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Federal tax form 36. Federal tax form   Crédito por Ingreso del Trabajo (EIC) Table of Contents Qué Hay de Nuevo Recordatorios Introduction Useful Items - You may want to see: ¿Reúne los Requisitos para el Crédito?Si se Hizo una Solicitud Indebida del Crédito en un Año Anterior Parte A. Federal tax form Requisitos para TodosRequisito 1. Federal tax form Tiene que Tener Ingresos Brutos Ajustados Inferiores a: Requisito 2. Federal tax form Tiene que tener un número de Seguro Social válido Requisito 3. Federal tax form Su Estado Civil para Efectos de la Declaración no Puede Ser Casado que Presenta la Declaración por Separado Requisito 4. Federal tax form Tiene que Ser Ciudadano o Extranjero Residente de los Estados Unidos Durante Todo el Año Requisito 5. Federal tax form No Puede Presentar el Formulario 2555 ni el Formulario 2555-EZ Requisito 6. Federal tax form Tiene que Tener Ingresos de Inversiones de $3,300 o Menos Requisito 7. Federal tax form Tiene que Haber Recibido Ingresos del Trabajo Parte B. Federal tax form Requisitos si Tiene un Hijo CalificadoRequisito 8. Federal tax form Su Hijo Tiene que Cumplir los Requisitos de Parentesco, Edad, Residencia y de la Declaración Conjunta Requisito 9. Federal tax form Para Reclamar el Crédito por Ingreso del Trabajo, Sólo una Persona Puede Basarse en el Hijo Calificado de Usted Requisito 10. Federal tax form Otro Contribuyente no Puede Reclamarlo a Usted como Hijo Calificado Parte C. Federal tax form Requisitos si no Tiene un Hijo CalificadoRequisito 11. Federal tax form Tiene que Tener por lo Menos 25 Años pero Menos de 65 Años Requisito 12. Federal tax form No Puede Ser el Dependiente de Otra Persona Requisito 13. Federal tax form Otro Contribuyente no Puede Reclamarlo a Usted como Hijo Calificado Requisito 14. Federal tax form Tiene que Haber Vivido en los Estados Unidos durante más de la Mitad del Año Parte D. Federal tax form Cómo Calcular y Reclamar el Crédito por Ingreso del TrabajoRequisito 15. Federal tax form Su Ingreso del Trabajo Tiene que Ser Menos de: El IRS Puede Calcularle el Crédito por Ingreso del Trabajo Cómo Calcular Usted Mismo el Crédito por Ingreso del Trabajo EjemplosEjemplo 1. Federal tax form Juan y Julia Martínez (Formulario 1040A) Ejemplo 2. Federal tax form Carla Robles (Formulario 1040EZ) Qué Hay de Nuevo La cantidad del ingreso del trabajo es mayor. Federal tax form  La cantidad máxima de ingresos que puede recibir y aún obtener el crédito ha aumentado. Federal tax form Es posible que pueda tomar el EIC si: Tiene tres o más hijos calificados y ganó menos de $46,227 ($51,567 si es casado que presenta una declaración conjunta), Tiene dos hijos calificados y ganó menos de $43,038 ($48,378 si es casado que presenta una declaración conjunta), Tiene un hijo calificado y usted ganó menos de $37,870 ($43,210 si es casado que presenta una declaración conjunta) o No tiene hijo calificado y usted ganó menos de $14,340 ($19,680 si es casado que presenta una declaración conjunta). Federal tax form Además, tiene que tener ingresos brutos ajustados inferiores a la cantidad que le corresponde en la lista anterior. Federal tax form Para más información, vea Requisitos 1 y 15 , más adelante. Federal tax form La cantidad de ingreso de inversiones es mayor. Federal tax form   La cantidad máxima de ingresos de inversión que puede tener y aún obtener el crédito ha aumentado a $3,300. Federal tax form Vea el Requisito 6 . Federal tax form Recordatorios Aumento del crédito por ingreso del trabajo en ciertas declaraciones conjuntas. Federal tax form  Una persona casada que presente una declaración conjunta podría recibir un crédito mayor que el que recibe otra persona que tenga la misma cantidad de ingresos pero con un estado civil diferente para efectos de la declaración. Federal tax form Por lo tanto, la Tabla del Crédito por Ingreso del Trabajo tiene columnas distintas para las personas casadas que presenten una declaración conjunta y para los demás. Federal tax form Cuando busque su crédito por ingreso del trabajo en la Tabla del Crédito por Ingreso del Trabajo, use la columna correspondiente a su estado civil y número de hijos. Federal tax form Ayuda por Internet. Federal tax form  Puede utilizar el EITC Assistant (Asistente EITC) en el sitio web  www. Federal tax form irs. Federal tax form gov/espanol para saber si tiene derecho al crédito. Federal tax form El Asistente EITC está disponible en español además de inglés. Federal tax form En caso de que el IRS cuestione el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form  El IRS puede pedirle que facilite documentos para comprobar que tiene derecho a reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Le indicaremos cuáles documentos debe enviarnos. Federal tax form Éstos pueden incluir actas de nacimiento, expedientes académicos, expedientes médicos, etc. Federal tax form El proceso para determinar si tiene derecho al crédito demorará su reembolso. Federal tax form Introduction El crédito por ingreso del trabajo (EIC, por sus siglas en inglés) es un crédito tributario para ciertas personas que trabajen y que hayan recibido ingresos del trabajo de menos de $51,567. Federal tax form En la mayoría de los casos, un crédito tributario le brinda la posibilidad de ahorrar dinero porque reduce la cantidad de impuestos a pagar. Federal tax form El crédito por ingreso del trabajo puede también proporcionarle un reembolso. Federal tax form ¿Cómo se obtiene el crédito por ingreso del trabajo?   Para reclamar el crédito por ingreso del trabajo, tiene que: Satisfacer determinados requisitos, y Presentar una declaración de impuestos, aun si: No adeuda impuestos, No ganó suficiente dinero para tener que presentar una declaración o No se le retuvieron impuestos sobre el ingreso de su paga. Federal tax form Al llenar la declaración de impuestos, puede calcular el crédito por ingreso del trabajo utilizando la hoja de trabajo en las Instrucciones del Formulario 1040, Formulario 1040A o Formulario 1040EZ. Federal tax form Si lo prefiere, puede permitir que el IRS le calcule el crédito. Federal tax form ¿Cómo le ayudará este capítulo?   Este capítulo explica lo siguiente: Los requisitos que se tienen que cumplir para tener derecho al crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Cómo calcular el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Useful Items - You may want to see: Publicación 596(SP) Crédito por Ingreso del Trabajo Formulario (e Instrucciones) Anexo EIC Earned Income Credit (Qualifying Child Information) (Crédito por ingreso del trabajo (información sobre hijo calificado)), en inglés 8862(SP) Información Para Reclamar el Crédito Por Ingreso del Trabajo Después de Haber Sido Denegado ¿Reúne los Requisitos para el Crédito? Para tener derecho al crédito por ingreso del trabajo, primero tiene que cumplir todos los requisitos explicados en Parte A. Federal tax form Requisitos para Todos . Federal tax form Luego tiene que cumplir los requisitos en Parte B. Federal tax form Requisitos si Tiene un Hijo Calificado o Parte C. Federal tax form Requisitos si no Tiene un Hijo Calificado . Federal tax form Hay un último requisito que se tiene que cumplir en Parte D. Federal tax form Cómo Calcular y Reclamar el Crédito por Ingreso del Trabajo . Federal tax form Tiene derecho al crédito si cumple todos los requisitos en cada parte que le corresponda. Federal tax form Si tiene un hijo calificado, le corresponden los requisitos en las Partes A, B y D. Federal tax form Si no tiene un hijo calificado, le corresponden los requisitos de las Partes A, C y D. Federal tax form Tabla 36-1, Síntesis del Crédito por Ingreso del Trabajo. Federal tax form   Utilice la Tabla 36-1 como guía para las Partes A, B, C y D. Federal tax form En esta tabla se resumen todos los requisitos de cada parte. Federal tax form ¿Tiene un hijo calificado?   Tiene un hijo calificado sólo si dicho hijo cumple las cuatro condiciones descritas en el Requisito 8 y detalladas en la Figura 36-1. Federal tax form Si se Hizo una Solicitud Indebida del Crédito en un Año Anterior Si se le denegó o redujo el crédito por ingreso del trabajo correspondiente a cualquier año posterior a 1996 por algún motivo que no sea el de un error matemático o humano, tiene que adjuntar un Formulario 8862(SP) (o Formulario 8862, en inglés) completado a su siguiente declaración de impuestos para reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Además, tiene que cumplir todos los requisitos descritos en este capítulo para tener derecho al crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form No obstante, no adjunte el Formulario 8862(SP) a su siguiente declaración de impuestos si se le denegó o se redujo el crédito por ingreso del trabajo por causa de un error matemático o humano. Federal tax form Por ejemplo, si le salen mal los cálculos, el IRS los puede corregir. Federal tax form Si usted no provee un número de Seguro Social correcto, el IRS puede denegar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Estos errores se denominan errores matemáticos o humanos. Federal tax form Si se le denegó el crédito por ingreso del trabajo en cualquier año posterior a 1996 y se determinó que su error fue debido a incumplimiento intencional o negligente de los requisitos para reclamar el crédito por ingreso del trabajo, no podrá reclamar el mismo durante los 2 años siguientes. Federal tax form Si su error fue debido a fraude, no podrá reclamar el crédito por ingreso del trabajo durante los 10 años siguientes. Federal tax form Información adicional. Federal tax form   Consulte el capítulo 5 de la Publicación 596SP para información más detallada sobre el período de denegación y el Formulario 8862(SP). Federal tax form Parte A. Federal tax form Requisitos para Todos Esta parte del capítulo trata de los Requisitos 1 al 7, inclusive. Federal tax form Tiene que cumplir los siete requisitos para tener derecho al crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Si no cumple los siete requisitos, no podrá reclamar el crédito y no necesita leer el resto de este capítulo. Federal tax form Si reúne los siete requisitos explicados en esta sección, lea la Parte B o Parte C (la que corresponda) para conocer los requisitos adicionales que tiene que reunir. Federal tax form Requisito 1. Federal tax form Tiene que Tener Ingresos Brutos Ajustados Inferiores a: $46,227 ($51,567 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene tres o más hijos calificados, $43,038 ($48,378 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene dos hijos calificados, $37,870 ($43,210 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene un hijo calificado o $14,340 ($19,680 si es casado que presenta una declaración conjunta) si no tiene hijo calificado. Federal tax form Ingresos brutos ajustados (AGI, por sus siglas en inglés). Federal tax form    Los ingresos brutos ajustados aparecen en la línea 38 del Formulario 1040, la línea 22 del Formulario 1040A o la línea 4 del Formulario 1040EZ. Federal tax form Si tiene ingresos brutos ajustados iguales o mayores al límite aplicable indicado anteriormente, no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Ejemplo. Federal tax form Tiene ingresos brutos ajustados de $38,550, es soltero y tiene un hijo calificado. Federal tax form No puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo porque sus ingresos brutos ajustados no son inferiores a $37,870. Federal tax form Sin embargo, si su estado civil para efectos de la declaración es casado que presenta una declaración conjunta, tal vez pueda reclamar el crédito por ingreso del trabajo porque tiene ingresos brutos ajustados inferiores a $43,210. Federal tax form Bienes gananciales. Federal tax form   Si está casado, pero tiene derecho a presentar la declaración como cabeza de familia de acuerdo con determinados requisitos especiales correspondientes a contribuyentes que no viven juntos (vea el Requisito 3 ), y vive en un estado con leyes de bienes gananciales, los ingresos brutos ajustados incluyen aquella parte de los salarios, tanto de usted como de su cónyuge, que está obligado a declarar como ingresos brutos. Federal tax form Esto es distinto a los requisitos de bienes gananciales que corresponden al Requisito 7 . Federal tax form Requisito 2. Federal tax form Tiene que tener un número de Seguro Social válido Para reclamar el crédito por ingreso del trabajo, usted (y su cónyuge, si presentan una declaración conjunta) tiene que tener un número de Seguro Social válido expedido por la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Federal tax form Todo hijo calificado indicado en el Anexo EIC tiene que tener también un número de Seguro Social válido. Federal tax form Vea el Requisito 8 si tiene un hijo calificado. Federal tax form Si su tarjeta de Seguro Social (o la de su cónyuge, si presentan una declaración conjunta) tiene impresas las palabras “Not valid for employment” (No es válida para trabajar) y su número de Seguro Social fue expedido para que usted (o su cónyuge) pudiera obtener un beneficio procedente de fondos del gobierno federal, no puede obtener el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Un ejemplo de un beneficio procedente de fondos del gobierno federal es el seguro Medicaid. Federal tax form Si tiene una tarjeta con las palabras impresas “Not valid for employment” (No es válida para trabajar) y su condición migratoria ha cambiado de modo que ahora usted es ciudadano o residente permanente de los Estados Unidos, comuníquese con la SSA para obtener una nueva tarjeta de Seguro Social que no tenga impresas las palabras que indican que no es válida para trabajar. Federal tax form Ciudadano de los Estados Unidos. Federal tax form   Si era ciudadano de los Estados Unidos cuando recibió su número de Seguro Social, tiene un número de Seguro Social válido. Federal tax form Tarjeta válida para trabajar sólo con la autorización del Servicio de Inmigración y Naturalización o del Departamento de Seguridad Nacional. Federal tax form   Si su tarjeta de Seguro Social tiene impresas las palabras “Valid for work only with INS authorization” (Válida para trabajar sólo con la autorización del Servicio de Inmigración y Naturalización) o con las palabras “Valid for work only with DHS authorization” (Válida para trabajar sólo con la autorización del Departamento de Seguridad Nacional), tiene una tarjeta de Seguro Social válida, pero sólo si la autorización es válida todavía. Federal tax form Número de Seguro Social no incluido o incorrecto. Federal tax form   Si el número de Seguro Social de usted o de su cónyuge no se incluye en la declaración de impuestos o es incorrecto, es posible que no le concedan el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Otro número de identificación de contribuyente. Federal tax form   No podrá tomar el crédito por ingreso del trabajo si, en lugar de un número de Seguro Social, usted (o su cónyuge, si presentan una declaración conjunta) tiene un número de identificación de contribuyente individual (ITIN, por sus siglas en inglés). Federal tax form El IRS expide los números de identificación personal de contribuyente a personas no ciudadanas de los Estados Unidos que no puedan obtener un número de Seguro Social. Federal tax form Persona sin número de Seguro Social. Federal tax form   Si no tiene un número de Seguro Social válido, escriba “No” al lado de la línea 64a del Formulario 1040, de la línea 38a del Formulario 1040A o de la línea 8a del Formulario 1040EZ. Federal tax form No puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Cómo obtener un número de Seguro Social. Federal tax form   Si usted (o su cónyuge, si presentan una declaración conjunta) no tiene un número de Seguro Social, puede solicitarlo presentando el Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social, en español (o el Formulario SS-5, Application for a Social Security Card, en inglés), a la Administración del Seguro Social. Federal tax form Puede conseguir el Formulario SS-5-SP (o SS-5) en el sitio www. Federal tax form socialsecurity. Federal tax form gov/espanol, de la oficina más cercana de la SSA, o llamando a la SSA al 1-800-772-1213. Federal tax form Se acerca el plazo para la presentación de la declaración y aún no tiene un número de Seguro Social. Federal tax form   Si se acerca el plazo para la presentación de la declaración de impuestos y aún no cuenta con un número de Seguro Social, usted tiene dos opciones: Solicitar una prórroga automática de 6 meses para presentar la declaración. Federal tax form Puede obtener esta prórroga mediante la presentación del Formulario 4868(SP), Solicitud de Prórroga Automática para Presentar la Declaración de Impuestos sobre el Ingreso Personal de los Estados Unidos (o el Formulario 4868, Application for Automatic Extension of Time To File U. Federal tax form S. Federal tax form Individual Income Tax Return, en inglés). Federal tax form Para más información, vea el capítulo 1. Federal tax form Presentar la declaración de impuestos dentro del plazo sin reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Después de haber recibido el número de Seguro Social, presente una declaración enmendada usando el Formulario 1040X, Amended U. Federal tax form S. Federal tax form Individual Income Tax Return (Declaración enmendada de impuestos sobre el ingreso personal de los Estados Unidos), en inglés, para reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Adjunte el Anexo EIC, Earned Income Credit (Crédito por ingreso del trabajo), en inglés, debidamente completado si tiene un hijo calificado. Federal tax form Tabla 36-1. Federal tax form Síntesis del Crédito por Ingreso del Trabajo Primero, tiene que cumplir todos los requisitos de esta columna. Federal tax form Segundo, tiene que cumplir todos los requisitos de una de estas columnas, la que corresponda. Federal tax form Tercero, tiene que cumplir el requisito de esta columna. Federal tax form Parte A. Federal tax form  Requisitos para Todos Parte B. Federal tax form  Requisitos si Tiene un Hijo Calificado Parte C. Federal tax form  Requisitos si No Tiene un Hijo Calificado Parte D. Federal tax form  Cómo Calcular y Reclamar el Crédito por Ingreso del Trabajo 1. Federal tax form Tiene que tener ingresos brutos ajustados (AGI, por sus siglas en inglés) inferiores a: •$46,227 ($51,567 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene tres o más hijos calificados,  •$43,038 ($48,378 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene dos hijos calificados,  •$37,870 ($43,210 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene un hijo calificado, o   •$14,340 ($19,680 si es casado que presenta una declaración conjunta) si no tiene un hijo calificado. Federal tax form 2. Federal tax form Tiene que tener un número de Seguro Social válido. Federal tax form  3. Federal tax form Su estado civil para efectos de la declaración no puede ser “casado que presenta la declaración por separado”. Federal tax form  4. Federal tax form Tiene que ser ciudadano de los Estados Unidos o extranjero residente durante todo el año. Federal tax form  5. Federal tax form No puede presentar el Formulario 2555 ni el Formulario 2555-EZ (relacionado con ingresos ganados en el extranjero). Federal tax form  6. Federal tax form Tiene que tener ingresos de inversiones de $3,300 o menos. Federal tax form  7. Federal tax form Tiene que haber recibido ingreso del trabajo. Federal tax form 8. Federal tax form Su hijo tiene que cumplir los requisitos de parentesco, edad, residencia y de la declaración conjunta. Federal tax form  9. Federal tax form Sólo una persona puede basarse en su hijo calificado para fines de reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form  10. Federal tax form Usted no puede ser el hijo calificado de otra persona. Federal tax form 11. Federal tax form Tiene que tener por lo menos 25 años de edad, pero menos de 65. Federal tax form  12. Federal tax form Usted no puede ser el dependiente de otra persona. Federal tax form  13. Federal tax form No puede ser el hijo calificado de otra persona. Federal tax form  14. Federal tax form Tiene que haber vivido en los Estados Unidos durante más de la mitad del año. Federal tax form 15. Federal tax form Tiene que tener ingresos del trabajo inferiores a: •$46,227 ($51,567 si es casado que presenta una declaración conjunta), si tiene tres o más hijos calificados,  •$43,038 ($48,378 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene dos hijos calificados,  •$37,870 ($43,210 si es casado que presenta una declaración conjunta) si tiene un hijo calificado, o  •$14,340 ($19,680 si es casado que presenta una declaración conjunta) si no tiene un hijo calificado. Federal tax form Requisito 3. Federal tax form Su Estado Civil para Efectos de la Declaración no Puede Ser Casado que Presenta la Declaración por Separado Si está casado, por lo general, tiene que presentar una declaración conjunta para reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Su estado civil para efectos de la declaración no puede ser “casado que presenta la declaración por separado”. Federal tax form Si su cónyuge no vivió con usted. Federal tax form   Si está casado y su cónyuge no vivió en su hogar en ningún momento durante los últimos 6 meses del año, tal vez pueda presentar la declaración como cabeza de familia en lugar de casado que presenta la declaración por separado. Federal tax form En tal caso, quizás pueda reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Para obtener más información sobre la presentación de la declaración como cabeza de familia, vea el capítulo 2. Federal tax form Requisito 4. Federal tax form Tiene que Ser Ciudadano o Extranjero Residente de los Estados Unidos Durante Todo el Año Si usted (o su cónyuge, si es casado) era extranjero no residente durante cualquier parte del año, no podrá reclamar el crédito por ingreso del trabajo a menos que su estado civil para efectos de la declaración sea casado que presenta una declaración conjunta. Federal tax form Puede usar ese estado civil para efectos de la declaración sólo si uno de ustedes (usted o su cónyuge) es ciudadano o extranjero residente estadounidense y usted opta por reclamar al cónyuge no residente como residente estadounidense. Federal tax form En tal caso, usted y su cónyuge tendrán que pagar impuestos sobre todos los ingresos que recibieron de cualquier parte del mundo. Federal tax form Si usted (o su cónyuge, si está casado) era extranjero no residente durante cualquier parte del año y su estado civil para efectos de la declaración no es casado que presenta una declaración conjunta, escriba “No” en la línea de puntos al lado de la línea 64a del Formulario 1040 o en el espacio a la izquierda de la línea 38a del Formulario 1040A. Federal tax form Si necesita más información sobre esta opción, obtenga la Publicación 519, U. Federal tax form S. Federal tax form Tax Guide for Aliens (Guía tributaria de los Estados Unidos para extranjeros), en inglés. Federal tax form Requisito 5. Federal tax form No Puede Presentar el Formulario 2555 ni el Formulario 2555-EZ No puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo si presenta el Formulario 2555, Foreign Earned Income (Ingresos procedentes del extranjero) o el Formulario 2555-EZ, Foreign Earned Income Exclusion (Exclusión de ingresos procedentes del extranjero), ambos en inglés. Federal tax form Estos formularios se presentan para excluir del ingreso bruto los ingresos recibidos del extranjero o para deducir o excluir una cantidad por concepto de vivienda en el extranjero. Federal tax form Los territorios de los Estados Unidos no se consideran países extranjeros. Federal tax form Vea la Publicación 54, Tax Guide for U. Federal tax form S. Federal tax form Citizens and Resident Aliens Abroad (Guía tributaria para ciudadanos y residentes extranjeros de los Estados Unidos que viven en el extranjero), en inglés, para más información. Federal tax form Requisito 6. Federal tax form Tiene que Tener Ingresos de Inversiones de $3,300 o Menos No puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo a menos que sus ingresos procedentes de inversiones sean $3,300 o menos. Federal tax form Si sus ingresos de inversiones son más de $3,300, no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form En la mayoría de los casos, los ingresos procedentes de inversiones son la suma de las siguientes cantidades: Intereses sujetos a impuestos (línea 8a del Formulario 1040 ó 1040A). Federal tax form Intereses exentos de impuestos (línea 8b del Formulario 1040 ó 1040A). Federal tax form Ingresos de dividendos (línea 9a del Formulario 1040 ó 1040A). Federal tax form Ingresos netos de ganancias de capital (línea 13 del Formulario 1040, si son mayores a cero, o línea 10 del Formulario 1040A). Federal tax form Si presenta el Formulario 1040EZ, sus ingresos de inversiones son la suma de la cantidad de la línea 2 y la cantidad de los intereses exentos de impuestos que haya anotado a la derecha de las palabras “Form 1040EZ” (Formulario 1040EZ) que aparecen en la línea 2. Federal tax form No obstante, vea el Requisito 6 en el capítulo 1 de la Publicación 596SP si: Presenta el Anexo E (Formulario 1040), el Formulario 4797 o el Formulario 8814, o Declara en la línea 21 del Formulario 1040 ingresos provenientes del alquiler de bienes muebles. Federal tax form Requisito 7. Federal tax form Tiene que Haber Recibido Ingresos del Trabajo Este crédito se llama crédito “por ingreso del trabajo” porque, para tener derecho al mismo, usted tiene que trabajar y haber recibido ingresos del trabajo. Federal tax form Si está casado y presenta una declaración conjunta, cumple este requisito si por lo menos uno de los cónyuges trabaja y recibe ingresos del trabajo. Federal tax form Si usted es un empleado, los ingresos del trabajo incluyen todo ingreso tributable que reciba de su empleador. Federal tax form Si trabaja por cuenta propia o es empleado estatutario, calcule su ingreso del trabajo en la EIC Worksheet B (Hoja de Trabajo B del crédito por ingreso del trabajo) que se encuentra en las Instrucciones del Formulario 1040, en inglés. Federal tax form Ingreso del Trabajo El ingreso del trabajo incluye todas las siguientes clases de ingresos: Salarios, sueldos, propinas y otra remuneración tributable del empleado. Federal tax form La remuneración del empleado es ingreso del trabajo sólo si está sujeta a impuestos. Federal tax form La remuneración no tributable de empleados, como ciertos beneficios por cuidado de dependientes y beneficios por adopción, no es ingreso del trabajo. Federal tax form Pero hay una excepción para la paga no tributable por combate, la cual puede optar por incluir en el ingreso del trabajo, tal como se explica más adelante. Federal tax form Ingresos netos del trabajo por cuenta propia. Federal tax form Ingresos brutos recibidos como empleado estatutario. Federal tax form Salarios, sueldos y propinas. Federal tax form   Se le informa de los salarios, sueldos y propinas que reciba por su trabajo en el recuadro 1 del Formulario W-2. Federal tax form Debe declararlos en la línea 1 del Formulario 1040EZ o la línea 7 de los Formularios 1040A y 1040. Federal tax form Elección sobre la paga no tributable por combate. Federal tax form   Puede optar por incluir su paga no tributable por combate en el ingreso del trabajo para fines del crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form La elección de incluir la paga no tributable por combate en el ingreso del trabajo puede aumentar o disminuir su crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Calcule el crédito con y sin su paga no tributable por combate antes de hacer la elección. Federal tax form   Si elige hacerlo, tendrá que incluir en el ingreso del trabajo toda paga no tributable por combate que haya recibido. Federal tax form Si presenta una declaración conjunta y tanto usted como su cónyuge recibieron paga no tributable por combate, cada uno de ustedes puede hacer su propia elección. Federal tax form Es decir, si uno hace la elección, el otro puede hacerla, pero no tiene que hacerla. Federal tax form   La cantidad de la paga no tributable por combate debe aparecer en el recuadro 12 de su Formulario W-2, con el código “Q”. Federal tax form Personas que trabajan por cuenta propia y empleados estatutarios. Federal tax form   Si trabaja por cuenta propia o recibió ingresos como empleado estatutario, tiene que referirse a las Instrucciones del Formulario 1040 para saber si reúne los requisitos para obtener el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Formularios 4361 ó 4029 Aprobados Esta sección es para las personas que tengan uno de los siguientes formularios aprobados: Formulario 4361, Application for Exemption from Self-Employment Tax for Use by Ministers, Members of Religious Orders and Christian Science Practitioners (Solicitud de exención del pago de impuestos sobre el trabajo por cuenta propia para ministros, miembros de órdenes religiosas y practicantes de la Ciencia Cristiana), en inglés, o Formulario 4029, Application for Exemption from Social Security and Medicare Taxes and Waiver of Benefits (Solicitud de exención del pago de los impuestos del Seguro Social y del Medicare y renuncia a beneficios), en inglés. Federal tax form Cada formulario aprobado exime ciertos ingresos del pago de los impuestos al Seguro Social. Federal tax form Cada formulario se explica con respecto a lo que se considera o no ingreso del trabajo para fines del crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Formulario 4361. Federal tax form   Sea que tenga o no un Formulario 4361 aprobado, las cantidades que reciba por celebrar oficios religiosos como empleado se consideran ingresos del trabajo. Federal tax form Esto abarca salarios, sueldos, propinas y otra remuneración tributable recibida como empleado. Federal tax form Una asignación para la vivienda no tributable o el valor del alquiler no tributable de una vivienda no se considera ingresos del trabajo. Federal tax form Además, las cantidades que haya recibido por celebrar sus oficios como ministro, pero no como empleado, no se consideran ingresos del trabajo. Federal tax form Ejemplos de esto son los honorarios por oficiar matrimonios y por pronunciar discursos. Federal tax form Formulario 4029. Federal tax form   Sea que tenga o no un Formulario 4029 aprobado, todos los salarios, sueldos, propinas y toda otra remuneración tributable recibida como empleado se consideran ingresos del trabajo. Federal tax form Sin embargo, las cantidades que haya recibido por trabajar por cuenta propia no se consideran ingresos del trabajo. Federal tax form Además, al calcular el ingreso del trabajo, no reste las pérdidas que aparezcan en los Anexos C, C-EZ o F de los salarios anotados en la línea 7 del Formulario 1040. Federal tax form Beneficios por Incapacidad Si se jubiló por incapacidad, los beneficios tributables que reciba del plan de jubilación por incapacidad de su empleador se consideran ingresos del trabajo hasta que cumpla la edad mínima de jubilación. Federal tax form La edad mínima de jubilación, por lo general, es la edad a partir de la cual habría podido recibir una pensión o anualidad si no hubiese estado incapacitado. Federal tax form Tiene que declarar los pagos por incapacidad tributables en la línea 7 del Formulario 1040 o Formulario 1040A hasta alcanzar la edad mínima de jubilación. Federal tax form A partir del día siguiente al día en que cumpla la edad mínima de jubilación, los pagos que reciba son tributables por concepto de pensión y no se consideran ingresos del trabajo. Federal tax form Anote los pagos tributables de una pensión en las líneas 16a y 16b del Formulario 1040 o en las líneas 12a y 12b del Formulario 1040A. Federal tax form Pagos del seguro por incapacidad. Federal tax form   Los pagos que haya recibido de una póliza de seguro por incapacidad, cuyas primas haya pagado, no son ingresos del trabajo. Federal tax form No importa si ha cumplido o no la edad mínima de jubilación. Federal tax form Si esta póliza está a su disposición a través de su empleador, la cantidad podría aparecer en el recuadro 12 del Formulario W-2 con el código “J”. Federal tax form Ingresos que No Son Ingresos del Trabajo Algunos ejemplos de conceptos que no son ingresos del trabajo son intereses y dividendos, pensiones y anualidades, beneficios del Seguro Social y de la jubilación ferroviaria (incluyendo beneficios por incapacidad), pensión para el cónyuge divorciado y para hijos menores, beneficios de bienestar social, beneficios de compensación del seguro obrero, beneficios por desempleo (seguro por desempleo), pagos no tributables por el cuidado de hijos de crianza, y beneficios pagados a veteranos, incluyendo pagos de rehabilitación hechos por el Department of Veterans Affairs (Departamento de asuntos de veteranos o VA, por sus siglas en inglés). Federal tax form No incluya ninguno de dichos conceptos en sus ingresos del trabajo. Federal tax form Ingresos recibidos como recluso en una institución penal. Federal tax form   Las cantidades recibidas por el trabajo realizado mientras estaba recluido en una institución penal no se consideran ingresos del trabajo al calcular el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Esto abarca las cantidades recibidas a través del programa de libertad para trabajar o mientras esté en una casa de detención o rehabilitación penal temporal (halfway house). Federal tax form Pagos del bienestar social a cambio de actividades laborales. Federal tax form   Los pagos no tributables del bienestar social a cambio de actividades laborales no son ingresos del trabajo para fines del crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Estos son pagos en efectivo que ciertas personas reciben de una dependencia estatal o local que administra programas de ayuda pública financiados bajo el programa federal de Temporary Assistance for Needy Families (Asistencia temporal para familias necesitadas o TANF, por sus siglas en inglés) a cambio de ciertas actividades laborales como (1) actividades para obtener experiencia laboral (incluyendo remodelación o reparación de viviendas públicas) si no hay suficientes plazas de empleos disponibles en el sector privado o (2) actividades del programa de servicios comunitarios. Federal tax form Bienes gananciales. Federal tax form   Si está casado, pero tiene derecho a presentar la declaración como cabeza de familia de acuerdo con determinados requisitos especiales correspondientes a contribuyentes casados que no viven juntos (vea el Requisito 3 ) y vive en un estado con leyes de bienes gananciales, su ingreso del trabajo no incluye ninguna cantidad ganada por su cónyuge que se considere propiedad de usted conforme a esas leyes. Federal tax form Esa cantidad no se considera ingreso del trabajo para propósitos del crédito, aunque tenga que incluirla en sus ingresos brutos en la declaración de impuestos. Federal tax form Su ingreso del trabajo incluye toda la cantidad que ganó, aun cuando parte de ella se considere que pertenece a su cónyuge de acuerdo con las leyes de bienes gananciales del estado en el que vive usted. Federal tax form Pareja o sociedad doméstica en los estados de Nevada, Washington y California. Federal tax form   Si usted es parte de una pareja o sociedad doméstica registrada en los estados de Nevada, Washington o California, los mismos requisitos aplican. Federal tax form Su ingreso del trabajo para propósitos del EIC no incluye ninguna cantidad ganada por su pareja. Federal tax form Su ingreso del trabajo incluye la cantidad completa que usted ganó. Federal tax form Para más detalles, vea la Publicación 555, Community Property (Comunidad de bienes), en inglés. Federal tax form Pagos del programa del fondo de conservación (CRP, por sus siglas en inglés). Federal tax form   Si estaba recibiendo prestaciones del Seguro Social por jubilación o incapacidad durante el período en el que recibió pagos CRP, dichos pagos no se consideran ingresos derivados del trabajo para fines del crédito EIC. Federal tax form Paga militar no tributable. Federal tax form   La paga no tributable para miembros de las Fuerzas Armadas no se considera ingreso del trabajo para fines del crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Algunos ejemplos de la paga militar no tributable son la paga por combate, la asignación básica para vivienda (BAH, por sus siglas en inglés) y la asignación básica para sustento (BAS, por sus siglas en inglés). Federal tax form Vea la Publicación 3, Armed Forces' Tax Guide (Guía tributaria para las Fuerzas Armadas), en inglés, para más información. Federal tax form    Paga de combate. Federal tax form Puede optar por incluir su paga no tributable por combate en los ingresos del trabajo para fines del crédito tributario por ingreso del trabajo. Federal tax form Vea anteriormente Elección sobre la paga no tributable por combate . Federal tax form Parte B. Federal tax form Requisitos si Tiene un Hijo Calificado Si ha cumplido todos los requisitos de la Parte A , lea la Parte B para saber si tiene un hijo calificado. Federal tax form La Parte B trata de los Requisitos 8 al 10. Federal tax form Tiene que cumplir cada uno de estos tres requisitos, además de los de las Partes A y D , para tener derecho al crédito por ingreso del trabajo con un hijo calificado. Federal tax form Tiene que presentar el Formulario 1040 o el Formulario 1040A para reclamar el crédito por ingreso del trabajo basándose en un hijo calificado. Federal tax form No puede presentar el Formulario 1040EZ. Federal tax form Además, tiene que llenar el Anexo EIC y adjuntarlo a su declaración de impuestos. Federal tax form Si cumple todos los requisitos de la Parte A y de esta parte, lea la Parte D para saber qué hacer a continuación. Federal tax form Si no cumple el Requisito 8 , no tiene un hijo calificado. Federal tax form Lea la Parte C para saber si puede obtener el crédito por ingreso del trabajo sin un hijo calificado. Federal tax form Requisito 8. Federal tax form Su Hijo Tiene que Cumplir los Requisitos de Parentesco, Edad, Residencia y de la Declaración Conjunta Su hijo es un hijo calificado si cumple cuatro requisitos. Federal tax form Éstos son: Parentesco, Edad, Residencia y Declaración conjunta. Federal tax form Estos cuatro requisitos se ilustran en la Figura 36-1. Federal tax form Los siguientes párrafos explican estos requisitos en más detalle. Federal tax form Requisito de Parentesco Para ser hijo calificado, el hijo tiene que ser su: Hijo o hija, hijastro o hijastra, hijo de crianza o descendiente de cualquiera de ellos (por ejemplo, su nieto), o Hermano, hermana, medio hermano, media hermana, hermanastro, hermanastra o un descendiente de cualquiera de ellos (por ejemplo, su sobrina o sobrino). Federal tax form Las siguientes definiciones aclaran el requisito de parentesco. Federal tax form Hijo adoptivo. Federal tax form   Un hijo adoptivo siempre se considera su propio hijo. Federal tax form El término “hijo adoptivo” incluye a un hijo que ha sido puesto legalmente bajo su custodia para ser legalmente adoptado. Federal tax form Hijo de crianza. Federal tax form   Para propósitos del crédito por ingreso del trabajo, una persona es su hijo de crianza si ha sido puesto bajo su custodia por una agencia de adopciones autorizada o por sentencia, decreto u otra orden de un tribunal con jurisdicción competente. Federal tax form Una agencia de adopciones autorizada incluye una agencia gubernamental estatal o local. Federal tax form También incluye una organización exenta de impuestos con licencia del estado. Federal tax form Incluye, además, un gobierno tribal estadounidense o una organización autorizada por un gobierno tribal para colocar niños indios estadounidenses. Federal tax form Ejemplo. Federal tax form Diana, quien tiene 12 años, fue puesta bajo su custodia hace 2 años por una agencia autorizada para colocar niños en hogares de crianza. Federal tax form Diana es su hija de crianza. Federal tax form Requisito de Edad Su hijo tiene que: Tener menos de 19 años de edad al finalizar el año 2013 y ser menor que usted (o su cónyuge, si es casado que presenta una declaración conjunta), Tener menos de 24 años de edad al finalizar el año 2013 y ser estudiante y ser menor que usted (o su cónyuge, si es casado que presenta una declaración conjunta), o Estar total y permanentemente incapacitado durante algún momento en el año 2013, independientemente de su edad. Federal tax form Los ejemplos y las definiciones que se encuentran a continuación aclaran el requisito de edad. Federal tax form Ejemplo 1–hijo que no es menor de 19 años. Federal tax form Su hijo cumplió 19 años de edad el 10 de diciembre. Federal tax form A menos que estuviera total y permanentemente incapacitado o fuera estudiante, no es un hijo calificado porque al finalizar el año no tenía menos de 19 años de edad. Federal tax form Ejemplo 2–hijo que no es menor que usted o su cónyuge. Federal tax form Su hermano de 23 años de edad, quien es soltero y estudiante a tiempo completo, vive con usted y su cónyuge. Federal tax form No está discapacitado. Federal tax form Tanto usted como su cónyuge tienen 21 años y presentan una declaración conjunta. Federal tax form Su hermano no es su hijo calificado porque no es menor que usted o su cónyuge. Federal tax form Ejemplo 3–hijo menor que su cónyuge pero no menor que usted. Federal tax form Los hechos son los mismos que en el Ejemplo 2, salvo que su cónyuge tiene 25 años de edad. Federal tax form Ya que su hermano es menor que su cónyuge, es su hijo calificado, aunque no es menor que usted. Federal tax form Definición del término estudiante. Federal tax form   Para reunir los requisitos y considerarse estudiante, su hijo tiene que ser, durante una parte de cada uno de cualesquier 5 meses calendarios del año calendario: Estudiante a tiempo completo en una escuela que tenga un personal docente permanente, un plan de estudios y un estudiantado regular en la escuela, o Estudiante que toma un curso de adiestramiento agrícola a tiempo completo ofrecido por una escuela descrita en el apartado (1) anterior o por un organismo del gobierno estatal, local o de un condado. Federal tax form Los 5 meses calendarios no tienen que ser consecutivos. Federal tax form   Se entiende por estudiante a tiempo completo el estudiante matriculado por el número de horas o cursos que la escuela considere como asistencia a tiempo completo. Federal tax form Definición del término escuela. Federal tax form   Una escuela puede ser primaria, secundaria, superior, colegio universitario, universidad, escuela técnica, escuela de oficios o mecánica. Federal tax form Sin embargo, los cursos de capacitación en el empleo, escuelas por correspondencia y las escuelas que ofrecen cursos sólo por Internet no se consideran escuelas para los fines del crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Estudiantes de escuela superior vocacional. Federal tax form   Los estudiantes que trabajen en empleos cooperativos de adiestramiento en la industria privada como parte del currículo normal de una escuela para capacitación práctica y en el aula se consideran estudiantes a tiempo completo. Federal tax form Total y permanentemente incapacitado. Federal tax form   Se considera que su hijo es total y permanentemente incapacitado si ambas condiciones siguientes le corresponden: El hijo no puede dedicarse a ninguna actividad retribuida de mayor importancia a causa de una condición física o mental. Federal tax form Un médico determina que dicha condición ha durado, o podría durar, de forma ininterrumpida por un mínimo de un año o podría terminar en la muerte del hijo. Federal tax form Requisito de Residencia Su hijo tiene que haber vivido con usted en los Estados Unidos durante más de la mitad del año 2013. Federal tax form Las siguientes definiciones aclaran el requisito de residencia. Federal tax form Estados Unidos. Federal tax form   Esto significa los 50 estados y el Distrito de Columbia. Federal tax form No se incluyen Puerto Rico ni las posesiones de los Estados Unidos, como Guam. Federal tax form Please click here for the text description of the image. Federal tax form Hijo calificado Albergues para personas sin hogar. Federal tax form   Su hogar puede encontrarse en cualquier lugar donde viva habitualmente. Federal tax form No necesita vivir en un hogar tradicional. Federal tax form Por ejemplo, si su hijo vivió con usted durante más de la mitad del año en uno o más albergues para personas sin hogar, su hijo cumple el requisito de residencia. Federal tax form Personal militar destacado fuera de los Estados Unidos. Federal tax form    Para propósitos del crédito por ingreso del trabajo, al personal militar de los Estados Unidos destacado fuera de los Estados Unidos en servicio activo prolongado se le considera como si hubiera vivido en los Estados Unidos durante ese período de servicio. Federal tax form Servicio activo prolongado. Federal tax form    “Servicio activo prolongado” significa que se le ha llamado u ordenado a que preste servicio militar por un período indefinido o por un período de más de 90 días. Federal tax form Una vez que comience a cumplir su servicio activo prolongado, se considera que ha estado en servicio activo prolongado aunque no preste servicio por un período de más de 90 días. Federal tax form Nacimiento o fallecimiento de un hijo. Federal tax form   Un hijo que haya nacido o fallecido en 2013 se trata como si hubiera vivido con usted durante más de la mitad del año 2013 si el domicilio de usted fue el del hijo durante más de la mitad del tiempo que estuviese vivo durante dicho año. Federal tax form Ausencias temporales. Federal tax form   El tiempo que usted o su hijo esté temporalmente ausente del hogar, debido a una circunstancia especial, se cuenta como tiempo en el que su hijo vivió con usted. Federal tax form Algunos ejemplos de circunstancias especiales incluyen: enfermedad, asistencia a una escuela, negocios, vacaciones, servicio militar y detención en una institución penal para jóvenes. Federal tax form Hijos secuestrados. Federal tax form    Se considera que un hijo secuestrado ha vivido con usted durante más de la mitad del año si el hijo vivió con usted durante más de la mitad de la parte del año transcurrida antes de la fecha en que ocurrió el secuestro. Federal tax form Las autoridades legales correspondientes tienen que suponer que el hijo ha sido secuestrado por alguien que no sea miembro de la familia de usted o de la del hijo. Federal tax form Esta consideración corresponde a todos los años hasta el año en el cual se le devuelva a su hijo. Federal tax form No obstante, el último año que puede considerarse como tal será el que ocurra primero entre: El año en el cual se hace una determinación que de hecho el hijo está muerto o El año durante el cual el hijo hubiera cumplido 18 años. Federal tax form   Si el hijo calificado fue secuestrado y cumple los requisitos anteriores, escriba “KC” , en vez de un número, en la línea 6 del Anexo EIC (Formulario 1040). Federal tax form Requisito de la Declaración Conjunta Para cumplir este requisito, el hijo no puede presentar una declaración conjunta correspondiente al año actual. Federal tax form Excepción. Federal tax form   Una excepción al requisito de la declaración conjunta corresponde si su hijo y el cónyuge de éste presentan una declaración conjunta sólo para reclamar un reembolso de impuestos retenidos en la fuente o del pago de impuestos estimados. Federal tax form Ejemplo 1–el hijo presenta una declaración conjunta. Federal tax form Pagó los gastos de manutención de su hija de 18 años de edad, la cual vivió con usted durante todo el año mientras su esposo estaba prestando servicio en las Fuerzas Armadas. Federal tax form Él ganó ingreso de $25,000 ese año. Federal tax form La pareja presenta una declaración conjunta. Federal tax form Debido a que su hija presentó una declaración conjunta, no es su hijo calificado. Federal tax form Ejemplo 2–el hijo presenta una declaración conjunta sólo para recibir un reembolso del impuesto retenido. Federal tax form Su hijo de 18 años de edad y la esposa de éste, de 17 años, recibieron $800 en ingresos de trabajos a tiempo parcial y ningún otro ingreso. Federal tax form Ellos no tienen hijos. Federal tax form Ninguno de los dos está obligado a presentar una declaración de impuestos. Federal tax form Impuestos adicionales fueron retenidos de su paga, así que presentaron una declaración conjunta sólo para recibir un reembolso de los impuestos retenidos. Federal tax form En este caso, corresponde la excepción al requisito de la declaración conjunta. Federal tax form Por lo tanto, su hijo podría ser su hijo calificado si se cumplen los demás requisitos. Federal tax form Ejemplo 3–el hijo presenta una declaración conjunta para reclamar el crédito "Oportunidad para Estadounidenses". Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 2 excepto que no se retuvo impuestos de los pagos de su hijo. Federal tax form Ni él ni su esposa están obligados a presentar una declaración de impuestos pero presentan una declaración conjunta para reclamar el crédito “Oportunidad para Estadounidenses” de $124 y recibir un reembolso de dicha cantidad. Federal tax form El hecho de que presenten la declaración para reclamar el crédito “Oportunidad para Estadounidenses” significa que no la presentan únicamente para reclamar un reembolso del impuesto retenido o el impuesto estimado ya pagado. Federal tax form La excepción al requisito de la declaración conjunta no es aplicable, así que, su hijo no es su hijo calificado. Federal tax form Hijo casado. Federal tax form   Aun si su hijo no presenta una declaración conjunta, si dicho hijo estaba casado al finalizar el año, no puede ser su hijo calificado a menos que se dé alguna de estas dos situaciones: Puede declarar al hijo como dependiente o La razón por la cual usted no puede declarar una exención por su hijo es porque cedió ese derecho al padre o madre de su hijo conforme al Requisito especial para padres divorciados o separados (o que viven separados) , el cual se explica más adelante. Federal tax form Número de Seguro Social. Federal tax form   El hijo calificado tiene que tener un número de Seguro Social válido, a menos que naciera y falleciera en 2013 y usted adjunte a su declaración de impuestos una copia del acta de nacimiento o del certificado de defunción de dicho hijo, o expedientes de un hospital en los que conste que el hijo nació vivo. Federal tax form Usted no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo basado en un hijo calificado si: El número de Seguro Social de su hijo calificado no aparece en la declaración de impuestos o es incorrecto, La tarjeta de Seguro Social de su hijo calificado indica que no es válida para empleo (“Not valid for employment”) y fue expedida para obtener beneficios procedentes de fondos del gobierno federal o En lugar de un número de Seguro Social su hijo calificado tiene: Un número de identificación de contribuyente individual (ITIN, por sus siglas en inglés), el cual se le expide a una persona que no es ciudadana de los Estados Unidos porque no puede obtener un número de Seguro Social, o Un número de identificación de adopción de contribuyente (ATIN, por sus siglas en inglés), expedido a los padres adoptivos que no pueden obtener un número de Seguro Social para el niño que van a adoptar hasta que la adopción sea final. Federal tax form   Si tiene más de un hijo calificado y solamente uno de éstos tiene un número de Seguro Social válido, puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo basado en ese hijo solamente. Federal tax form Para obtener más información sobre el número de Seguro Social, vea el Requisito 2 . Federal tax form Requisito 9. Federal tax form Para Reclamar el Crédito por Ingreso del Trabajo, Sólo una Persona Puede Basarse en el Hijo Calificado de Usted En ocasiones, un hijo cumple los requisitos para ser el hijo calificado de más de una persona. Federal tax form Sin embargo, sólo una de esas personas puede realmente tratar al hijo como hijo calificado. Federal tax form Esa persona es la única que puede usar dicho hijo como hijo calificado para recibir todos los siguientes beneficios tributarios (siempre y cuando dicha persona tenga derecho a cada beneficio): La exención por el hijo. Federal tax form El crédito tributario por hijos. Federal tax form El estado civil de cabeza de familia para efectos de la declaración. Federal tax form El crédito por gastos de cuidado de hijos y dependientes. Federal tax form La exclusión por beneficios del cuidado de dependientes. Federal tax form El crédito por ingreso del trabajo (EIC, por sus siglas en inglés). Federal tax form La otra persona no puede tomar ninguno de estos beneficios basándose en este hijo calificado. Federal tax form Es decir, usted y la otra persona no pueden ponerse de acuerdo para dividir dichos beneficios tributarios entre sí. Federal tax form La otra persona no puede tomar ninguno de estos beneficios tributarios a menos que tenga otro hijo calificado. Federal tax form Las reglas de desempate que se explican a continuación precisan quién, si alguien, puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo cuando más de una persona tiene el mismo hijo calificado. Federal tax form Sin embargo, la regla de desempate no corresponde si la otra persona es su cónyuge y ustedes presentan una declaración conjunta. Federal tax form Reglas de desempate. Federal tax form   Para determinar cuál persona puede tratar al hijo como hijo calificado para reclamar los seis beneficios tributarios mencionados anteriormente, corresponden las reglas de desempate siguientes: Si sólo una de las personas es el padre o la madre del hijo, entonces el hijo se considera el hijo calificado de uno de los padres. Federal tax form Si los padres presentan una declaración conjunta juntos y pueden reclamar el hijo como hijo calificado, el hijo es tratado como el hijo calificado de los padres. Federal tax form Si los padres no presentan una declaración conjunta pero ambos padres reclaman al hijo como hijo calificado, el IRS considerará que el hijo es el hijo calificado del padre con quien vivió más tiempo durante el año. Federal tax form Si el hijo vivió con cada padre la misma cantidad de tiempo, el IRS considerará que el hijo es el hijo calificado del padre cuyos ingresos brutos ajustados sean mayores durante el año. Federal tax form Si ninguno de los padres puede reclamar al hijo como hijo calificado, se considera que el hijo es el hijo calificado de la persona cuyos ingresos brutos ajustados sean mayores durante el año. Federal tax form Si uno de los padres puede reclamar al hijo como hijo calificado pero ninguno de los dos lo hace, se considera que el hijo es el hijo calificado de la persona cuyos ingresos brutos ajustados sean mayores durante el año, pero únicamente si los ingresos brutos ajustados de dicha persona son mayores que los ingresos brutos ajustados más altos de cualesquiera de los padres del hijo que pueda reclamarlo. Federal tax form Si los padres del hijo presentan una declaración conjunta el uno con el otro, se puede aplicar esta regla considerando la totalidad de los ingresos brutos ajustados de los padres como si se hubiera dividido entre los dos en partes iguales. Federal tax form Vea el Ejemplo 8 , más adelante. Federal tax form   Conforme a estas reglas de desempate, usted y la otra persona podrían escoger cuál de los dos reclama al hijo como hijo calificado. Federal tax form Vea Ejemplo 1 al 13 , más adelante. Federal tax form   Si no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo porque, conforme a las reglas de desempate, su hijo calificado se considera el hijo calificado de otra persona en 2013, es posible que pueda tomar el crédito por ingreso del trabajo usando otro hijo calificado diferente. Federal tax form Sin embargo, no puede tomar el crédito por ingreso del trabajo basándose en las reglas de la Parte C para personas que no tengan hijo calificado. Federal tax form Si la otra persona no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form   Si usted y otra persona tienen el mismo hijo calificado pero la otra persona no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo porque no reúne los requisitos para hacerlo o su ingreso del trabajo o ingreso bruto ajustado (AGI, por sus siglas en inglés) es demasiado alto, usted quizás pueda tratar al hijo como hijo calificado. Federal tax form Vea el Ejemplo 6 y el Ejemplo 7 , más adelante. Federal tax form Sin embargo, no puede tratar al hijo como hijo calificado con el fin de reclamar el crédito por ingreso del trabajo si la otra persona usa dicho hijo para reclamar cualquiera de los otros seis beneficios tributarios mencionados anteriormente. Federal tax form Ejemplos. Federal tax form Los siguientes ejemplos podrían ayudarle a determinar si puede o no reclamar el crédito por ingreso del trabajo en el caso de que usted y otra persona tengan el mismo hijo calificado. Federal tax form Ejemplo 1. Federal tax form Usted y su hijo de 2 años de edad, Jaime, vivieron con la madre de usted todo el año. Federal tax form Usted tiene 25 años de edad, no está casado y sus ingresos brutos ajustados son $9,000. Federal tax form Su único ingreso fue $9,000 de un trabajo a tiempo parcial. Federal tax form El único ingreso de su madre fue $20,000 de su trabajo y sus ingresos brutos ajustados son $20,000. Federal tax form El padre de Jaime no vivió con usted ni con su hijo (Jaime). Federal tax form No corresponde la regla especial para padres divorciados o separados (o padres que viven separados), la cual se explica más adelante. Federal tax form Jaime es el hijo calificado tanto de usted como de su madre porque cumple los requisitos de parentesco, edad, residencia y de la declaración conjunta, tanto para usted como para su madre. Federal tax form Sin embargo, sólo uno de ustedes puede tratarlo como hijo calificado para reclamar el crédito por ingreso del trabajo (y cualquiera de los demás beneficios tributarios enumerados anteriormente, a los que dicha persona tenga derecho). Federal tax form No es el hijo calificado de ninguna otra persona, incluido su padre. Federal tax form Si no reclama a Jaime como hijo calificado para el crédito por ingreso del trabajo o cualesquiera de los demás beneficios tributarios indicados anteriormente, su madre puede tratarlo como hijo calificado para reclamar el crédito por ingreso del trabajo (y cualquiera de los demás beneficios tributarios al que tenga derecho). Federal tax form Ejemplo 2. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 1 , excepto que sus ingresos brutos ajustados son $25,000. Federal tax form Ya que los ingresos brutos ajustados de su madre no son mayores que los suyos, ella no puede reclamar a Jaime como hijo calificado. Federal tax form Sólo usted puede reclamarlo. Federal tax form Ejemplo 3. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 1 , excepto que tanto usted como su madre reclaman a Jaime como hijo calificado. Federal tax form En este caso, sólo usted, como padre o madre del hijo, será la única persona a quien se le permitirá reclamar a Jaime como hijo calificado para propósitos del crédito por ingreso del trabajo y los demás beneficios tributarios indicados anteriormente a los que tenga derecho. Federal tax form El IRS le denegará a su madre la opción al crédito por ingreso del trabajo y a los demás beneficios tributarios enumerados, a menos que ella tenga otro hijo calificado. Federal tax form Ejemplo 4. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 1 , pero usted también tiene otros dos hijos menores que viven con usted y su madre que son hijos calificados tanto para usted como para su madre. Federal tax form Sólo uno de ustedes puede reclamar a cada hijo. Federal tax form Sin embargo, si los ingresos brutos ajustados de su madre son mayores que los suyos, puede permitir que su madre reclame a uno o más de los hijos. Federal tax form Por ejemplo, si usted reclama a uno de los hijos, su madre puede reclamar a los otros dos. Federal tax form Ejemplo 5. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 1 , pero usted tiene sólo 18 años de edad. Federal tax form Esto significa que usted es el hijo calificado de su madre. Federal tax form Según el Requisito 10 , explicado a continuación, no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo ni reclamar a Jaime como hijo calificado. Federal tax form Sólo su madre podría tratar a Jaime como hijo calificado para reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Si su madre cumple los demás requisitos para reclamar el crédito por ingreso del trabajo y usted no reclama a Jaime como hijo calificado para ningún otro beneficio tributario indicado anteriormente, su madre puede tratar a usted y Jaime como hijos calificados para fines del crédito por ingreso del trabajo. Federal tax form Ejemplo 6. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 1 , excepto que su madre tuvo ingresos de $50,000 de su trabajo. Federal tax form Como el ingreso del trabajo de su madre es demasiado alto para reclamar el crédito por ingreso del trabajo, sólo usted puede reclamar el crédito usando a su hijo. Federal tax form Ejemplo 7. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 1 , excepto que ganó $50,000 de su trabajo y sus ingresos brutos ajustados son $50,500. Federal tax form No puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo porque sus ingresos derivados del trabajo son demasiado altos. Federal tax form Su madre tampoco puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo porque sus ingresos brutos ajustados no son mayores que los suyos. Federal tax form Ejemplo 8. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 1 , excepto que usted y el padre de Jaime están casados el uno con el otro, viven con Jaime y la madre de usted y tienen ingresos brutos ajustados de $30,000 indicados en una declaración conjunta. Federal tax form Si usted y su esposo no reclaman a Jaime como hijo calificado para fines del crédito por ingreso del trabajo o de cualesquiera de los beneficios tributarios mencionados anteriormente, la madre de usted lo puede reclamar. Federal tax form Aunque los ingresos brutos ajustados indicados en su declaración conjunta, $30,000, son mayores que los ingresos brutos ajustados de su madre, $20,000, en este caso se puede considerar que la mitad de los ingresos brutos ajustados conjuntos le corresponde a usted y que la otra mitad le corresponde a su esposo. Federal tax form Es decir, se considera que los ingresos brutos ajustados de cada padre pueden ser $15,000. Federal tax form Ejemplo 9. Federal tax form Usted, su esposo y su hijo de 10 años de edad, José, convivieron en el mismo hogar hasta el 1 de agosto de 2013, fecha en la que su esposo se marchó de la casa. Federal tax form José vivió con usted durante los meses de agosto y septiembre. Federal tax form Durante el resto del año, José vivió con su esposo, el padre de José. Federal tax form José es el hijo calificado tanto para usted como para su esposo porque vivió con cada uno de ustedes por más de la mitad del año y porque ambos cumplen los requisitos de parentesco, edad y de la declaración conjunta. Federal tax form Como usted y su esposo aún no se habían divorciado, separado legalmente o separado de acuerdo con una orden escrita de manutención por separación judicial al finalizar el año, el requisito especial para padres divorciados o separados (o padres que viven separados) no corresponde en este caso. Federal tax form Usted y su esposo presentarán una declaración por separado. Federal tax form Su esposo acuerda dejar que usted trate a José como hijo calificado. Federal tax form Esto quiere decir que, si su marido no reclama a José como hijo calificado para ninguno de los beneficios tributarios mencionados anteriormente, usted puede reclamarlo como hijo calificado para fines de cualesquiera de los demás beneficios tributarios indicados anteriormente al que tenga derecho. Federal tax form Sin embargo, su estado civil para efectos de la declaración es casado que presenta una declaración por separado, por lo que no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo ni el crédito por gastos del cuidado de menores y dependientes. Federal tax form Vea el Requisito 3 . Federal tax form Ejemplo 10. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 9 , excepto que tanto usted como su esposo reclaman a José como hijo calificado. Federal tax form En este caso, sólo su esposo tiene el derecho de tratar a José como hijo calificado. Federal tax form Esto es así porque, durante 2013, el hijo vivió con él durante más tiempo de lo que vivió con usted. Federal tax form Usted no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo (con o sin un hijo calificado). Federal tax form Sin embargo, el estado civil para efectos de la declaración de su esposo es casado que presenta la declaración por separado y su esposo no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo ni el crédito por gastos del cuidado de menores y dependientes. Federal tax form Vea el Requisito 3 . Federal tax form Ejemplo 11. Federal tax form Usted, su hijo de 5 años de edad y el padre del hijo vivieron juntos durante todo el año. Federal tax form Usted y el padre de su hijo no están casados. Federal tax form Su hijo es hijo calificado tanto para usted como para el padre porque cumple los requisitos de parentesco, edad, residencia y de la declaración conjunta tanto para usted como para él. Federal tax form Sus ingresos derivados del trabajo y sus ingresos brutos ajustados son $12,000 y el padre de su hijo tiene ingresos derivados del trabajo e ingresos brutos ajustados de $14,000. Federal tax form Ninguno de ustedes tuvo otro ingreso. Federal tax form El padre de su hijo se pone de acuerdo con usted para que usted trate a su hijo como hijo calificado. Federal tax form Esto quiere decir que, si el padre de su hijo no lo reclama como hijo calificado para el crédito por ingreso del trabajo ni para ningún otro beneficio tributario indicado anteriormente, usted puede reclamarlo como hijo calificado para el crédito por ingreso del trabajo y cualesquiera de los demás beneficios tributarios indicados anteriormente al que tenga derecho. Federal tax form Ejemplo 12. Federal tax form Los datos son los mismos que en el Ejemplo 11 , excepto que tanto usted como el padre de su hijo reclaman al hijo como hijo calificado. Federal tax form En este caso, sólo el padre tiene derecho a tratar a su hijo como hijo calificado. Federal tax form Esto se debe a que el ingreso bruto ajustado del padre, $14,000, es mayor que el ingreso bruto ajustado de usted, $12,000. Federal tax form Usted no puede reclamar el crédito por ingreso del trabajo (con o sin un hijo calificado). Federal tax form Ejemplo 13. Federal tax form Usted y su sobrina de 7 años de edad, la hija de su hermana, vivieron con la madre de usted durante todo el año. Federal tax form Usted tiene 25 años de edad y sus ingresos brutos ajustados son $9,300. Federal tax form Sus únicos ingresos fueron producto de un trabajo a tiempo parcial. Federal tax form Los ingresos brutos ajustados de su madre son $15,000. Federal tax form Los únicos ingresos de su madre fueron producto de su trabajo. Federal tax form Los padres de su sobrina presentan una declaración conjunta, tienen ingresos brutos ajustados de menos de $9,000 y no viven con usted ni con su propia hija. Federal tax form Su sobrina se considera hija calificada de usted y de su madre porque cumple los requisitos de parentesco, edad, residencia y de la declaración conjunta tanto para usted como para su madre. Federal tax form No obstante, sólo su madre puede tratarla como hija calificada. Federal tax form Esto es así porque los ingresos brutos ajustados de su madre, $15,000, son mayores que los suyos, $9,300. Federal tax form Requisito especial para padres divorciados o separados (o que viven separados). Federal tax form   Se considerará que el hijo de un padre sin custodia es su hijo calificado (para propósitos de reclamar una exención y el crédito tributario por hijos, pero no para el crédito por ingreso del trabajo) si se dan todas las siguientes situaciones: Los padres: Están divorciados o legalmente separados por medio de un fallo de divorcio o de manutención por separación judicial, Están separados conforme a un acuerdo escrito de separación, o Vivieron aparte todo el tiempo durante los últimos 6 meses del año 2013, independientemente de si están o estuvieron casados. Federal tax form El hijo recibió de sus padres más de la mitad de la manutención total para el año. Federal tax form Uno o ambos padres tienen la custodia del hijo durante más de la mitad del año 2013. Federal tax form Una de las siguientes aseveraciones es cierta: El padre con custodia firma un Formulario 8332 o un documento considerablemente similar concediendo que él o ella no reclamará al hijo como dependiente para el año y el padre que no tiene custodia adjunta este formulario o documento a su declaración de impuestos. Federal tax form Si el fallo de divorcio o de manutención por separación judicial entró en vigencia después de 1984 y antes de 2009, es posible que el padre sin custodia pueda adjuntar las páginas correspondientes del fallo de divorcio o de manutención por separación judicial en lugar del Formulario 8332. Federal tax form Un fallo de divorcio o de manutención por separación judicial o un acuerdo de separación por escrito anterior a 1985 aplicable al año 2013 establece que el padre que no tiene custodia puede reclamar al hijo como dependiente y el padre sin custodia provee por lo menos $600 para la manutención del hijo durante 2013. Federal tax form   Para más información, vea el capítulo 3. Federal tax form Vea también Aplicación del Requisito 9 en el caso de padres divorciados o separados (o que viven separados) , que se encuentra a continuación. Federal tax form Aplicación del Requisito 9 en el caso de padres divorciados (o separados o que viven separados). Federal tax form   Si el hijo se trata como hijo calificado para el padre o la madre sin custodia según el requisito especial para hijos de padres divorciados
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Page Last Reviewed or Updated: 26-Mar-2014

The Federal Tax Form

Federal tax form Publication 583 - Main Content Table of Contents What New Business Owners Need To Know Forms of BusinessMore information. Federal tax form More information. Federal tax form Exception—Community Income. Federal tax form Exception—Qualified joint venture. Federal tax form More information. Federal tax form More information. Federal tax form Identification NumbersEmployer Identification Number (EIN) Payee's Identification Number Tax Year Accounting Method Business TaxesIncome Tax Self-Employment Tax Employment Taxes Excise Taxes Depositing Taxes Information Returns PenaltiesWaiver of penalty. Federal tax form Business ExpensesBusiness Start-Up Costs Depreciation Business Use of Your Home Car and Truck Expenses RecordkeepingWhy Keep Records? Kinds of Records To Keep How Long To Keep Records Sample Record System How to Get More InformationInternal Revenue Service Small Business Administration Other Federal Agencies What New Business Owners Need To Know As a new business owner, you need to know your federal tax responsibilities. Federal tax form Table 1 can help you learn what those responsibilities are. Federal tax form Ask yourself each question listed in the table, then see the related discussion to find the answer. Federal tax form In addition to knowing about federal taxes, you need to make some basic business decisions. Federal tax form Ask yourself: What are my financial resources? What products and services will I sell? How will I market my products and services? How will I develop a strategic business plan? How will I manage my business on a day-to-day basis? How will I recruit employees? The Small Business Administration (SBA) is a federal agency that can help you answer these types of questions. Federal tax form For information on how to contact the SBA, see How to Get More Information, later. Federal tax form Forms of Business The most common forms of business are the sole proprietorship, partnership, and corporation. Federal tax form When beginning a business, you must decide which form of business to use. Federal tax form Legal and tax considerations enter into this decision. Federal tax form Only tax considerations are discussed in this publication. Federal tax form Your form of business determines which income tax return form you have to file. Federal tax form See Table 2 to find out which form you have to file. Federal tax form Sole proprietorships. Federal tax form   A sole proprietorship is an unincorporated business that is owned by one individual. Federal tax form It is the simplest form of business organization to start and maintain. Federal tax form The business has no existence apart from you, the owner. Federal tax form Its liabilities are your personal liabilities. Federal tax form You undertake the risks of the business for all assets owned, whether or not used in the business. Federal tax form You include the income and expenses of the business on your personal tax return. Federal tax form More information. Federal tax form   For more information on sole proprietorships, see Publication 334, Tax Guide for Small Business. Federal tax form If you are a farmer, see Publication 225, Farmer's Tax Guide. Federal tax form Partnerships. Federal tax form   A partnership is the relationship existing between two or more persons who join to carry on a trade or business. Federal tax form Each person contributes money, property, labor, or skill, and expects to share in the profits and losses of the business. Federal tax form   A partnership must file an annual information return to report the income, deductions, gains, losses, etc. Federal tax form , from its operations, but it does not pay income tax. Federal tax form Instead, it “passes through” any profits or losses to its partners. Federal tax form Each partner includes his or her share of the partnership's items on his or her tax return. Federal tax form More information. Federal tax form   For more information on partnerships, see Publication 541, Partnerships. Federal tax form Husband and wife business. Federal tax form   If you and your spouse jointly own and operate an unincorporated business and share in the profits and losses, you are partners in a partnership, whether or not you have a formal partnership agreement. Federal tax form Do not use Schedule C or C-EZ. Federal tax form Instead, file Form 1065, U. Federal tax form S. Federal tax form Return of Partnership Income. Federal tax form For more information, see Publication 541, Partnerships. Federal tax form Exception—Community Income. Federal tax form   If you and your spouse wholly own an unincorporated business as community property under the community property laws of a state, foreign country, or U. Federal tax form S. Federal tax form possession, you can treat the business either as a sole proprietorship or a partnership. Federal tax form The only states with community property laws are Arizona, California, Idaho, Louisiana, Nevada, New Mexico, Texas, Washington, and Wisconsin. Federal tax form A change in your reporting position will be treated as a conversion of the entity. Federal tax form Exception—Qualified joint venture. Federal tax form   If you and your spouse each materially participate as the only members of a jointly owned and operated business, and you file a joint return for the tax year, you can make a joint election to be treated as a qualified joint venture instead of a partnership for the tax year. Federal tax form Making this election will allow you to avoid the complexity of Form 1065 but still give each spouse credit for social security earnings on which retirement benefits are based. Federal tax form For an explanation of "material participation," see the Instructions for Schedule C, line G. Federal tax form   To make this election, you must divide all items of income, gain, loss, deduction, and credit attributable to the business between you and your spouse in accordance with your respective interests in the venture. Federal tax form Each of you must file a separate Schedule C or C-EZ and a separate Schedule SE. Federal tax form For more information, see Qualified Joint Venture in the Instructions for Schedule SE. Federal tax form Corporations. Federal tax form   In forming a corporation, prospective shareholders exchange money, property, or both, for the corporation's capital stock. Federal tax form A corporation generally takes the same deductions as a sole proprietorship to figure its taxable income. Federal tax form A corporation can also take special deductions. Federal tax form   The profit of a corporation is taxed to the corporation when earned, and then is taxed to the shareholders when distributed as dividends. Federal tax form However, shareholders cannot deduct any loss of the corporation. Federal tax form More information. Federal tax form   For more information on corporations, see Publication 542, Corporations. Federal tax form S corporations. Federal tax form   An eligible domestic corporation can avoid double taxation (once to the corporation and again to the shareholders) by electing to be treated as an S corporation. Federal tax form Generally, an S corporation is exempt from federal income tax other than tax on certain capital gains and passive income. Federal tax form On their tax returns, the S corporation's shareholders include their share of the corporation's separately stated items of income, deduction, loss, and credit, and their share of nonseparately stated income or loss. Federal tax form More information. Federal tax form   For more information on S corporations, see the instructions for Form 2553, Election by a Small Business Corporation, and Form 1120S, U. Federal tax form S. Federal tax form Income Tax Return for an S Corporation. Federal tax form Limited liability company. Federal tax form   A limited liability company (LLC) is an entity formed under state law by filing articles of organization as an LLC. Federal tax form The members of an LLC are not personally liable for its debts. Federal tax form An LLC may be classified for federal income tax purposes as either a partnership, a corporation, or an entity disregarded as an entity separate from its owner by applying the rules in regulations section 301. Federal tax form 7701-3. Federal tax form For more information, see the instructions for Form 8832, Entity Classification Election. Federal tax form Identification Numbers You must have a taxpayer identification number so the IRS can process your returns. Federal tax form The two most common kinds of taxpayer identification numbers are the social security number (SSN) and the employer identification number (EIN). Federal tax form An SSN is issued to individuals by the Social Security Administration (SSA) and is in the following format: 000–00–0000. Federal tax form An EIN is issued to individuals (sole proprietors), partnerships, corporations, and other entities by the IRS and is in the following format: 00–0000000. Federal tax form You must include your taxpayer identification number (SSN or EIN) on all returns and other documents you send to the IRS. Federal tax form You must also furnish your number to other persons who use your identification number on any returns or documents they send to the IRS. Federal tax form This includes returns or documents filed to report the following information. Federal tax form Interest, dividends, royalties, etc. Federal tax form , paid to you. Federal tax form Any amount paid to you as a dependent care provider. Federal tax form Certain other amounts paid to you that total $600 or more for the year. Federal tax form If you do not furnish your identification number as required, you may be subject to penalties. Federal tax form See Penalties, later. Federal tax form Employer Identification Number (EIN) EINs are used to identify the tax accounts of employers, certain sole proprietors, corporations, partnerships, estates, trusts, and other entities. Federal tax form If you don't already have an EIN, you need to get one if you: Have employees, Have a qualified retirement plan, Operate your business as a corporation or partnership, or File returns for: Employment taxes, or Excise taxes. Federal tax form Applying for an EIN. Federal tax form   You may apply for an EIN: Online—Click on the EIN link at www. Federal tax form irs. Federal tax form gov/businesses/small. Federal tax form The EIN is issued immediately once the application information is validated. Federal tax form By telephone at 1-800-829-4933. Federal tax form By mailing or faxing Form SS-4, Application for Employer Identification Number. Federal tax form When to apply. Federal tax form   You should apply for an EIN early enough to receive the number by the time you must file a return or statement or make a tax deposit. Federal tax form If you apply by mail, file Form SS-4 at least 4 weeks before you need an EIN. Federal tax form If you apply by telephone or through the IRS website, you can get an EIN immediately. Federal tax form If you apply by fax, you can get an EIN within 4 business days. Federal tax form   If you do not receive your EIN by the time a return is due, file your return anyway. Federal tax form Write “Applied for” and the date you applied for the number in the space for the EIN. Federal tax form Do not use your social security number as a substitute for an EIN on your tax returns. Federal tax form More than one EIN. Federal tax form   You should have only one EIN. Federal tax form If you have more than one EIN and are not sure which to use, contact the Internal Revenue Service Center where you file your return. Federal tax form Give the numbers you have, the name and address to which each was assigned, and the address of your main place of business. Federal tax form The IRS will tell you which number to use. Federal tax form More information. Federal tax form   For more information about EINs, see Publication 1635, Understanding Your EIN. Federal tax form Payee's Identification Number In the operation of a business, you will probably make certain payments you must report on information returns (discussed later under Information Returns). Federal tax form The forms used to report these payments must include the payee's identification number. Federal tax form Employee. Federal tax form   If you have employees, you must get an SSN from each of them. Federal tax form Record the name and SSN of each employee exactly as they are shown on the employee's social security card. Federal tax form If the employee's name is not correct as shown on the card, the employee should request a new card from the SSA. Federal tax form This may occur, for example, if the employee's name has changed due to marriage or divorce. Federal tax form   If your employee does not have an SSN, he or she should file Form SS-5, Application for a Social Security Card, with the SSA. Federal tax form This form is available at SSA offices or by calling 1-800-772-1213. Federal tax form It is also available from the SSA website at www. Federal tax form ssa. Federal tax form gov. Federal tax form Other payee. Federal tax form   If you make payments to someone who is not your employee and you must report the payments on an information return, get that person's SSN. Federal tax form If you make reportable payments to an organization, such as a corporation or partnership, you must get its EIN. Federal tax form   To get the payee's SSN or EIN, use Form W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Federal tax form This form is available from IRS offices or by calling 1-800-829-3676. Federal tax form It is also available from the IRS website at IRS. Federal tax form gov. Federal tax form    If the payee does not provide you with an identification number, you may have to withhold part of the payments as backup withholding. Federal tax form For information on backup withholding, see the Form W-9 instructions and the General Instructions for Certain Information Returns. Federal tax form Tax Year You must figure your taxable income and file an income tax return based on an annual accounting period called a tax year. Federal tax form A tax year is usually 12 consecutive months. Federal tax form There are two kinds of tax years. Federal tax form Calendar tax year. Federal tax form A calendar tax year is 12 consecutive months beginning January 1 and ending December 31. Federal tax form Fiscal tax year. Federal tax form A fiscal tax year is 12 consecutive months ending on the last day of any month except December. Federal tax form A 52-53-week tax year is a fiscal tax year that varies from 52 to 53 weeks but does not have to end on the last day of a month. Federal tax form If you file your first tax return using the calendar tax year and you later begin business as a sole proprietor, become a partner in a partnership, or become a shareholder in an S corporation, you must continue to use the calendar year unless you get IRS approval to change it or are otherwise allowed to change it without IRS approval. Federal tax form You must use a calendar tax year if: You keep no books. Federal tax form You have no annual accounting period. Federal tax form Your present tax year does not qualify as a fiscal year. Federal tax form You are required to use a calendar year by a provision of the Internal Revenue Code or the Income Tax Regulations. Federal tax form For more information, see Publication 538, Accounting Periods and Methods. Federal tax form First-time filer. Federal tax form   If you have never filed an income tax return, you can adopt either a calendar tax year or a fiscal tax year. Federal tax form You adopt a tax year by filing your first income tax return using that tax year. Federal tax form You have not adopted a tax year if you merely did any of the following. Federal tax form Filed an application for an extension of time to file an income tax return. Federal tax form Filed an application for an employer identification number. Federal tax form Paid estimated taxes for that tax year. Federal tax form Changing your tax year. Federal tax form   Once you have adopted your tax year, you may have to get IRS approval to change it. Federal tax form To get approval, you must file Form 1128, Application To Adopt, Change, or Retain a Tax Year. Federal tax form You may have to pay a fee. Federal tax form For more information, see Publication 538. Federal tax form Accounting Method An accounting method is a set of rules used to determine when and how income and expenses are reported. Federal tax form You choose an accounting method for your business when you file your first income tax return. Federal tax form There are two basic accounting methods. Federal tax form Cash method. Federal tax form Under the cash method, you report income in the tax year you receive it. Federal tax form You usually deduct or capitalize expenses in the tax year you pay them. Federal tax form Accrual method. Federal tax form Under an accrual method, you generally report income in the tax year you earn it, even though you may receive payment in a later year. Federal tax form You deduct or capitalize expenses in the tax year you incur them, whether or not you pay them that year. Federal tax form For other methods, see Publication 538. Federal tax form If you need inventories to show income correctly, you must generally use an accrual method of accounting for purchases and sales. Federal tax form Inventories include goods held for sale in the normal course of business. Federal tax form They also include raw materials and supplies that will physically become a part of merchandise intended for sale. Federal tax form Inventories are explained in Publication 538. Federal tax form Certain small business taxpayers can use the cash method of accounting and can also account for inventoriable items as materials and supplies that are not incidental. Federal tax form For more information, see Publication 538. Federal tax form You must use the same accounting method to figure your taxable income and to keep your books. Federal tax form Also, you must use an accounting method that clearly shows your income. Federal tax form In general, any accounting method that consistently uses accounting principles suitable for your trade or business clearly shows income. Federal tax form An accounting method clearly shows income only if it treats all items of gross income and expense the same from year to year. Federal tax form More than one business. Federal tax form   When you own more than one business, you can use a different accounting method for each business if the method you use for each clearly shows your income. Federal tax form You must keep a complete and separate set of books and records for each business. Federal tax form Changing your method of accounting. Federal tax form   Once you have set up your accounting method, you must generally get IRS approval before you can change to another method. Federal tax form A change in accounting method not only includes a change in your overall system of accounting, but also a change in the treatment of any material item. Federal tax form For examples of changes that require approval and information on how to get approval for the change, see Publication 538. Federal tax form Business Taxes The form of business you operate determines what taxes you must pay and how you pay them. Federal tax form The following are the four general kinds of business taxes. Federal tax form Income tax. Federal tax form Self-employment tax. Federal tax form Employment taxes. Federal tax form Excise taxes. Federal tax form See Table 2 for the forms you file to report these taxes. Federal tax form You may want to get Publication 509. Federal tax form It has tax calendars that tell you when to file returns and make tax payments. Federal tax form Income Tax All businesses except partnerships must file an annual income tax return. Federal tax form Partnerships file an information return. Federal tax form Which form you use depends on how your business is organized. Federal tax form See Table 2 to find out which return you have to file. Federal tax form The federal income tax is a pay-as-you-go tax. Federal tax form You must pay the tax as you earn or receive income during the year. Federal tax form An employee usually has income tax withheld from his or her pay. Federal tax form If you do not pay your tax through withholding, or do not pay enough tax that way, you might have to pay estimated tax. Federal tax form If you are not required to make estimated tax payments, you may pay any tax due when you file your return. Federal tax form Table 2. Federal tax form Which Forms Must I File? IF you are a. Federal tax form . Federal tax form . Federal tax form   THEN you may be liable for. Federal tax form . Federal tax form . Federal tax form   Use Form. Federal tax form . Federal tax form . Federal tax form Sole proprietor   Income tax   1040 and Schedule C 1 or C-EZ (Schedule F 1 for farm business)     Self-employment tax   1040 and Schedule SE     Estimated tax   1040-ES     Employment taxes:         • Social security and Medicare   taxes and income tax   withholding   941 or 944 (943 for farm employees)     • Federal unemployment (FUTA)   tax   940     Excise taxes   See Excise Taxes Partnership   Annual return of income   1065     Employment taxes   Same as sole proprietor     Excise taxes   See Excise Taxes Partner in a partnership (individual)   Income tax   1040 and Schedule E 2     Self-employment tax   1040 and Schedule SE     Estimated tax   1040-ES Corporation or S corporation   Income tax   1120 (corporation) 2  1120S (S corporation) 2     Estimated tax   1120-W (corporation only)     Employment taxes   Same as sole proprietor     Excise taxes   See Excise Taxes S corporation shareholder   Income tax   1040 and Schedule E 2     Estimated tax   1040-ES 1 File a separate schedule for each business. Federal tax form 2 Various other schedules may be needed. Federal tax form Estimated tax. Federal tax form   Generally, you must pay taxes on income, including self-employment tax (discussed next), by making regular payments of estimated tax during the year. Federal tax form Sole proprietors, partners, and S corporation shareholders. Federal tax form   You generally have to make estimated tax payments if you expect to owe tax of $1,000 or more when you file your return. Federal tax form Use Form 1040-ES, Estimated Tax for Individuals, to figure and pay your estimated tax. Federal tax form For more information, see Publication 505, Tax Withholding and Estimated Tax. Federal tax form Corporations. Federal tax form   You generally have to make estimated tax payments for your corporation if you expect it to owe tax of $500 or more when you file its return. Federal tax form Use Form 1120-W, Estimated Tax for Corporations, to figure the estimated tax. Federal tax form You must deposit the payments as explained later under Depositing Taxes. Federal tax form For more information, see Publication 542. Federal tax form Self-Employment Tax Self-employment tax (SE tax) is a social security and Medicare tax primarily for individuals who work for themselves. Federal tax form Your payments of SE tax contribute to your coverage under the social security system. Federal tax form Social security coverage provides you with retirement benefits, disability benefits, survivor benefits, and hospital insurance (Medicare) benefits. Federal tax form You must pay SE tax and file Schedule SE (Form 1040) if either of the following applies. Federal tax form Your net earnings from self-employment were $400 or more. Federal tax form You had church employee income of $108. Federal tax form 28 or more. Federal tax form Use Schedule SE (Form 1040) to figure your SE tax. Federal tax form For more information, see Publication 334, Tax Guide for Small Business. Federal tax form You can deduct a portion of your SE tax as an adjustment to income on your Form 1040. Federal tax form The Social Security Administration (SSA) time limit for posting self-employment income. Federal tax form   Generally, the SSA will give you credit only for self-employment income reported on a tax return filed within 3 years, 3 months, and 15 days after the tax year you earned the income. Federal tax form If you file your tax return or report a change in your self-employment income after this time limit, the SSA may change its records, but only to remove or reduce the amount. Federal tax form The SSA will not change its records to increase your self-employment income. Federal tax form Employment Taxes This section briefly discusses the employment taxes you must pay, the forms you must file to report them, and other forms that must be filed when you have employees. Federal tax form Employment taxes include the following. Federal tax form Social security and Medicare taxes. Federal tax form Federal income tax withholding. Federal tax form Federal unemployment (FUTA) tax. Federal tax form If you have employees, you will need to get Publication 15, Circular E, Employer's Tax Guide. Federal tax form If you have agricultural employees, get Publication 51, Circular A, Agricultural Employer's Tax Guide. Federal tax form These publications explain your tax responsibilities as an employer. Federal tax form If you are not sure whether the people working for you are your employees, see Publication 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide. Federal tax form That publication has information to help you determine whether an individual is an employee or an independent contractor. Federal tax form If you classify an employee as an independent contractor, you can be held liable for employment taxes for that worker plus a penalty. Federal tax form An independent contractor is someone who is self-employed. Federal tax form Generally, you do not have to withhold or pay any taxes on payments to an independent contractor. Federal tax form Federal Income, Social Security, and Medicare Taxes You generally must withhold federal income tax from your employee's wages. Federal tax form To figure how much federal income tax to withhold from each wage payment, use the employee's Form W-4 (discussed later under Hiring Employees) and the methods described in Publication 15. Federal tax form Social security and Medicare taxes pay for benefits that workers and their families receive under the Federal Insurance Contributions Act (FICA). Federal tax form Social security tax pays for benefits under the old-age, survivors, and disability insurance part of FICA. Federal tax form Medicare tax pays for benefits under the hospital insurance part of FICA. Federal tax form You withhold part of these taxes from your employee's wages and you pay a part yourself. Federal tax form To find out how much social security and Medicare tax to withhold and to pay, see Publication 15. Federal tax form Which form do I file?   Report these taxes on Form 941, Employer's QUARTERLY Federal Tax Return, or Form 944, Employer's ANNUAL Federal Tax Return. Federal tax form (Farm employers use Form 943, Employer's Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees. Federal tax form ) Federal Unemployment (FUTA) Tax The federal unemployment tax is part of the federal and state program under the Federal Unemployment Tax Act (FUTA) that pays unemployment compensation to workers who lose their jobs. Federal tax form You report and pay FUTA tax separately from social security and Medicare taxes and withheld income tax. Federal tax form You pay FUTA tax only from your own funds. Federal tax form Employees do not pay this tax or have it withheld from their pay. Federal tax form Which form do I file?   Report federal unemployment tax on Form 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return. Federal tax form See Publication 15 to find out if you can use this form. Federal tax form Hiring Employees Have the employees you hire fill out Form I-9 and Form W-4. Federal tax form Form I-9. Federal tax form   You must verify that each new employee is legally eligible to work in the United States. Federal tax form Both you and the employee must complete the U. Federal tax form S. Federal tax form Citizenship and Immigration Services (USCIS) Form I-9, Employment Eligibility Verification. Federal tax form You can get the form from USCIS offices or from the USCIS website at www. Federal tax form uscis. Federal tax form gov. Federal tax form Call the USCIS at 1-800-375-5283 for more information about your responsibilities. Federal tax form Form W-4. Federal tax form   Each employee must fill out Form W-4, Employee's Withholding Allowance Certificate. Federal tax form You will use the filing status and withholding allowances shown on this form to figure the amount of income tax to withhold from your employee's wages. Federal tax form For more information, see Publication 15. Federal tax form Employees claiming more than 10 withholding allowances. Federal tax form   An employer of an employee who claims more than 10 withholding allowances for wages paid can use several methods of withholding. Federal tax form See section 16 of Publication 15. Federal tax form Form W-2 Wage Reporting After the calendar year is over, you must furnish copies of Form W-2, Wage and Tax Statement, to each employee to whom you paid wages during the year. Federal tax form You must also send copies to the Social Security Administration. Federal tax form See Information Returns, later, for more information on Form W-2. Federal tax form Excise Taxes This section describes the excise taxes you may have to pay and the forms you have to file if you do any of the following. Federal tax form Manufacture or sell certain products. Federal tax form Operate certain kinds of businesses. Federal tax form Use various kinds of equipment, facilities, or products. Federal tax form Receive payment for certain services. Federal tax form For more information on excise taxes, see Publication 510, Excise Taxes. Federal tax form Form 720. Federal tax form   The federal excise taxes reported on Form 720, Quarterly Federal Excise Tax Return, consist of several broad categories of taxes, including the following. Federal tax form Environmental taxes. Federal tax form Communications and air transportation taxes. Federal tax form Fuel taxes. Federal tax form Tax on the first retail sale of heavy trucks, trailers, and tractors. Federal tax form Manufacturers taxes on the sale or use of a variety of different articles. Federal tax form Form 2290. Federal tax form   There is a federal excise tax on certain trucks, truck tractors, and buses used on public highways. Federal tax form The tax applies to vehicles having a taxable gross weight of 55,000 pounds or more. Federal tax form Report the tax on Form 2290, Heavy Highway Vehicle Use Tax Return. Federal tax form For more information, see the instructions for Form 2290. Federal tax form Form 730. Federal tax form   If you are in the business of accepting wagers or conducting a wagering pool or lottery, you may be liable for the federal excise tax on wagering. Federal tax form Use Form 730, Monthly Tax Return for Wagers, to figure the tax on the wagers you receive. Federal tax form Form 11-C. Federal tax form   Use Form 11-C, Occupational Tax and Registration Return for Wagering, to register for any wagering activity and to pay the federal occupational tax on wagering. Federal tax form Depositing Taxes You generally have to deposit employment taxes, certain excise taxes, corporate income tax, and S corporation taxes before you file your return. Federal tax form Generally, taxpayers are required to deposit taxes through the Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Federal tax form Any business that has a federal tax obligation and requests a new EIN will automatically be enrolled in EFTPS. Federal tax form Through the mail, the business will receive an EFTPS PIN package that contains instructions for activating its EFTPS enrollment. Federal tax form Information Returns If you make or receive payments in your business, you may have to report them to the IRS on information returns. Federal tax form The IRS compares the payments shown on the information returns with each person's income tax return to see if the payments were included in income. Federal tax form You must give a copy of each information return you are required to file to the recipient or payer. Federal tax form In addition to the forms described below, you may have to use other returns to report certain kinds of payments or transactions. Federal tax form For more details on information returns and when you have to file them, see the General Instructions for Certain Information Returns. Federal tax form Form 1099-MISC. Federal tax form   Use Form 1099-MISC, Miscellaneous Income, to report certain payments you make in your trade or business. Federal tax form These payments include the following items. Federal tax form Payments of $600 or more for services performed for your business by people not treated as your employees, such as subcontractors, attorneys, accountants, or directors. Federal tax form Rent payments of $600 or more, other than rents paid to real estate agents. Federal tax form Prizes and awards of $600 or more that are not for services, such as winnings on TV or radio shows. Federal tax form Royalty payments of $10 or more. Federal tax form Payments to certain crew members by operators of fishing boats. Federal tax form You also use Form 1099-MISC to report your sales of $5,000 or more of consumer goods to a person for resale anywhere other than in a permanent retail establishment. Federal tax form Form W-2. Federal tax form   You must file Form W-2, Wage and Tax Statement, to report payments to your employees, such as wages, tips, and other compensation, withheld income, social security, and Medicare taxes. Federal tax form For more information on what to report on Form W-2, see the Instructions for Forms W-2 and W-3. Federal tax form Form 8300. Federal tax form   You must file Form 8300, Report of Cash Payments Over $10,000 Received in a Trade or Business, if you receive more than $10,000 in cash in one transaction or two or more related business transactions. Federal tax form Cash includes U. Federal tax form S. Federal tax form and foreign coin and currency. Federal tax form It also includes certain monetary instruments such as cashier's and traveler's checks and money orders. Federal tax form For more information, see Publication 1544, Reporting Cash Payments of Over $10,000 (Received in a Trade or Business). Federal tax form Penalties The law provides penalties for not filing returns or paying taxes as required. Federal tax form Criminal penalties may be imposed for willful failure to file, tax evasion, or making a false statement. Federal tax form Failure to file tax returns. Federal tax form   If you do not file your tax return by the due date, you may have to pay a penalty. Federal tax form The penalty is based on the tax not paid by the due date. Federal tax form See your tax return instructions for more information about this penalty. Federal tax form Failure to pay tax. Federal tax form   If you do not pay your taxes by the due date, you will have to pay a penalty for each month, or part of a month, that your taxes are not paid. Federal tax form For more information, see your tax return instructions. Federal tax form Failure to withhold, deposit, or pay taxes. Federal tax form   If you do not withhold income, social security, or Medicare taxes from employees, or if you withhold taxes but do not deposit them or pay them to the IRS, you may be subject to a penalty of the unpaid tax, plus interest. Federal tax form You may also be subject to penalties if you deposit the taxes late. Federal tax form For more information, see Publication 15. Federal tax form Failure to follow information reporting requirements. Federal tax form   The following penalties apply if you are required to file information returns. Federal tax form For more information, see the General Instructions for Certain Information Returns. Federal tax form Failure to file information returns. Federal tax form A penalty applies if you do not file information returns by the due date, if you do not include all required information, or if you report incorrect information. Federal tax form Failure to furnish correct payee statements. Federal tax form A penalty applies if you do not furnish a required statement to a payee by the due date, if you do not include all required information, or if you report incorrect information. Federal tax form Waiver of penalty. Federal tax form   These penalties will not apply if you can show that the failures were due to reasonable cause and not willful neglect. Federal tax form   In addition, there is no penalty for failure to include all the required information, or for including incorrect information, on a de minimis number of information returns if you correct the errors by August 1 of the year the returns are due. Federal tax form (To be considered de minimis, the number of returns cannot exceed the greater of 10 or ½ of 1% of the total number of returns you are required to file for the year. Federal tax form ) Failure to supply taxpayer identification number. Federal tax form   If you do not include your taxpayer identification number (SSN or EIN) or the taxpayer identification number of another person where required on a return, statement, or other document, you may be subject to a penalty of $50 for each failure. Federal tax form You may also be subject to the $50 penalty if you do not give your taxpayer identification number to another person when it is required on a return, statement, or other document. Federal tax form Business Expenses You can deduct business expenses on your income tax return. Federal tax form These are the current operating costs of running your business. Federal tax form To be deductible, a business expense must be both ordinary and necessary. Federal tax form An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business, trade, or profession. Federal tax form A necessary expense is one that is helpful and appropriate for your business, trade, or profession. Federal tax form An expense does not have to be indispensable to be considered necessary. Federal tax form The following are brief explanations of some expenses that are of interest to people starting a business. Federal tax form There are many other expenses that you may be able to deduct. Federal tax form See your form instructions and Publication 535, Business Expenses. Federal tax form Business Start-Up Costs Business start-up costs are the expenses you incur before you actually begin business operations. Federal tax form Your business start-up costs will depend on the type of business you are starting. Federal tax form They may include costs for advertising, travel, surveys, and training. Federal tax form These costs are generally capital expenses. Federal tax form You usually recover costs for a particular asset (such as machinery or office equipment) through depreciation (discussed next). Federal tax form You can elect to deduct up to $5,000 of business start-up costs and $5,000 of organizational costs paid or incurred after October 22, 2004. Federal tax form The $5,000 deduction is reduced by the amount your total start-up or organizational costs exceed $50,000. Federal tax form Any remaining cost must be amortized. Federal tax form For more information about amortizing start-up and organizational costs, see chapter 7 in Publication 535. Federal tax form Depreciation If property you acquire to use in your business has a useful life that extends substantially beyond the year it is placed in service, you generally cannot deduct the entire cost as a business expense in the year you acquire it. Federal tax form You must spread the cost over more than one tax year and deduct part of it each year. Federal tax form This method of deducting the cost of business property is called depreciation. Federal tax form Business property you must depreciate includes the following items. Federal tax form Office furniture. Federal tax form Buildings. Federal tax form Machinery and equipment. Federal tax form You can choose to deduct a limited amount of the cost of certain depreciable property in the year you place the property in service. Federal tax form This deduction is known as the “section 179 deduction. Federal tax form ” For more information about depreciation and the section 179 deduction, see Publication 946, How To Depreciate Property. Federal tax form Depreciation must be taken in the year it is allowable. Federal tax form Allowable depreciation not taken in a prior year cannot be taken in the current year. Federal tax form If you do not deduct the correct depreciation, you may be able to make a correction by filing Form 1040X, Amended U. Federal tax form S. Federal tax form Individual Income Tax Return, or by changing your accounting method. Federal tax form For more information on how to correct depreciation deductions, see chapter 1 in Publication 946. Federal tax form Business Use of Your Home To deduct expenses related to the business use of part of your home, you must meet specific requirements. Federal tax form Even then, your deduction may be limited. Federal tax form To qualify to claim expenses for business use of your home, you must meet both the following tests. Federal tax form Your use of the business part of your home must be: Exclusive (however, see Exceptions to exclusive use, later), Regular, For your trade or business, AND The business part of your home must be one of the following: Your principal place of business (defined later), A place where you meet or deal with patients, clients, or customers in the normal course of your trade or business, or A separate structure (not attached to your home) you use in connection with your trade or business. Federal tax form Exclusive use. Federal tax form   To qualify under the exclusive use test, you must use a specific area of your home only for your trade or business. Federal tax form The area used for business can be a room or other separately identifiable space. Federal tax form The space does not need to be marked off by a permanent partition. Federal tax form   You do not meet the requirements of the exclusive use test if you use the area in question both for business and for personal purposes. Federal tax form Exceptions to exclusive use. Federal tax form   You do not have to meet the exclusive use test if either of the following applies. Federal tax form You use part of your home for the storage of inventory or product samples. Federal tax form You use part of your home as a daycare facility. Federal tax form For an explanation of these exceptions, see Publication 587, Business Use of Your Home (Including Use by Daycare Providers). Federal tax form Principal place of business. Federal tax form   Your home office will qualify as your principal place of business for deducting expenses for its use if you meet the following requirements. Federal tax form You use it exclusively and regularly for administrative or management activities of your trade or business. Federal tax form You have no other fixed location where you conduct substantial administrative or management activities of your trade or business. Federal tax form   Alternatively, if you use your home exclusively and regularly for your business, but your home office does not qualify as your principal place of business based on the previous rules, you determine your principal place of business based on the following factors. Federal tax form The relative importance of the activities performed at each location. Federal tax form If the relative importance factor does not determine your principal place of business, the time spent at each location. Federal tax form    If, after considering your business locations, your home cannot be identified as your principal place of business, you cannot deduct home office expenses. Federal tax form However, for other ways to qualify to deduct home office expenses, see Publication 587. Federal tax form Which form do I file?   If you file Schedule C (Form 1040), use Form 8829, Expenses for Business Use of Your Home, to figure your deduction. Federal tax form If you file Schedule F (Form 1040) or you are a partner, you can use the worksheet in Publication 587. Federal tax form More information. Federal tax form   For more information about business use of your home, see Publication 587. Federal tax form Car and Truck Expenses If you use your car or truck in your business, you can deduct the costs of operating and maintaining it. Federal tax form You generally can deduct either your actual expenses or the standard mileage rate. Federal tax form Actual expenses. Federal tax form   If you deduct actual expenses, you can deduct the cost of the following items: Depreciation Lease payments Registration Garage rent Licenses Repairs Gas Oil Tires Insurance Parking fees Tolls   If you use your vehicle for both business and personal purposes, you must divide your expenses between business and personal use. Federal tax form You can divide your expenses based on the miles driven for each purpose. Federal tax form Example. Federal tax form You are the sole proprietor of a flower shop. Federal tax form You drove your van 20,000 miles during the year. Federal tax form 16,000 miles were for delivering flowers to customers and 4,000 miles were for personal use. Federal tax form You can claim only 80% (16,000 ÷ 20,000) of the cost of operating your van as a business expense. Federal tax form Standard mileage rate. Federal tax form   Instead of figuring actual expenses, you may be able to use the standard mileage rate to figure the deductible costs of operating your car, van, pickup, or panel truck for business purposes. Federal tax form You can use the standard mileage rate for a vehicle you own or lease. Federal tax form The standard mileage rate is a specified amount of money you can deduct for each business mile you drive. Federal tax form It is announced annually by the IRS. Federal tax form To figure your deduction, multiply your business miles by the standard mileage rate for the year. Federal tax form    Generally, if you use the standard mileage rate, you cannot deduct your actual expenses. Federal tax form However, you may be able to deduct business-related parking fees, tolls, interest on your car loan, and certain state and local taxes. Federal tax form Choosing the standard mileage rate. Federal tax form   If you want to use the standard mileage rate for a car you own, you must choose to use it in the first year the car is available for use in your business. Federal tax form In later years, you can choose to use either the standard mileage rate or actual expenses. Federal tax form   If you use the standard mileage rate for a car you lease, you must choose to use it for the entire lease period (including renewals). Federal tax form Additional information. Federal tax form   For more information about the rules for claiming car and truck expenses, see Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses. Federal tax form Recordkeeping This part explains why you must keep records, what kinds of records you must keep, and how to keep them. Federal tax form It also explains how long you must keep your records for federal tax purposes. Federal tax form A sample recordkeeping system is illustrated at the end of this part. Federal tax form Why Keep Records? Everyone in business must keep records. Federal tax form Good records will help you do the following. Federal tax form Monitor the progress of your business. Federal tax form   You need good records to monitor the progress of your business. Federal tax form Records can show whether your business is improving, which items are selling, or what changes you need to make. Federal tax form Good records can increase the likelihood of business success. Federal tax form Prepare your financial statements. Federal tax form   You need good records to prepare accurate financial statements. Federal tax form These include income (profit and loss) statements and balance sheets. Federal tax form These statements can help you in dealing with your bank or creditors and help you manage your business. Federal tax form An income statement shows the income and expenses of the business for a given period of time. Federal tax form A balance sheet shows the assets, liabilities, and your equity in the business on a given date. Federal tax form Identify source of receipts. Federal tax form   You will receive money or property from many sources. Federal tax form Your records can identify the source of your receipts. Federal tax form You need this information to separate business from nonbusiness receipts and taxable from nontaxable income. Federal tax form Keep track of deductible expenses. Federal tax form   You may forget expenses when you prepare your tax return unless you record them when they occur. Federal tax form Prepare your tax returns. Federal tax form   You need good records to prepare your tax returns. Federal tax form These records must support the income, expenses, and credits you report. Federal tax form Generally, these are the same records you use to monitor your business and prepare your financial statements. Federal tax form Support items reported on tax returns. Federal tax form   You must keep your business records available at all times for inspection by the IRS. Federal tax form If the IRS examines any of your tax returns, you may be asked to explain the items reported. Federal tax form A complete set of records will speed up the examination. Federal tax form Kinds of Records To Keep Except in a few cases, the law does not require any specific kind of records. Federal tax form You can choose any recordkeeping system suited to your business that clearly shows your income and expenses. Federal tax form The business you are in affects the type of records you need to keep for federal tax purposes. Federal tax form You should set up your recordkeeping system using an accounting method that clearly shows your income for your tax year. Federal tax form See Accounting Method, earlier. Federal tax form If you are in more than one business, you should keep a complete and separate set of records for each business. Federal tax form A corporation should keep minutes of board of directors' meetings. Federal tax form Your recordkeeping system should include a summary of your business transactions. Federal tax form This summary is ordinarily made in your books (for example, accounting journals and ledgers). Federal tax form Your books must show your gross income, as well as your deductions and credits. Federal tax form For most small businesses, the business checkbook (discussed later) is the main source for entries in the business books. Federal tax form In addition, you must keep supporting documents, explained later. Federal tax form Electronic records. Federal tax form   All requirements that apply to hard copy books and records also apply to electronic storage systems that maintain tax books and records. Federal tax form When you replace hard copy books and records, you must maintain the electronic storage systems for as long as they are material to the administration of tax law. Federal tax form An electronic storage system is any system for preparing or keeping your records either by electronic imaging or by transfer to an electronic storage media. Federal tax form The electronic storage system must index, store, preserve, retrieve and reproduce the electronically stored books and records in legible format. Federal tax form All electronic storage systems must provide a complete and accurate record of your data that is accessible to the IRS. Federal tax form Electronic storage systems are also subject to the same controls and retention guidelines as those imposed on your original hard copy books and records. Federal tax form   The original hard copy books and records may be destroyed provided that the electronic storage system has been tested to establish that the hard copy books and records are being reproduced in compliance with IRS requirements for an electronic storage system and procedures are established to ensure continued compliance with all applicable rules and regulations. Federal tax form You still have the responsibility of retaining any other books and records that are required to be retained. Federal tax form   The IRS may test your electronic storage system, including the equipment used, indexing methodology, software and retrieval capabilities. Federal tax form This test is not considered an examination and the results must be shared with you. Federal tax form If your electronic storage system meets the requirements mentioned earlier, you will be in compliance. Federal tax form If not, you may be subject to penalties for non-compliance, unless you continue to maintain your original hard copy books and records in a manner that allows you and the IRS to determine your correct tax. Federal tax form For details on electronic storage system requirements, see Revenue Procedure 97-22, available in Internal Revenue Bulletin 1997-13. Federal tax form Supporting Documents Purchases, sales, payroll, and other transactions you have in your business generate supporting documents. Federal tax form Supporting documents include sales slips, paid bills, invoices, receipts, deposit slips, and canceled checks. Federal tax form These documents contain information you need to record in your books. Federal tax form It is important to keep these documents because they support the entries in your books and on your tax return. Federal tax form Keep them in an orderly fashion and in a safe place. Federal tax form For instance, organize them by year and type of income or expense. Federal tax form Gross receipts. Federal tax form   Gross receipts are the income you receive from your business. Federal tax form You should keep supporting documents that show the amounts and sources of your gross receipts. Federal tax form Documents that show gross receipts include the following. Federal tax form Cash register tapes. Federal tax form Bank deposit slips. Federal tax form Receipt books. Federal tax form Invoices. Federal tax form Credit card charge slips. Federal tax form Forms 1099-MISC. Federal tax form Purchases. Federal tax form   Purchases are the items you buy and resell to customers. Federal tax form If you are a manufacturer or producer, this includes the cost of all raw materials or parts purchased for manufacture into finished products. Federal tax form Your supporting documents should show the amount paid and that the amount was for purchases. Federal tax form Documents for purchases include the following. Federal tax form Canceled checks. Federal tax form Cash register tape receipts. Federal tax form Credit card sales slips. Federal tax form Invoices. Federal tax form These records will help you determine the value of your inventory at the end of the year. Federal tax form See Publication 538 for information on methods for valuing inventory. Federal tax form Expenses. Federal tax form   Expenses are the costs you incur (other than purchases) to carry on your business. Federal tax form Your supporting documents should show the amount paid and that the amount was for a business expense. Federal tax form Documents for expenses include the following. Federal tax form Canceled checks. Federal tax form Cash register tapes. Federal tax form Account statements. Federal tax form Credit card sales slips. Federal tax form Invoices. Federal tax form Petty cash slips for small cash payments. Federal tax form    A petty cash fund allows you to make small payments without having to write checks for small amounts. Federal tax form Each time you make a payment from this fund, you should make out a petty cash slip and attach it to your receipt as proof of payment. Federal tax form Travel, transportation, entertainment, and gift expenses. Federal tax form   Specific recordkeeping rules apply to these expenses. Federal tax form For more information, see Publication 463. Federal tax form Employment taxes. Federal tax form   There are specific employment tax records you must keep. Federal tax form For a list, see Publication 15. Federal tax form Assets. Federal tax form   Assets are the property, such as machinery and furniture you own and use in your business. Federal tax form You must keep records to verify certain information about your business assets. Federal tax form You need records to figure the annual depreciation and the gain or loss when you sell the assets. Federal tax form Your records should show the following information. Federal tax form When and how you acquired the asset. Federal tax form Purchase price. Federal tax form Cost of any improvements. Federal tax form Section 179 deduction taken. Federal tax form Deductions taken for depreciation. Federal tax form Deductions taken for casualty losses, such as losses resulting from fires or storms. Federal tax form How you used the asset. Federal tax form When and how you disposed of the asset. Federal tax form Selling price. Federal tax form Expenses of sale. Federal tax form   The following documents may show this information. Federal tax form Purchase and sales invoices. Federal tax form Real estate closing statements. Federal tax form Canceled checks. Federal tax form What if I don't have a canceled check?   If you do not have a canceled check, you may be able to prove payment with certain financial account statements prepared by financial institutions. Federal tax form These include account statements prepared for the financial institution by a third party. Federal tax form These account statements must be highly legible. Federal tax form The following table lists acceptable account statements. Federal tax form  IF payment is by. Federal tax form . Federal tax form . Federal tax form THEN the statement must show the. Federal tax form . Federal tax form . Federal tax form Check Check number. Federal tax form Amount. Federal tax form Payee's name. Federal tax form Date the check amount was posted to the account by the financial institution. Federal tax form Electronic funds transfer Amount transferred. Federal tax form Payee's name. Federal tax form Date the transfer was posted to the account by the financial institution. Federal tax form Credit card Amount charged. Federal tax form Payee's name. Federal tax form Transaction date. Federal tax form    Proof of payment of an amount, by itself, does not establish you are entitled to a tax deduction. Federal tax form You should also keep other documents, such as credit card sales slips and invoices, to show that you also incurred the cost. Federal tax form Recording Business Transactions A good recordkeeping system includes a summary of your business transactions. Federal tax form (Your business transactions are shown on the supporting documents just discussed. Federal tax form ) Business transactions are ordinarily summarized in books called journals and ledgers. Federal tax form You can buy them at your local stationery or office supply store. Federal tax form A journal is a book where you record each business transaction shown on your supporting documents. Federal tax form You may have to keep separate journals for transactions that occur frequently. Federal tax form A ledger is a book that contains the totals from all of your journals. Federal tax form It is organized into different accounts. Federal tax form Whether you keep journals and ledgers and how you keep them depends on the type of business you are in. Federal tax form For example, a recordkeeping system for a small business might include the following items. Federal tax form Business checkbook. Federal tax form Daily summary of cash receipts. Federal tax form Monthly summary of cash receipts. Federal tax form Check disbursements journal. Federal tax form Depreciation worksheet. Federal tax form Employee compensation record. Federal tax form The business checkbook is explained next. Federal tax form The other items are illustrated later under Sample Record System. Federal tax form The system you use to record business transactions will be more effective if you follow good recordkeeping practices. Federal tax form For example, record expenses when they occur, and identify the source of recorded receipts. Federal tax form Generally, it is best to record transactions on a daily basis. Federal tax form Business checkbook. Federal tax form   One of the first things you should do when you start a business is open a business checking account. Federal tax form You should keep your business account separate from your personal checking account. Federal tax form   The business checkbook is your basic source of information for recording your business expenses. Federal tax form You should deposit all daily receipts in your business checking account. Federal tax form You should check your account for errors by reconciling it. Federal tax form See Reconciling the checking account, later. Federal tax form   Consider using a checkbook that allows enough space to identify the source of deposits as business income, personal funds, or loans. Federal tax form You should also note on the deposit slip the source of the deposit and keep copies of all slips. Federal tax form   You should make all payments by check to document business expenses. Federal tax form Write checks payable to yourself only when making withdrawals from your business for personal use. Federal tax form Avoid writing checks payable to cash. Federal tax form If you must write a check for cash to pay a business expense, include the receipt for the cash payment in your records. Federal tax form If you cannot get a receipt for a cash payment, you should make an adequate explanation in your records at the time of payment. Federal tax form    Use the business account for business purposes only. Federal tax form Indicate the source of deposits and the type of expense in the checkbook. Federal tax form Reconciling the checking account. Federal tax form   When you receive your bank statement, make sure the statement, your checkbook, and your books agree. Federal tax form The statement balance may not agree with the balance in your checkbook and books if the statement: Includes bank charges you did not enter in your books and subtract from your checkbook balance, or Does not include deposits made after the statement date or checks that did not clear your account before the statement date. Federal tax form   By reconciling your checking account, you will: Verify how much money you have in the account, Make sure that your checkbook and books reflect all bank charges and the correct balance in the checking account, and Correct any errors in your bank statement, checkbook, and books. Federal tax form    You should reconcile your checking account each month. Federal tax form     Before you reconcile your monthly bank statement, check your own figures. Federal tax form Begin with the balance shown in your checkbook at the end of the previous month. Federal tax form To this balance, add the total cash deposited during the month and subtract the total cash disbursements. Federal tax form   After checking your figures, the result should agree with your checkbook balance at the end of the month. Federal tax form If the result does not agree, you may have made an error in recording a check or deposit. Federal tax form You can find the error by doing the following. Federal tax form Adding the amounts on your check stubs and comparing that total with the total in the “amount of check” column in your check disbursements journal. Federal tax form If the totals do not agree, check the individual amounts to see if an error was made in your check stub record or in the related entry in your check disbursements journal. Federal tax form Adding the deposit amounts in your checkbook. Federal tax form Compare that total with the monthly total in your cash receipt book, if you have one. Federal tax form If the totals do not agree, check the individual amounts to find any errors. Federal tax form   If your checkbook and journal entries still disagree, then refigure the running balance in your checkbook to make sure additions and subtractions are correct. Federal tax form   When your checkbook balance agrees with the balance figured from the journal entries, you may begin reconciling your checkbook with the bank statement. Federal tax form Many banks print a reconciliation worksheet on the back of the statement. Federal tax form   To reconcile your account, follow these steps. Federal tax form Compare the deposits listed on the bank statement with the deposits shown in your checkbook. Federal tax form Note all differences in the dollar amounts. Federal tax form Compare each canceled check, including both check number and dollar amount, with the entry in your checkbook. Federal tax form Note all differences in the dollar amounts. Federal tax form Mark the check number in the checkbook as having cleared the bank. Federal tax form After accounting for all checks returned by the bank, those not marked in your checkbook are your outstanding checks. Federal tax form Prepare a bank reconciliation. Federal tax form One is illustrated later under Sample Record System. Federal tax form Update your checkbook and journals for items shown on the reconciliation as not recorded (such as service charges) or recorded incorrectly. Federal tax form At this point, the adjusted bank statement balance should equal your adjusted checkbook balance. Federal tax form If you still have differences, check the previous steps to find the errors. Federal tax form   Table 3. Federal tax form Period of Limitations IF you. Federal tax form . Federal tax form . Federal tax form   THEN the period is. Federal tax form . Federal tax form . Federal tax form 1. Federal tax form Owe additional tax and situations (2), (3), and (4), below, do not apply to you   3 years 2. Federal tax form Do not report income that you should report and it is more than 25% of the gross income shown on the return   6 years 3. Federal tax form File a fraudulent return   Not limited 4. Federal tax form Do not file a return   Not limited 5. Federal tax form File a claim for credit or refund after you filed your return   Later of: 3 years or  2 years after tax   was paid 6. Federal tax form File a claim for a loss from worthless securities or a bad debt deduction   7 years Bookkeeping System You must decide whether to use a single-entry or a double-entry bookkeeping system. Federal tax form The single-entry system of bookkeeping is the simplest to maintain, but it may not be suitable for everyone. Federal tax form You may find the double-entry system better because it has built-in checks and balances to assure accuracy and control. Federal tax form Single-entry. Federal tax form   A single-entry system is based on the income statement (profit or loss statement). Federal tax form It can be a simple and practical system if you are starting a small business. Federal tax form The system records the flow of income and expenses through the use of: A daily summary of cash receipts, and Monthly summaries of cash receipts and disbursements. Federal tax form Double-entry. Federal tax form   A double-entry bookkeeping system uses journals and ledgers. Federal tax form Transactions are first entered in a journal and then posted to ledger accounts. Federal tax form These accounts show income, expenses, assets (property a business owns), liabilities (debts of a business), and net worth (excess of assets over liabilities). Federal tax form You close income and expense accounts at the end of each tax year. Federal tax form You keep asset, liability, and net worth accounts open on a permanent basis. Federal tax form   In the double-entry system, each account has a left side for debits and a right side for credits. Federal tax form It is self-balancing because you record every transaction as a debit entry in one account and as a credit entry in another. Federal tax form   Under this system, the total debits must equal the total credits after you post the journal entries to the ledger accounts. Federal tax form If the amounts do not balance, you have made an error and you must find and correct it. Federal tax form   An example of a journal entry exhibiting a payment of rent in October is shown next. Federal tax form General Journal Date Description of Entry Debit  Credit Oct. Federal tax form 5 Rent expense 780. Federal tax form 00     Cash   780. Federal tax form 00                 Computerized System There are computer software packages you can use for recordkeeping. Federal tax form They can be purchased in many retail stores. Federal tax form These packages are very helpful and relatively easy to use; they require very little knowledge of bookkeeping and accounting. Federal tax form If you use a computerized system, you must be able to produce sufficient legible records to support and verify entries made on your return and determine your correct tax liability. Federal tax form To meet this qualification, the machine-sensible records must reconcile with your books and return. Federal tax form These records must provide enough detail to identify the underlying source documents. Federal tax form You must also keep all machine-sensible records and a complete description of the computerized portion of your recordkeeping system. Federal tax form This documentation must be sufficiently detailed to show all of the following items. Federal tax form Functions being performed as the data flows through the system. Federal tax form Controls used to ensure accurate and reliable processing. Federal tax form Controls used to prevent the unauthorized addition, alteration, or deletion of retained records. Federal tax form Charts of accounts and detailed account descriptions. Federal tax form See Revenue Procedure 98-25 in Cumulative Bulletin 1998-1 for more information. Federal tax form How Long To Keep Records You must keep your records as long as they may be needed for the administration of any provision of the Internal Revenue Code. Federal tax form Generally, this means you must keep records that support an item of income or deduction on a return until the period of limitations for that return runs out. Federal tax form The period of limitations is the period of time in which you can amend your return to claim a credit or refund, or the IRS can assess additional tax. Federal tax form Table 3 contains the periods of limitations that apply to income tax returns. Federal tax form Unless otherwise stated, the years refer to the period after the return was filed. Federal tax form Returns filed before the due date are treated as filed on the due date. Federal tax form Keep copies of your filed tax returns. Federal tax form They help in preparing future tax returns and making computations if you file an amended return. Federal tax form Employment taxes. Federal tax form   If you have employees, you must keep all employment tax records for at least 4 years after the date the tax becomes due or is paid, whichever is later. Federal tax form For more information about recordkeeping for employment taxes, see Publication 15. Federal tax form Assets. Federal tax form   Keep records relating to property until the period of limitations expires for the year in which you dispose of the property in a taxable disposition. Federal tax form You must keep these records to figure any depreciation, amortization, or depletion deduction, and to figure your basis for computing gain or loss when you sell or otherwise dispose of the property. Federal tax form   Generally, if you received property in a nontaxable exchange, your basis in that property is the same as the basis of the property you gave up, increased by any money you paid. Federal tax form You must keep the records on the old property, as well as on the new property, until the period of limitations expires for the year in which you dispose of the new property in a taxable disposition. Federal tax form Records for nontax purposes. Federal tax form   When your records are no longer needed for tax purposes, do not discard them until you check to see if you have to keep them longer for other purposes. Federal tax form For example, your insurance company or creditors may require you to keep them longer than the IRS does. Federal tax form Sample Record System This example illustrates a single-entry system used by Henry Brown, who is the sole proprietor of a small automobile body shop. Federal tax form Henry uses part-time help, has no inventory of items held for sale, and uses the cash method of accounting. Federal tax form These sample records should not be viewed as a recommendation of how to keep your records. Federal tax form They are intended only to show how one business keeps its records. Federal tax form 1. Federal tax form Daily Summary of Cash Receipts This summary is a record of cash sales for the day. Federal tax form It accounts for cash at the end of the day over the amount in the Change and Petty Cash Fund at the beginning of the day. Federal tax form Henry takes the cash sales entry from his cash register tape. Federal tax form If he had no cash register, he would simply total his cash sale slips and any other cash received that day. Federal tax form He carries the total receipts shown in this summary for January 3 ($267. Federal tax form 80), including cash sales ($263. Federal tax form 60) and sales tax ($4. Federal tax form 20), to the Monthly Summary of Cash Receipts. Federal tax form Petty cash fund. Federal tax form   Henry uses a petty cash fund to make small payments without having to write checks for small amounts. Federal tax form Each time he makes a payment from this fund, he makes out a petty cash slip and attaches it to his receipt as proof of payment. Federal tax form He sets up a fixed amount ($50) in his petty cash fund. Federal tax form The total of the unspent petty cash and the amounts on the petty cash slips should equal the fixed amount of the fund. Federal tax form When the totals on the petty cash slips approach the fixed amount, he brings the cash in the fund back to the fixed amount by writing a check to “Petty Cash” for the total of the outstanding slips. Federal tax form (See the Check Disbursements Journal entry for check number 92. Federal tax form ) This restores the fund to its fixed amount of $50. Federal tax form He then summarizes the slips and enters them in the proper columns in the monthly check disbursements journal. Federal tax form 2. Federal tax form Monthly Summary of Cash Receipts This shows the income activity for the month. Federal tax form Henry carries the total monthly net sales shown in this summary for January ($4,865. Federal tax form 05) to his Annual Summary. Federal tax form To figure total monthly net sales, Henry reduces the total monthly receipts by the sales tax imposed on his customers and turned over to the state. Federal tax form He cannot take a deduction for sales tax turned over to the state because he only collected the tax. Federal tax form He does not include the tax in his income. Federal tax form 3. Federal tax form Check Disbursements Journal Henry enters checks drawn on the business checking account in the Check Disbursements Journal each day. Federal tax form All checks are prenumbered and each check number is listed and accounted for in the column provided in the journal. Federal tax form Frequent expenses have their own headings across the sheet. Federal tax form He enters in a separate column expenses that require comparatively numerous or large payments each month, such as materials, gross payroll, and rent. Federal tax form Under the General Accounts column, he enters small expenses that normally have only one or two monthly payments, such as licenses and postage. Federal tax form Henry does not pay personal or nonbusiness expenses by checks drawn on the business account. Federal tax form If he did, he would record them in the journal, even though he could not deduct them as business expenses. Federal tax form Henry carries the January total of expenses for materials ($1,083. Federal tax form 50) to the Annual Summary. Federal tax form Similarly, he enters the monthly total of expenses for telephone, truck/auto, etc. Federal tax form , in the appropriate columns of that summary. Federal tax form 4. Federal tax form Employee Compensation Record This record shows the following information. Federal tax form The number of hours Henry's employee worked in a pay period. Federal tax form The employee's total pay for the period. Federal tax form The deductions Henry withheld in figuring the employee's net pay. Federal tax form The monthly gross payroll. Federal tax form Henry carries the January gross payroll ($520) to the Annual Summary. Federal tax form 5. Federal tax form Annual Summary This annual summary of monthly cash receipts and expense totals provides the final amounts to enter on Henry's tax return. Federal tax form He figures the cash receipts total from the total of monthly cash receipts shown in the Monthly Summary of Cash Receipts. Federal tax form He figures the expense totals from the totals of monthly expense items shown in the Check Disbursements Journal. Federal tax form As in the journal, he keeps each major expense in a separate column. Federal tax form Henry carries the cash receipts total shown in the annual summary ($47,440. Federal tax form 9