establece lo que se considera la mitad de la carga académica habitual para ser estudiante a tiempo completo. Form 1040nr instructions No obstante, este estándar establecido no puede ser inferior a cualquiera que haya establecido el Departamento de Educación de los Estados Unidos conforme a la Higher Education Act (Ley de Enseñanza Superior) de 1965. Form 1040nr instructions Pariente. Form 1040nr instructions   No puede deducir intereses sobre un préstamo que obtenga de un pariente. Form 1040nr instructions Los parientes incluyen: Su cónyuge; Sus hermanos y hermanas; Sus medios hermanos y medias hermanas; Sus antecesores (padres, abuelos, etc. Form 1040nr instructions ); Sus descendientes en línea directa (hijos, nietos, etc. Form 1040nr instructions ) y Ciertas sociedades anónimas, sociedades colectivas, fideicomisos y organizaciones exentas de impuestos. Form 1040nr instructions Plan calificado proporcionado por un empleador. Form 1040nr instructions   No puede deducir intereses sobre un préstamo conforme a un plan calificado proporcionado por un empleador o bajo un contrato comprado conforme a tal plan. Form 1040nr instructions Gastos de Estudios Calificados Para propósitos de la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, estos gastos son el total del costo de asistir a una institución de enseñanza superior que reúna los requisitos, incluyendo instituciones para estudios de posgrado. Form 1040nr instructions Incluyen cantidades pagadas por los siguientes conceptos: Matrícula y cuotas escolares. Form 1040nr instructions Alojamiento y comida. Form 1040nr instructions Libros, materiales y equipo. Form 1040nr instructions Otros gastos necesarios (tales como los de transporte). Form 1040nr instructions Los gastos de alojamiento y comida reúnen los requisitos sólo en la medida en que no sobrepasen las siguientes cantidades: La asignación para alojamiento y comida, según lo determine la institución de enseñanza superior correspondiente, que se incluyó en los gastos de asistencia a dicha institución (para propósitos de ayuda financiera federal) durante un período académico específico y alojamiento del estudiante, o Si es mayor, la cantidad exacta cobrada si el estudiante vive en alojamiento que sea propiedad de la institución de enseñanza superior que reúna los requisitos o sea operado por la misma. Form 1040nr instructions Institución de enseñanza superior que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions   Una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos es todo colegio universitario, universidad, escuelas de enseñanza técnica u otra institución de enseñanza superior todas con derecho a participar en un programa de asistencia financiera al estudiante, administrado por el Departamento de Educación de los Estados Unidos. Form 1040nr instructions Esta clase de institución abarca prácticamente todas las instituciones acreditadas de enseñanza superior públicas y sin fines de lucro así como las privadas con fines de lucro. Form 1040nr instructions   Determinadas instituciones de enseñanza superior ubicadas fuera de los Estados Unidos participan también en los programas de asistencia financiera al estudiante (Federal Student Aid (FSA, por sus siglas en inglés)) del Departamento de Educación de los Estados Unidos. Form 1040nr instructions   Para propósitos de la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos incluye también una institución que administre un programa de estudiantes practicantes o de residencia para recibir un título universitario o un certificado de una institución de enseñanza superior, un hospital o un centro de atención médica que ofrezca capacitación de posgrado. Form 1040nr instructions   Una institución de enseñanza superior tiene que reunir los criterios establecidos en el párrafo anterior solamente durante el (los) período(s) académico(s) para el (los) cual(es) se incurrió el préstamo de estudios. Form 1040nr instructions La posibilidad de deducir los intereses sobre el préstamo no se ve afectada si la institución deja de reunir los requisitos más tarde. Form 1040nr instructions    La institución de enseñanza superior debe poder indicarle si la misma reúne los requisitos. Form 1040nr instructions Ajustes tributarios a gastos de estudios calificados. Form 1040nr instructions   Tiene que reducir sus gastos de estudios calificados por ciertos artículos exentos de impuestos (tales como la parte exenta de impuestos de becas de estudios y becas de investigación (becas de desarrollo profesional)). Form 1040nr instructions Vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés, para más detalles. Form 1040nr instructions Incluya estas Partidas como Intereses Además de los intereses simples sobre el préstamo, ciertos costos originarios del préstamo, intereses capitalizados, intereses sobre líneas de crédito rotativas e intereses sobre préstamos de estudios refinanciados pueden ser intereses sobre préstamos de estudios si se reúnen todos los demás requisitos. Form 1040nr instructions Costo originario del préstamo. Form 1040nr instructions   Normalmente, esto es un cargo que el prestamista cobra solamente una vez, al hacer un préstamo. Form 1040nr instructions Para ser deducible como intereses, dicho cargo tiene que ser por el uso de dinero en vez de bienes o servicios (como cargos por compromisos o costos de tramitación) proporcionados por el prestamista. Form 1040nr instructions Un costo originario del préstamo tratado como intereses se acumula a lo largo del plazo del préstamo. Form 1040nr instructions Intereses capitalizados. Form 1040nr instructions    Son intereses por pagar sobre un préstamo de estudios que el prestamista añade al saldo pendiente del capital del préstamo. Form 1040nr instructions Intereses sobre líneas de crédito rotativas. Form 1040nr instructions   Estos intereses, los cuales incluyen interés sobre deudas de tarjetas de crédito, es interés sobre préstamos de estudios si el prestatario usa la línea de crédito (tarjeta de crédito) sólo para pagar gastos de estudios calificados. Form 1040nr instructions Vea Gastos de Estudios Calificados , anteriormente. Form 1040nr instructions Intereses sobre préstamos de estudios refinanciados. Form 1040nr instructions   Incluyen intereses sobre lo siguiente: Préstamos consolidados —préstamos que se usan para refinanciar más de un préstamo de estudios del mismo prestatario y Préstamos conjuntos —dos o más préstamos del mismo prestatario que son tratados como un solo préstamo tanto por el prestamista como por el prestatario. Form 1040nr instructions Si refinancia un préstamo de estudios calificado por más del préstamo original y usa la cantidad adicional para algún propósito que no sea gastos de estudios calificados, no puede deducir los intereses pagados sobre el préstamo refinanciado. Form 1040nr instructions Pagos de intereses voluntarios. Form 1040nr instructions   Son pagos hechos sobre un préstamo de estudios calificado durante un período en el que los pagos de intereses no son obligatorios, por ejemplo, si al prestatario se le ha concedido un aplazamiento o si todavía no han empezado los reintegros del préstamo. Form 1040nr instructions No Incluya estas Partidas como Intereses No puede reclamar una deducción de intereses sobre préstamos de estudios por: Intereses que pagó sobre un préstamo si, según las condiciones del mismo, usted no está obligado legalmente a hacer pagos de intereses. Form 1040nr instructions Costos originarios del préstamo pagados por propiedad o servicios proporcionados por el prestamista, tales como cargos por compromiso o costos de tramitación. Form 1040nr instructions Intereses que pagó sobre un préstamo en la medida en que los pagos hayan sido hechos a través de su participación en el National Health Service Corps Loan Repayment Program (Programa para Reintegros de Préstamos del Cuerpo Nacional de Servicios de Salud), conocido también como el “ NHSC Loan Repayment Program ” (Programa para Reintegros de Préstamos del NHSC) o a través de otros programas de asistencia para el reintegro de préstamos. Form 1040nr instructions Para más información, vea Student Loan Repayment Assistance (Asistencia para el reintegro de préstamos de estudios) en el capítulo 5 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions ¿Puede Reclamar la Deducción? Normalmente, puede reclamar la deducción si se cumplen todos los requisitos siguientes: Su estado civil para efectos de la declaración es cualquier estado civil excepto casado que presenta su declaración por separado. Form 1040nr instructions Nadie más reclama una exención por usted en su declaración de impuestos. Form 1040nr instructions Está obligado por ley a pagar intereses sobre un préstamo de estudios calificado. Form 1040nr instructions Usted pagó intereses sobre un préstamo de estudios calificado. Form 1040nr instructions Intereses pagados por otros. Form 1040nr instructions   Si usted es la persona legalmente obligada a pagar intereses y otra persona los paga por usted, a usted se le trata como si hubiese recibido el pago de la otra persona y, a su vez, hubiese pagado los intereses. Form 1040nr instructions Vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés, para más información. Form 1040nr instructions No se Permite Beneficio Doble No puede deducir como intereses sobre un préstamo de estudios una cantidad que sea deducible conforme a alguna otra disposición de la ley tributaria (por ejemplo, intereses hipotecarios). Form 1040nr instructions ¿Cuánto Puede Deducir? Su deducción por intereses sobre préstamos de estudios para el año 2013 es normalmente la cantidad que sea menor entre: $2,500 o Los intereses que usted pagó en el año 2013. Form 1040nr instructions Sin embargo, la cantidad determinada anteriormente se reduce paulatinamente si su MAGI está entre $60,000 y $75,000 ($125,000 y $155,000 si presenta una declaración conjunta). Form 1040nr instructions No puede tomar una deducción por intereses sobre préstamos de estudios si su MAGI es $75,000 o más ($155,000 o más si presenta una declaración conjunta). Form 1040nr instructions Para más detalles sobre cómo calcular su MAGI, vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions ¿Cómo Calcular la Deducción? Para calcular la deducción, se suele usar la Student Loan Interest Deduction Worksheet (Hoja de trabajo de la deducción de intereses sobre préstamos de estudios), de las instrucciones del Formulario 1040 o del Formulario 1040A. Form 1040nr instructions No obstante, si presenta el Formulario 2555, 2555-EZ o 4563, o si excluye ingresos de fuentes dentro de Puerto Rico, tiene que llenar la Hoja de Trabajo 4-1 del capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions Para ayudarle a calcular la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, debe recibir el Formulario 1098-E, Student Loan Interest Statement (Declaración de intereses sobre préstamos de estudios), en inglés. Form 1040nr instructions Generalmente, una institución (como un banco o una agencia gubernamental) que recibió pagos de intereses de $600 o más durante el año 2013 sobre uno o más préstamos de estudios calificados tiene que enviarle el Formulario 1098-E (o documento sustitutivo aceptable) a cada prestatario a más tardar el 31 de enero del año 2014. Form 1040nr instructions Para los préstamos de estudios calificados que se obtuvieron antes del 1 de septiembre de 2004, la institución está obligada a anotar en el Formulario 1098-E solamente los pagos de intereses establecidos. Form 1040nr instructions Puede ser que otros pagos de intereses, tales como ciertos costos originarios del préstamo e intereses capitalizados, no aparezcan en el formulario que usted reciba. Form 1040nr instructions No obstante, si paga intereses calificados que no se incluyen en el Formulario 1098-E, también puede deducir esas cantidades. Form 1040nr instructions Para información sobre cómo dividir pagos de intereses y pagos de capital, vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions Para reclamar la deducción, anote la cantidad permisible en la línea 33 del Formulario 1040 o la línea 18 del Formulario 1040A. Form 1040nr instructions Deducción por Matrícula y Cuotas Escolares Quizás pueda deducir los gastos de estudios calificados que haya pagado durante el año para usted, su cónyuge o dependiente(s). Form 1040nr instructions No puede reclamar esta deducción si su estado civil para efectos de la declaración es casado que presenta la declaración por separado o si otra persona puede reclamar una exención por usted como dependiente en la declaración de impuestos de él o ella. Form 1040nr instructions Los gastos calificados tienen que ser por educación superior, tal como se explica más adelante en Gastos que Califican . Form 1040nr instructions La deducción por matrícula y cuotas escolares puede reducir la cantidad de sus ingresos sujetos a impuesto por hasta $4,000. Form 1040nr instructions La Tabla 19-2 resume las características de la deducción por matrícula y cuotas escolares. Form 1040nr instructions Quizás pueda tomar un crédito por sus gastos de estudios en lugar de una deducción. Form 1040nr instructions Puede escoger la opción que le proporcione una cantidad de impuesto menor. Form 1040nr instructions Vea el capítulo 35, Créditos Tributarios por Estudios , para saber detalles sobre los créditos. Form 1040nr instructions ¿Puede Reclamar la Deducción? Las siguientes reglas le pueden ayudar a determinar si puede reclamar la deducción por matrícula y cuotas escolares. Form 1040nr instructions Quién Puede Reclamar la Deducción La deducción por matrícula y gastos de estudios normalmente se puede reclamar si usted cumple los tres siguientes requisitos: Pagó gastos de educación superior calificados en 2013 para los períodos académicos que comienzan en 2013 y los que comienzan en los primeros tres meses de 2014. Form 1040nr instructions Pagó los gastos de estudios de un estudiante que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions El estudiante que cumple los requisitos es usted mismo, su cónyuge o dependiente por el cual reclama una exención (que se define en el capítulo 3) en su declaración de impuestos. Form 1040nr instructions Los gastos de estudios calificados se definen bajo Gastos que Califican . Form 1040nr instructions La definición de “estudiantes que reúnen los requisitos” se puede ver más adelante bajo Estudiante que Reúne los Requisitos . Form 1040nr instructions Quién No Puede Reclamar la Deducción No puede reclamar la deducción por matrícula y cuotas escolares si le corresponde cualquiera de las siguientes situaciones: Su estado civil para efectos de la declaración de impuestos es casado que presenta por separado. Form 1040nr instructions Otra persona puede reclamar una exención por usted en la declaración de impuestos de él o ella. Form 1040nr instructions Usted no puede tomar la deducción aun si la otra persona de hecho no reclama la exención. Form 1040nr instructions Su MAGI es mayor que $80,000 ($160,000 si presenta una declaración conjunta). Form 1040nr instructions Usted (o su cónyuge) era un extranjero no residente en cualquier momento durante el año 2013 y dicho extranjero no residente no optó por ser tratado como extranjero residente para propósitos tributarios. Form 1040nr instructions Puede leer más información sobre extranjeros no residentes en la Publicación 519, U. Form 1040nr instructions S. Form 1040nr instructions Tax Guide for Aliens (Guía tributaria para extranjeros), en inglés. Form 1040nr instructions Usted o cualquier otra persona puede reclamar un crédito tributario de oportunidad para los estadounidenses o un crédito vitalicio por aprendizaje en el año 2013 en lo que concierne a los gastos del estudiante por el cual se pagaron gastos de estudios calificados. Form 1040nr instructions No obstante, el recibir un crédito por parte de su estado no lo descalifica de reclamar una deducción por matrícula y cuotas. Form 1040nr instructions Tabla 19-2. Form 1040nr instructions Resumen de las Características de la Deducción por Matrícula y Cuotas Escolares No se base únicamente en lo que aparece en esta tabla. Form 1040nr instructions Consulte el texto de este capítulo para más detalles. Form 1040nr instructions Pregunta Respuesta ¿Cuál es la cantidad máxima del beneficio? Usted puede reducir la cantidad de sus ingresos sujetos a impuestos por hasta $4,000. Form 1040nr instructions ¿Dónde se toma la deducción? Se toma como ajuste a los ingresos en la línea 34 del Formulario 1040 o en la línea 19 del Formulario 1040A. Form 1040nr instructions ¿Para quién tienen que ser pagados los gastos? Un estudiante que está matriculado en una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos quien es: usted, su cónyuge o su dependiente por el cual reclama una exención. Form 1040nr instructions ¿Qué matrícula y cuotas escolares son deducibles? La matrícula y cuotas escolares requeridas para matricularse o para asistir a una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos, pero que no incluyen gastos personales, de manutención ni gastos de familia, tales como alojamiento y comida. Form 1040nr instructions Gastos que Califican La deducción por matrícula y cuotas escolares se basa en los gastos de estudios calificados que paga por usted mismo, su cónyuge o por un dependiente por el cual usted reclama una exención en su declaración de impuestos. Form 1040nr instructions La deducción normalmente se permite por gastos de estudios calificados que fueron pagados en el año 2013 relacionados con la matriculación en una institución de educación superior durante el año 2013 o por un período académico (que se definió anteriormente bajo Deducción por Intereses sobre Préstamos de Estudios ) comenzando en 2013 o en los primeros 3 meses de 2014. Form 1040nr instructions Pagos hechos con fondos de un préstamo. Form 1040nr instructions   Puede reclamar una deducción por matrícula y cuotas escolares en base de gastos de estudios calificados que pagó con los fondos de un préstamo. Form 1040nr instructions Utilice los gastos para calcular la deducción para el año en que se pagaron los gastos, no para el año en que se liquidó el préstamo. Form 1040nr instructions Trate los pagos del préstamo que fueron enviados directamente a la institución de educación como si hubieran sido pagados en la fecha en que dicha institución abona la cuenta del estudiante. Form 1040nr instructions Estudiante que se da de baja de su(s) clase(s). Form 1040nr instructions   Usted puede reclamar una deducción por matrícula y cuotas escolares en base de gastos de estudios calificados que no se reembolsan cuando un estudiante se da de baja (retira) de su(s) clase(s). Form 1040nr instructions Gastos de Estudios Calificados Para propósitos de la deducción por matrícula y cuotas escolares, los gastos de estudios calificados son la matrícula y ciertos gastos relacionados que son requisitos para la matriculación o asistencia en una institución de educación superior que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions Institución de educación que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions   Una “institución de educación superior que reúne los requisitos” es cualquier colegio universitario, universidad, escuela de enseñanza técnica u otra institución de enseñanza superior con derecho a participar en un programa de asistencia financiera al estudiante, administrado por el Departamento de Educación de los Estados Unidos. Form 1040nr instructions Incluye prácticamente a casi todas las instituciones acreditadas de enseñanza superior públicas y sin fines de lucro así como las privadas con fines de lucro. Form 1040nr instructions La institución de educación superior deberá poder indicarle si la misma reúne los requisitos. Form 1040nr instructions   Ciertas instituciones de educación ubicadas fuera de los Estados Unidos participan también en los programas de FSA del Departamento de Educación de los Estados Unidos. Form 1040nr instructions Período académico. Form 1040nr instructions   Un período académico abarca un semestre, trimestre, un cuatrimestre o cualquier otro período de estudios según lo determine de manera razonable una institución de educación que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions Si una institución de educación que reúne los requisitos no tiene períodos académicos sino horas de crédito, cada período de pago se puede considerar como un período académico. Form 1040nr instructions Gastos relacionados. Form 1040nr instructions   Las cuotas correspondientes a las actividades escolares y los gastos incurridos por los textos, útiles y equipo escolares se incluyen en los gastos de estudios calificados únicamente si las cuotas y gastos tienen que ser pagados a la institución como requisito de la matriculación o asistencia en dicha institución. Form 1040nr instructions Gastos pagados por adelantado. Form 1040nr instructions   Gastos de estudios calificados pagados en el año 2013 para un período académico que comienza en los primeros tres meses de 2014, sólo se pueden utilizar para calcular la deducción por matrícula y cuotas escolares de 2013. Form 1040nr instructions Vea Período académico, anteriormente. Form 1040nr instructions Por ejemplo, si usted paga $2,000 en diciembre de 2013 para matrícula calificada por el cuatrimestre del invierno de 2014 que comienza en enero de 2014, puede utilizar los $2,000 en el cálculo de la deducción por matrícula y cuotas escolares sólo para 2013, únicamente si reúne todos los otros requisitos. Form 1040nr instructions No puede utilizar cantidad alguna que pagó en 2012 ó 2014 para calcular los gastos de estudios calificados que utiliza para el cálculo de su deducción por matrícula y cuotas escolares de 2013. Form 1040nr instructions No Se Permite Beneficio Doble No se le permite deducir lo siguiente: Los gastos de estudios calificados que usted deduce conforme a cualquier otra disposición de la ley, como, por ejemplo, un gasto de negocios. Form 1040nr instructions Los gastos de estudios calificados de un estudiante en su declaración de impuestos si usted o cualquier otra persona reclama un crédito tributario de oportunidad para los estadounidenses o un crédito vitalicio por aprendizaje por el mismo estudiante en el mismo año. Form 1040nr instructions Los gastos de estudios calificados que se utilizaron para calcular la parte libre de impuestos de una distribución proveniente de una cuenta Coverdell de ahorros para la educación (ESA, por sus siglas en inglés) o de un programa de matrículas calificado (QTP, por sus siglas en inglés). Form 1040nr instructions En el caso de un QTP, esto corresponde sólo a la cantidad de ganancias exentas de impuesto que fueron distribuidas, no a la recuperación de las contribuciones hechas al programa. Form 1040nr instructions Vea los temas titulados Figuring the Taxable Portion of a Distribution (Cálculo de la parte sujeta a impuesto de una distribución) del capítulo 7 (Coverdell Education Savings Account (ESA) (Cuenta Coverdell de ahorros para la educación (ESA)) y del capítulo 8 (Qualified Tuition Progam (QTP)) (Programa de matrícula calificado (QTP)), de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions Los gastos de estudios calificados que han sido pagados con intereses exentos de impuestos provenientes de un bono de ahorros de los Estados Unidos (Formulario 8815, en inglés). Form 1040nr instructions Vea Figuring the Tax-Free Amount (Cálculo de la cantidad libre de impuestos), en el capítulo 10 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions Los gastos de estudios calificados que han sido pagados con ayuda económica para los estudios que estén exentos de impuestos, tales como becas de estudios, subvenciones o ayuda económica para los estudios provista por el empleador. Form 1040nr instructions Vea a continuación el tema titulado Ajustes a los gastos de estudios calificados. Form 1040nr instructions Ajustes a los gastos de estudios calificados. Form 1040nr instructions   Para cada estudiante, se tienen que reducir los gastos de estudios calificados pagados por o en nombre de dicho estudiante bajo las siguientes reglas. Form 1040nr instructions El resultado es el ajuste a los gastos de estudios calificados por cada estudiante. Form 1040nr instructions Ayuda económica para los estudios exenta de impuestos. Form 1040nr instructions   Por la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos que recibió en 2013, tiene que reducir los gastos de estudios calificados para cada período académico por la cantidad de la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos de dicho período. Form 1040nr instructions Vea Período académico, anteriormente. Form 1040nr instructions   Dicha asistencia incluye: La parte libre de impuestos de becas de estudios y becas de investigación (becas de desarrollo profesional), incluidas las subvenciones federales Pell (vea el capítulo 1 de la Publicación 970); La parte libre de impuestos de toda ayuda económica para estudios provista por el empleador (vea el capítulo 11 de la Publicación 970); Ayuda económica para estudios ofrecida a veteranos (vea el capítulo 1 de la Publicación 970) y Todo otro pago exento de impuestos (que no sean regalos o herencias) que se recibe en concepto de ayuda para estudios. Form 1040nr instructions   Por lo general, todas las becas de estudios o becas de investigación (becas de desarrollo profesional) son tratadas como una ayuda económica para los estudios exenta de impuestos. Form 1040nr instructions Sin embargo, una beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional) no será tratada como asistencia exenta de impuestos al punto de que es incluida como ingreso bruto (si tiene que presentar una declaración de impuestos) para el año que reciba la beca de estudios o para investigación (becas de desarrollo profesional) si uno de estos dos puntos aplica: La beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional) (o cualquier parte de dicha beca) tiene que ser aplicada (por sus condiciones) a gastos (como de alojamiento y comida) que no sean gastos de estudios calificados como se define en el capítulo 1, Qualified education expenses (Gastos de educación calificados), de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions La beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional) (o cualquier parte de dicha beca) puede ser aplicada (por sus condiciones) a gastos (como de alojamiento y comida) que no sean gastos de estudios calificados como se define en el capítulo 1, Qualified education expenses (Gastos de estudios calificados), de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions    Podría aumentar el valor combinado de la deducción por matrícula y cuotas escolares y cierta ayuda económica para los estudios si incluye alguna parte o toda la ayuda económica para los estudios en sus ingresos en el año en que recibió dicha ayuda. Form 1040nr instructions Para detalles, vea Adjustments to Qualified Education Expenses (Ajustes a los gastos de estudios calificados), en el capítulo 6 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions   Cierta ayuda económica para los estudios exenta de impuestos recibida después de 2013 podría ser considerada como un reembolso de gastos de estudios calificados que se pagó en 2013. Form 1040nr instructions La ayuda económica para los estudios exenta de impuestos incluye toda ayuda económica para los estudios exenta de impuestos que usted o cualquier otra persona ha recibido después de 2013 por gastos de estudios calificados pagados en nombre de un estudiante en 2013 (o atribuible a la matriculación en una institución educativa calificada durante 2013). Form 1040nr instructions   Si la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos se recibe después de 2013 pero antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos para 2013, vea Reembolsos recibidos después de 2013 pero antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos, más adelante. Form 1040nr instructions Si la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos se recibe después de 2013 y después de que presenta su declaración de impuestos sobre los ingresos para 2013, vea Reembolsos recibidos después de 2013 y después de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos, más adelante. Form 1040nr instructions Reembolsos. Form 1040nr instructions   Un reembolso de gastos de estudios calificados puede reducir los ajustes a los gastos de estudios calificados por el año tributable o puede requerir que reintegre parte o el total del reembolso en su ingreso bruto para el año en que recibe el reembolso. Form 1040nr instructions Vea el capítulo 6 de la Publicación 970 para obtener más información. Form 1040nr instructions Alguna ayuda económica para los estudios exenta de impuestos recibida después de 2013 puede ser tratada como un reembolso. Form 1040nr instructions Vea Ayuda económica para los estudios exenta de impuestos, anteriormente. Form 1040nr instructions Reembolsos recibidos en 2013. Form 1040nr instructions   Por cada estudiante, calcule los gastos de estudios calificados ajustados de 2013 sumando todos los gastos de estudios calificados pagados en 2013 y restando todos los reembolsos de esos gastos recibidos de la institución educativa que reúne los requisitos durante 2013. Form 1040nr instructions Reembolsos recibidos después de 2013 pero antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos. Form 1040nr instructions   Si alguien recibe un reembolso después de 2013 por gastos de estudios calificados pagados en nombre de un estudiante en 2013 y el reembolso es recibido antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos de 2013, reduzca la cantidad de gastos de estudios calificados de 2013 por la cantidad del reembolso. Form 1040nr instructions Reembolsos recibidos después de 2013 y después de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos. Form 1040nr instructions   Si recibe un reembolso después de 2013 por gastos de estudios calificados pagados en 2013 y el reembolso es recibido después de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos de 2013, puede ser que tenga que incluir parte o todo el reembolso en su ingreso bruto del año en que recibió el reembolso. Form 1040nr instructions Vea el capítulo 6 de la Publicación 970, en inglés, para más información. Form 1040nr instructions Coordinación con cuentas Coverdell de ahorros para la educación y programas calificados de matrícula. Form 1040nr instructions   Debe reducir sus gastos de estudios calificados por los gastos de estudios calificados utilizados para calcular la exclusión del ingreso bruto de (a) los intereses recibidos bajo un programa de bonos de ahorro educativos o (b) cualquier distribución desde una cuenta Coverdell de ahorros para la educación o programa calificado de matrícula (QTP, por sus siglas en inglés). Form 1040nr instructions Para un programa QTP, esto se aplica solamente a la cantidad exenta de impuestos que fueron distribuidos, no a la recuperación de contribuciones al programa. Form 1040nr instructions Cantidades que no reducen los gastos de estudios calificados. Form 1040nr instructions   No reduzca los gastos de estudios calificados por las cantidades pagadas con fondos que el estudiante ha recibido por concepto de: Pagos por prestar servicios, como salarios, Un préstamo, Un regalo, Una herencia o Un retiro de fondos de una cuenta de ahorros personal del estudiante. Form 1040nr instructions   No reduzca los gastos de estudios calificados por cantidades de becas de estudios o becas de investigación (becas de desarrollo profesional) que se declaran como ingresos en la declaración de impuestos del estudiante en las siguientes circunstancias: El uso de dinero se restringe, por los términos de la beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional), a los costos de asistencia (como alojamiento y comida) que no sean gastos de estudios calificados. Form 1040nr instructions El uso de dinero no se restringe. Form 1040nr instructions Gastos que no Califican Los gastos de estudios calificados no incluyen cantidades pagadas en concepto de: Seguros; Gastos médicos (incluidas las cuotas del seguro médico escolar ofrecido por la institución); Alojamiento y comida; Transporte o Gastos personales, de manutención o relacionados a la familia que sean semejantes. Form 1040nr instructions Esto corresponde aun si se tienen que pagar dichas cantidades a la institución como requisito de matriculación o asistencia. Form 1040nr instructions Deportes, juegos, pasatiempos y cursos que no ofrecen créditos académicos. Form 1040nr instructions   Normalmente, los gastos de estudios calificados no incluyen gastos que corresponden a un curso de enseñanza u otro curso educativo en que se desempeñen deportes, juegos, pasatiempos o un curso que no ofrece créditos académicos. Form 1040nr instructions No obstante, si el curso de enseñanza u otro curso educativo es parte del programa de estudios del estudiante para obtener una licenciatura u otro título educativo reconocido, los gastos entonces sí pueden calificar. Form 1040nr instructions Cuotas íntegras o en conjunto. Form 1040nr instructions   Algunas instituciones de educación superior que reúnen los requisitos combinan o consolidan todas sus cuotas para un período académico en una sola cantidad. Form 1040nr instructions Si no recibe, o no tiene acceso a un estado de cuentas o asignación que muestra cuánto pagó usted en concepto de gastos de estudios calificados y cuánto pagó en concepto de gastos personales, como los que se mencionaron anteriormente, comuníquese con la institución. Form 1040nr instructions La institución tiene la obligación de redactar ese estado de cuentas o asignación y de proveerle a usted información sobre la cantidad que usted pagó (o que se le facturó) por los gastos de estudios calificados en el Formulario 1098-T, Tuition Statement (Información sobre el pago de matrícula), en inglés. Form 1040nr instructions Vea el tema Cómo se Calcula la Deducción , más adelante, para mayor información sobre el Formulario 1098-T. Form 1040nr instructions Estudiante que Reúne los Requisitos Para propósitos de la deducción por matrícula y cuotas escolares, un “estudiante que reúne los requisitos” es aquél que está matriculado en uno o más cursos en una institución de educación superior que reúne los requisitos (que se definió anteriormente). Form 1040nr instructions Quién Puede Reclamar los Gastos de un Dependiente Para poder reclamar la deducción por matrícula y cuotas escolares de un dependiente, usted tiene, normalmente, que: Haber pagado los gastos y Reclamar una exención de dependiente por el estudiante. Form 1040nr instructions La Tabla 19-3 resume quién puede reclamar la deducción. Form 1040nr instructions Cuánto se Puede Deducir La cantidad máxima por concepto de matrícula y cuotas escolares para 2013 es $4,000, $2,000 o $0, dependiendo de la cantidad de su MAGI. Form 1040nr instructions Para detalles sobre el cálculo de su MAGI, vea el capítulo 6 de la Publicación 970. Form 1040nr instructions Cómo se Calcula la Deducción Calcule la deducción utilizando el Formulario 8917, Tuition and Fees Deduction (Deducción por matrícula y cuotas), en inglés. Form 1040nr instructions Para ayudarle a calcular su deducción por matrícula y cuotas escolares, debe recibir el Formulario 1098-T, Tuition Statement (Información sobre el pago de matrícula), en inglés. Form 1040nr instructions Por lo general, una institución de educación superior que reúne los requisitos (como un colegio universitario o universidad) tiene que enviarle el Formulario 1098-T (o una declaración sustitutiva similar y aceptable) a cada estudiante matriculado para el 31 de enero de 2014. Form 1040nr instructions Para reclamar la deducción, anote la cantidad permitida en la línea 34 del Formulario 1040 o en la línea 19 del Formulario 1040A, y adjunte el Formulario 8917 que ha completado debidamente. Form 1040nr instructions Tabla 19-3. Form 1040nr instructions Quién Puede Reclamar los Gastos de un Dependiente No se base únicamente en lo que aparece en esta tabla. Form 1040nr instructions Consulte Who can claim a Dependent's Expenses (Quién puede reclamar los gastos de un dependiente), en el capítulo 6 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions SI su dependiente es un estudiante que reúne los requisitos y usted . Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions Y. Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions ENTONCES. Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions reclama una exención por su dependiente usted paga todos los gastos de estudios calificados de su dependiente sólo usted puede deducir los gastos de estudios calificados que usted pagó. Form 1040nr instructions Su dependiente no puede tomar la deducción. Form 1040nr instructions reclama una exención por su dependiente su dependiente pagó todos los gastos de estudios calificados a nadie se le permite tomar la deducción. Form 1040nr instructions no reclama una exención por su dependiente usted pagó todos los gastos de estudios calificados a nadie se le permite tomar la deducción. Form 1040nr instructions no reclama una exención por su dependiente su dependiente pagó todos los gastos de estudios calificados a nadie se le permite tomar la deducción. Form 1040nr instructions Gastos del Educador Si usted fue un educador que reúne los requisitos en el año 2013, puede deducir en la línea 23 del Formulario 1040 o en la línea 16 del Formulario 1040A, hasta $250 por concepto de gastos calificados que usted pagó en 2013. Form 1040nr instructions Si usted y su cónyuge están presentando una declaración de impuestos conjunta y si ambos de ustedes son educadores que reúnen los requisitos, la cantidad máxima que pueden deducir es $500. Form 1040nr instructions No obstante eso, ningún cónyuge puede deducir más de $250 en gastos calificados que él o ella ha pagado en la línea 23 del Formulario 1040 o en la línea 16 del Formulario 1040A. Form 1040nr instructions Usted quizás pueda deducir gastos que son mayores del límite de $250 (o $500) en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040). Form 1040nr instructions Educador que reúne los requisitos. Form 1040nr instructions   Un “educador que reúne los requisitos” es un maestro de primaria, instructor, consejero, director o ayudante, de kínder (jardín de infancia) hasta doceavo grado, que ha trabajado por lo menos 900 horas durante el año escolar. Form 1040nr instructions Gastos calificados. Form 1040nr instructions   En los gastos calificados se incluyen los gastos ordinarios (normales) y necesarios que se han pagado por libros, útiles, equipo (incluyendo equipo, programas y servicios para la computadora) y otros suministros y materiales que se utilizan en el aula. Form 1040nr instructions Un “gasto ordinario” es aquél que es común y aceptado en el campo educativo. Form 1040nr instructions Un “gasto necesario” es uno que es útil y apropiado en el desempeño de su profesión de educador. Form 1040nr instructions Un gasto no tiene que ser obligatorio para considerarse necesario. Form 1040nr instructions   Los gastos calificados no incluyen los gastos por enseñanza impartida en el hogar ni por artículos para cursos de salud o de educación física que no se usan en el desempeño del deporte. Form 1040nr instructions   Usted tiene que restar de sus gastos calificados las siguientes cantidades: Intereses de bonos de ahorros de los Estados Unidos de la serie EE y de la serie I que pueden excluirse de los ingresos y que provienen del Formulario 8815, Exclusion of Interest From Series EE and I U. Form 1040nr instructions S. Form 1040nr instructions Savings Bonds Issued After 1989 (Exclusión de los intereses provenientes de bonos de ahorros estadounidenses de las series EE e I emitidos después de 1989), en inglés. Form 1040nr instructions Vea el tema titulado Figuring the Tax-Free Amount (Cálculo de la cantidad exenta de impuestos), en el capítulo 10 de la Publicación 970, en inglés. Form 1040nr instructions Distribuciones o ganancias provenientes de un programa de matrícula calificado que no están sujetas a impuestos. Form 1040nr instructions Vea el tema titulado Figuring the Taxable Portion of a Distribution (Cálculo de la parte de una distribución sujeta a impuestos), en el capítulo 8 de la Publicación 970. Form 1040nr instructions Una distribución de ganancias no sujeta a impuestos proveniente de una cuenta Coverdell de ahorros para la educación. Form 1040nr instructions Vea el tema titulado Figuring the Taxable Portion of a Distribution (Cálculo de la parte de una distribución sujeta a impuestos), en el capítulo 7 de la Publicación 970. Form 1040nr instructions Todo reembolso de dichos gastos que haya recibido y del cual no se le haya informado en el recuadro 1 del Formulario W-2. Form 1040nr instructions Prev  Up  Next   Home   More Online Publications
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Form 1040nr instructions 1. Form 1040nr instructions   Importance of Records Table of Contents Introduction Topics - This chapter discusses: Useful Items - You may want to see: Benefits of Recordkeeping Kinds of Records To Keep How Long To Keep Records Introduction A farmer, like other taxpayers, must keep records to prepare an accurate income tax return and determine the correct amount of tax. Form 1040nr instructions This chapter explains the benefits of keeping records, what kinds of records you must keep, and how long you must keep them for federal tax purposes. Form 1040nr instructions Tax records are not the only type of records you need to keep for your farming business. Form 1040nr instructions You should also keep records that measure your farm's financial performance. Form 1040nr instructions This publication only discusses tax records. Form 1040nr instructions The Farm Financial Standards Council has produced a publication that provides a detailed explanation of the recommendations of the Council for financial reporting and analysis. Form 1040nr instructions For information on recordkeeping, you can purchase and download Financial Guidelines for Agricultural Producers at www. Form 1040nr instructions ffsc. Form 1040nr instructions org. Form 1040nr instructions For more information, contact Countryside Marketing, Inc. Form 1040nr instructions in the following manner. Form 1040nr instructions Call 262-253-6902. Form 1040nr instructions Send a fax to 262-253-6903. Form 1040nr instructions Write to: Farm Financial Standards Council N78 W14573 Appleton Ave. Form 1040nr instructions , #287 Menomonee Falls, WI 53051. Form 1040nr instructions Topics - This chapter discusses: Benefits of recordkeeping Kinds of records to keep How long to keep records Useful Items - You may want to see: Publication 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses See chapter 16 for information about getting publications. Form 1040nr instructions Benefits of Recordkeeping Everyone in business, including farmers, must keep appropriate records. Form 1040nr instructions Recordkeeping will help you do the following. Form 1040nr instructions Monitor the progress of your farming business. Form 1040nr instructions   You need records to monitor the progress of your farming business. Form 1040nr instructions Records can show whether your business is improving, which items are selling, or what changes you need to make. Form 1040nr instructions Records can help you make better decisions that may increase the likelihood of business success. Form 1040nr instructions Prepare your financial statements. Form 1040nr instructions   You need records to prepare accurate financial statements. Form 1040nr instructions These include income (profit and loss) statements and balance sheets. Form 1040nr instructions These statements can help you in dealing with your bank or creditors and help you to manage your farm business. Form 1040nr instructions Identify source of receipts. Form 1040nr instructions   You will receive money or property from many sources. Form 1040nr instructions Your records can identify the source of your receipts. Form 1040nr instructions You need this information to separate farm from nonfarm receipts and taxable from nontaxable income. Form 1040nr instructions Keep track of deductible expenses. Form 1040nr instructions   You may forget expenses when you prepare your tax return unless you record them when they occur. Form 1040nr instructions Prepare your tax returns. Form 1040nr instructions   You need records to prepare your tax return. Form 1040nr instructions For example, your records must support the income, expenses, and credits you report. Form 1040nr instructions Generally, these are the same records you use to monitor your farming business and prepare your financial statements. Form 1040nr instructions Support items reported on tax returns. Form 1040nr instructions   You must keep your business records available at all times for inspection by the IRS. Form 1040nr instructions If the IRS examines any of your tax returns, you may be asked to explain the items reported. Form 1040nr instructions A complete set of records will speed up the examination. Form 1040nr instructions Kinds of Records To Keep Except in a few cases, the law does not require any specific kind of records. Form 1040nr instructions You can choose any recordkeeping system suited to your farming business that clearly shows, for example, your income and expenses. Form 1040nr instructions You should set up your recordkeeping system using an accounting method that clearly shows your income for your tax year. Form 1040nr instructions See  chapter 2. Form 1040nr instructions If you are in more than one business, you should keep a complete and separate set of records for each business. Form 1040nr instructions A corporation should keep minutes of board of directors' meetings. Form 1040nr instructions Your recordkeeping system should include a summary of your business transactions. Form 1040nr instructions This summary is ordinarily made in accounting journals and ledgers. Form 1040nr instructions For example, they must show your gross income, as well as your deductions and credits. Form 1040nr instructions In addition, you must keep supporting documents. Form 1040nr instructions Purchases, sales, payroll, and other transactions you have in your business generate supporting documents such as invoices and receipts. Form 1040nr instructions These documents contain the information you need to record in your journals and ledgers. Form 1040nr instructions It is important to keep these documents because they support the entries in your journals and ledgers and on your tax return. Form 1040nr instructions Keep them in an orderly fashion and in a safe place. Form 1040nr instructions For instance, organize them by year and type of income or expense. Form 1040nr instructions Electronic records. Form 1040nr instructions   All requirements that apply to hard copy books and records also apply to electronic storage systems that maintain tax books and records. Form 1040nr instructions When you replace hard copy books and records, you must maintain the electronic storage systems for as long as they are material to the administration of tax law. Form 1040nr instructions An electronic storage system is any system for preparing or keeping your records either by electronic imaging or by transfer to an electronic storage media. Form 1040nr instructions The electronic storage system must index, store, preserve, retrieve and reproduce the electronically stored books and records in legible format. Form 1040nr instructions All electronic storage systems must provide a complete and accurate record of your data that is accessible to the IRS. Form 1040nr instructions Electronic storage systems are also subject to the same controls and retention guidelines as those imposed on your original hard copy books and records. Form 1040nr instructions The original hard copy books and records may be destroyed provided that the electronic storage system has been tested to establish that the hard copy books and records are being reproduced in compliance with IRS requirements for an electronic storage system and procedures are established to ensure continued compliance with all applicable rules and regulations. Form 1040nr instructions You still have the responsibility of retaining any other books and records that are required to be retained. Form 1040nr instructions The IRS may test your electronic storage system, including the equipment used, indexing methodology, software and retrieval capabilities. Form 1040nr instructions This test is not considered an examination and the results must be shared with you. Form 1040nr instructions If your electronic storage system meets the requirements mentioned earlier, you will be in compliance. Form 1040nr instructions If not, you may be subject to penalties for non-compliance, unless you continue to maintain your original hard copybooks and records in a manner that allows you and the IRS to determine your correct tax. Form 1040nr instructions For details on electronic storage system requirements, see Rev. Form 1040nr instructions Proc. Form 1040nr instructions 97-22. Form 1040nr instructions You can find Rev. Form 1040nr instructions Proc. Form 1040nr instructions 97-22 on page 9 of Internal Revenue Bulletin 1997-13 at  www. Form 1040nr instructions irs. Form 1040nr instructions gov/pub/irs-irbs/irb97-13. Form 1040nr instructions pdf. Form 1040nr instructions Travel, transportation, entertainment, and gift expenses. Form 1040nr instructions   Specific recordkeeping rules apply to these expenses. Form 1040nr instructions For more information, see Publication 463. Form 1040nr instructions Employment taxes. Form 1040nr instructions   There are specific employment tax records you must keep. Form 1040nr instructions For a list, see Publication 51 (Circular A). Form 1040nr instructions Excise taxes. Form 1040nr instructions   See How To Claim a Credit or Refund in chapter 14 for the specific records you must keep to verify your claim for credit or refund of excise taxes on certain fuels. Form 1040nr instructions Assets. Form 1040nr instructions   Assets are the property, such as machinery and equipment, you own and use in your business. Form 1040nr instructions You must keep records to verify certain information about your business assets. Form 1040nr instructions You need records to figure your annual depreciation deduction and the gain or (loss) when you sell the assets. Form 1040nr instructions Your records should show all the following. Form 1040nr instructions When and how you acquired the asset. Form 1040nr instructions Purchase price. Form 1040nr instructions Cost of any improvements. Form 1040nr instructions Section 179 deduction taken. Form 1040nr instructions Deductions taken for depreciation. Form 1040nr instructions Deductions taken for casualty losses, such as losses resulting from fires or storms. Form 1040nr instructions How you used the asset. Form 1040nr instructions When and how you disposed of the asset. Form 1040nr instructions Selling price. Form 1040nr instructions Expenses of sale. Form 1040nr instructions   The following are examples of records that may show this information. Form 1040nr instructions Purchase and sales invoices. Form 1040nr instructions Real estate closing statements. Form 1040nr instructions Canceled checks. Form 1040nr instructions Bank statements. Form 1040nr instructions Financial account statements as proof of payment. Form 1040nr instructions   If you do not have a canceled check, you may be able to prove payment with certain financial account statements prepared by financial institutions. Form 1040nr instructions These include account statements prepared for the financial institution by a third party. Form 1040nr instructions These account statements must be legible. Form 1040nr instructions The following table lists acceptable account statements. Form 1040nr instructions IF payment is by. Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions THEN the statement must show the. Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions . Form 1040nr instructions Check Check number. Form 1040nr instructions Amount. Form 1040nr instructions Payee's name. Form 1040nr instructions Date the check amount was posted to the account by the financial institution. Form 1040nr instructions Electronic funds  transfer Amount transferred. Form 1040nr instructions Payee's name. Form 1040nr instructions Date the transfer was posted to the account by the financial institution. Form 1040nr instructions Credit card Amount charged. Form 1040nr instructions Payee's name. Form 1040nr instructions Transaction date. Form 1040nr instructions    Proof of payment of an amount, by itself, does not establish you are entitled to a tax deduction. Form 1040nr instructions You should also keep other documents, such as credit card sales slips and invoices, to show that you also incurred the cost. Form 1040nr instructions Tax returns. Form 1040nr instructions   Keep copies of your filed tax returns. Form 1040nr instructions They help in preparing future tax returns and making computations if you file an amended return. Form 1040nr instructions Keep copies of your information returns such as Form 1099, Schedule K-1, and Form W-2. Form 1040nr instructions How Long To Keep Records You must keep your records as long as they may be needed for the administration of any provision of the Internal Revenue Code. Form 1040nr instructions Keep records that support an item of income or a deduction appearing on a return until the period of limitations for the return runs out. Form 1040nr instructions A period of limitations is the period of time after which no legal action can be brought. Form 1040nr instructions Generally, that means you must keep your records for at least 3 years from when your tax return was due or filed or within 2 years of the date the tax was paid, whichever is later. Form 1040nr instructions However, certain records must be kept for a longer period of time, as discussed below. Form 1040nr instructions Employment taxes. Form 1040nr instructions   If you have employees, you must keep all employment tax records for at least 4 years after the date the tax becomes due or is paid, whichever is later. Form 1040nr instructions Assets. Form 1040nr instructions   Keep records relating to property until the period of limitations expires for the year in which you dispose of the property in a taxable disposition. Form 1040nr instructions You must keep these records to figure any depreciation, amortization, or depletion deduction and to figure your basis for computing gain or (loss) when you sell or otherwise dispose of the property. Form 1040nr instructions   You may need to keep records relating to the basis of property longer than the period of limitation. Form 1040nr instructions Keep those records as long as they are important in figuring the basis of the original or replacement property. Form 1040nr instructions Generally, this means as long as you own the property and, after you dispose of it, for the period of limitations that applies to you. Form 1040nr instructions For example, if you received property in a nontaxable exchange, you must keep the records for the old property, as well as for the new property, until the period of limitations expires for the year in which you dispose of the new property in a taxable disposition. Form 1040nr instructions For more information on basis, see chapter 6. Form 1040nr instructions Records for nontax purposes. Form 1040nr instructions   When your records are no longer needed for tax purposes, do not discard them until you check to see if you have to keep them longer for other purposes. Form 1040nr instructions For example, your insurance company or creditors may require you to keep them longer than the IRS does. Form 1040nr instructions Prev  Up  Next   Home   More Online Publications